کارپوریٹ ای میل
آج کے کاروباری ماحول میں جہاں ای میل ترجیحی مواصلات کا آلہ بن گیا ہے۔ اپنے پیغامات پہنچانے کے لیے ضروری مہارتوں میں مہارت حاصل کرنا ضروری ہے۔ اپنی ناراضگی کو کسی ایسے ساتھی تک پہنچانے کے بہت سے طریقے ہیں جس کے ساتھ آپ کسی نہ کسی طرح تنازعہ میں ہیں۔ کوئی آمنے سامنے گفتگو، فون کال یا کسی قسم کی ثالثی کا تصور کر سکتا ہے۔ تاہم، ای میل کام کی دنیا میں سب سے زیادہ استعمال ہونے والے ذرائع میں سے ایک ہے۔
ای میل بہت سے وجوہات کے لئے بڑے پیمانے پر استعمال کیا جاتا ایک بہت ہی طاقتور آلہ ہے.
جب آپ ای میل بھیجتے ہیں، تو مواصلت کی خودکار ریکارڈنگ ہوتی ہے۔ لہذا، آپ کے مختلف تبادلے کو فولڈر میں محفوظ طریقے سے محفوظ کیا جا سکتا ہے. اس طرح وہ مستقبل میں حوالہ جات یا قانونی وجوہات کے لیے استعمال کیے جا سکتے ہیں۔ ای میل کو مواصلت کے سرکاری ذریعہ کے طور پر استعمال کرنے سے کاروبار کے پیسے بھی بچتے ہیں۔ یہ سمجھنے کے لیے ان نکات کو نوٹ کرنا ضروری ہے کہ آپ کے لیے اس قسم کی بات چیت میں مہارت حاصل کرنا کتنا ضروری ہے۔
آپ کے روزمرہ کے کام میں، ایسا ہو سکتا ہے کہ کسی ساتھی کو اچھے برتاؤ کے کچھ اصولوں کی یاد دہانی کی ضرورت ہو۔ یہ یاد رکھنے کے قابل ہے کہ اپنے ساتھی کارکن کو ای میل کے ذریعے مطلع کرنا اپنی بات کو مضبوطی سے پہنچانے کا ایک باضابطہ اور مؤثر طریقہ ہے۔ اگر ایسا کوئی ساتھی بار بار وارننگ کے بعد اپنا رویہ نہ بدلنے کا فیصلہ کرتا ہے، تو آپ کی طرف سے مزید کارروائی کا جواز پیش کرنے کے لیے آپ کی بھیجی گئی ای میلز پیش کی جا سکتی ہیں۔ یاد رکھیں کہ انہیں محفوظ طریقے سے ذخیرہ کیا گیا ہے اور انہیں بازیافت کیا جا سکتا ہے اور زیربحث شخص کی بد سلوکی کی تاریخ دکھانے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
ای میل کے ذریعے کسی ساتھی کو مطلع کرنے سے پہلے
جیسا کہ پہلے کہا گیا ہے، رابطے کے لیے ای میل کا استعمال رسمی ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ اس کا وزن زبانی انتباہ سے زیادہ ہے اور اس کے زیادہ نتائج برآمد ہوتے ہیں۔ لہذا، ای میل کے ذریعے آپ جس کے ساتھ کام کرتے ہیں کسی کو مطلع کرنے سے پہلے، زبانی انتباہات پر غور کریں۔ جب آپ ایسا کرتے ہیں تو کچھ اپنے طرز عمل کو ڈھال لیں گے۔ نتیجتاً، یہ ضروری نہیں ہے کہ پہلے مسئلے کو حل کرنے کی کوشش کیے بغیر، اسے غیر ضروری وسعت دی جائے۔ اس کے علاوہ، کسی ساتھی کو ای میل کے ذریعے مطلع کرنا انہیں تبدیل کرنے پر آمادہ کرنے کا ہمیشہ مثالی طریقہ نہیں ہو سکتا۔ ہر معاملے اور ہر ایک کے ساتھ صورتحال کے مطابق سلوک کریں۔ ای میل کے ذریعے اپنے غصے کا اظہار کرنے سے پہلے، آپ کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ اس کے بارے میں کیسے جانا ہے۔ آپ کو اپنے خیالات جمع کرنے اور یہ معلوم کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ کیا لکھنا چاہتے ہیں اور مطلوبہ نتیجہ حاصل کرنے کے لیے آپ کو کس سطح پر اثر کی ضرورت ہے۔
مسئلہ کی شناخت
اپنا ای میل بھیجنے سے پہلے سب سے پہلا کام یہ ہے کہ آپ اپنی جلن کے موضوع کی نشاندہی کریں۔ یہ اتنا آسان نہیں جتنا لگتا ہے۔ ایک ایسے دفتر میں جہاں مقابلہ اور دشمنی کا راج ہے، آپ کو اس بات کا یقین ہونا چاہیے کہ آپ کے الزامات کی بنیاد سنگین ہے۔ یہ آپ کی ٹیم کے کسی رکن کو گپ شپ کے ساتھ اذیت دینے کے بارے میں نہیں ہے۔ تاہم، اگر آپ کسی بد سلوکی کے شکار یا گواہ ہیں اور حقائق یقینی ہیں تو کارروائی کریں۔ تاہم، اپنی پٹریوں میں معمول کی شائستگی کے اصولوں کا احترام کرنا نہ بھولیں۔
وہ شخص کون ہے جس کے ساتھ آپ کو کوئی مسئلہ ہے؟
مثال کے طور پر آپ اور مینیجر کے درمیان بے جا تنازعہ پیدا کرنا آپ یا آپ کی ٹیم کو کوئی فائدہ نہیں دے گا۔ یہ یقینی طور پر آپ کی پیداواری صلاحیت کو متاثر کرے گا اور آپ کو ایک چپچپا صورتحال میں ڈال سکتا ہے۔ ای میل کے بجائے، آمنے سامنے بات چیت پر غور کرنا اس مسئلے کو حل کرنے میں پہلے قدم کے طور پر مددگار ثابت ہو سکتا ہے جس کے بارے میں آپ فکر مند ہیں۔ تاہم، اگر آپ کی متعدد آمنے سامنے بات چیت اور زبانی انتباہات ناکام ہو جاتے ہیں، تو باضابطہ ای میلز بھیجنے میں ہچکچاہٹ محسوس نہ کریں جس سے بعد میں یقیناً آپ کو فائدہ ہوگا۔
اپنے ای میل کے بعد دیکھو
آپ کا ای میل پیشہ ورانہ طور پر لکھا جانا چاہئے۔ جب آپ ای میل کے ذریعے کسی خاص فرد کے رویے یا کام پر تنقید کرنے میں پہل کرتے ہیں، تو یاد رکھیں کہ یہ ایک سرکاری دستاویز ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ یہ ایک دستاویز ہے جو آپ کے خلاف ہو سکتی ہے۔ اس تناظر میں خط لکھنے کے لیے متوقع تمام اصولوں کا احترام کریں۔
