ای میل کے آخر میں بچنے کے لیے شائستہ فارمولے۔
بیکار جملے، منفی فارمولے، مخففات یا فارمولوں کا جمع… یہ سب ای میل کے آخر میں استعمال ہوتے ہیں جو ترک کیے جانے کے مستحق ہیں۔ ای میل کے آخر میں فارمولوں میں زیادہ مشغول ہو کر آپ بہت کچھ حاصل کریں گے۔ یہ ان مقاصد کی کامیابی ہے جس نے ای میل لکھنے کے انتخاب کو تحریک دی۔ اگر آپ دفتری کارکن ہیں یا کوئی ایسا شخص جو کام کے لیے باقاعدگی سے ای میل کرتا ہے، تو یہ مضمون آپ کے لیے ہے۔ آپ یقیناً اپنے خط و کتابت کے فن کو بہتر بنائیں گے۔
فارمولوں کی کچھ مثالیں جن کے لیے آپ کو انتخاب نہیں کرنا چاہیے۔
پھسلنا ضروری ہے a سلام ای میل کے آخر میں، لیکن نہ صرف کوئی۔
عام فارمولے یا غیر ضروری جملوں سے بنا
ایک پرکشش فارمولے کے ساتھ پیشہ ورانہ ای میل کو ختم کرنا بھیجنے والے کو پڑھے جانے اور وصول کنندہ کو یہ بتانے کی ضمانت فراہم کرتا ہے کہ اس سے کیا توقع کی جاتی ہے۔ تاہم، ایک بہت ہی دقیانوسی شائستہ فقرہ اپنانے سے جیسے: "کسی بھی مزید معلومات کے لیے آپ کے اختیار میں رہنا..."، اس بات کا بہت زیادہ امکان ہے کہ اسے پڑھا نہیں جائے گا۔ یہ واقعی بہت عام ہے.
غیر ضروری جملوں پر مشتمل ای میل کے آخر میں شائستہ فارمولے سے بھی گریز کرنا چاہیے۔ نہ صرف وہ پیغام میں کوئی اضافی قدر نہیں ڈالتے بلکہ وہ بے معنی دکھائی دیتے ہیں اور بھیجنے والے کو بدنام کر سکتے ہیں۔
منفی فارمولے۔
ادارتی سیاق و سباق سے ہٹ کر، یہ کئی مطالعات سے ثابت ہوتا ہے کہ منفی فارمولیشنز کا ہمارے لاشعور پر اثر پڑتا ہے۔ بلکہ وہ حرام سے بچنے کے بجائے اس کے ارتکاب پر زور دیتے ہیں۔ نتیجے کے طور پر، شائستہ تاثرات جیسے "براہ کرم مجھے کال کریں" یا "ہم اس بات کو یقینی بنائیں گے کہ..." بہت غیر مدعو ہیں اور بدقسمتی سے اس کا الٹا اثر ہو سکتا ہے۔
مجموعی کی شکل میں فارمولے۔
وہ کہتے ہیں کہ بھلائی کی کثرت سے کوئی نقصان نہیں ہوتا۔ لیکن ہم اس لاطینی ماخذ "Virtus stat in media" (درمیانی زمین میں فضیلت) کے ساتھ کیا کریں؟ یہ کہنا کافی ہے کہ شائستہ فارمولوں کا انتخاب سیاق و سباق میں کیا جا سکتا ہے، جب وہ جمع ہو جاتے ہیں، تو وہ جلد ہی غیر موثر ہو سکتے ہیں۔
لہٰذا، شائستہ اظہار جیسے "جلد ملیں گے، اچھا دن ہو، خوش دلی سے" یا "بہت اچھا دن، احترام کے ساتھ" سے گریز کیا جانا چاہیے۔ لیکن پھر شائستگی کی کون سی شکل اختیار کی جائے؟
اس کے بجائے، ان شائستہ تاثرات کا انتخاب کریں۔
جب آپ اپنے نمائندے کی طرف سے جواب کا انتظار کر رہے ہوتے ہیں، تو یہ کہنا کہ مثالی ہے: "آپ کی واپسی باقی ہے، براہ کرم..."۔ آپ کی دستیابی کو ظاہر کرنے کے لیے دیگر شائستہ تاثرات، "براہ کرم جان لیں کہ آپ ہم سے رابطہ کر سکتے ہیں" یا "ہم آپ کو ہم سے رابطہ کرنے کی دعوت دیتے ہیں"۔
"دوستی" یا "ایک اچھا دن" جیسے شائستہ تاثرات اس وقت استعمال کیے جائیں گے جب آپ پہلے ہی وصول کنندہ کے ساتھ بات چیت کرنے کے عادی ہوں۔
جہاں تک شائستہ الفاظ "مخلصانہ" یا "بہت پیار سے" کا تعلق ہے، وہ ان حالات کے لیے موزوں ہیں جن میں آپ پہلے اپنے مکالمے کے ساتھ کئی بار بات کر چکے ہیں۔
شائستہ فارمولے کے بارے میں "مخلصانہ،" آپ کو معلوم ہونا چاہیے کہ یہ کافی دوستانہ اور رسمی ہے۔ اگر آپ وصول کنندہ سے کبھی نہیں ملے ہیں، تو یہ فارمولہ اب بھی درست طریقے سے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
