Print Friendly, PDF & Email

Écrire pour être lu

Un collègue vient de vous envoyer un email concernant une réunion que vous avez dans une heure. Le courrier électronique est censé contenir les informations clés que vous devez présenter, dans le cadre d'un projet important.

Mais il y a un problème : le mail est si mal écrit que vous ne pouvez pas trouver les données dont vous avez besoin. Il y a des fautes d'orthographe et des phrases incomplètes. Les paragraphes sont si longs et si confus qu'il vous faut trois fois plus de temps que nécessaire pour trouver les informations souhaitées. En conséquence, vous êtes sous-préparé pour la réunion et celle-ci ne se déroule pas aussi bien que vous le souhaitiez.

Avez-vous déjà fait face à une situation semblable à celle-ci ? Dans un monde surchargé d'informations, il est essentiel de communiquer de manière claire, concise et efficace. Les gens n'ont pas le temps de lire des e-mails de la longueur d'un livre, et ils n'ont pas la patience d’interpréter des e-mails mal construits et où les informations utiles sont éparpillées un peu partout.

Plus vos compétences en écriture sont bonnes, plus l'impression que vous ferez sur votre entourage sera bonne, y compris votre patron, vos collègues et vos clients. Vous ne savez jamais jusqu'où ces bonnes impressions vous mèneront.

Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez améliorer vos compétences en écriture et éviter les erreurs courantes.

Audience et format

La première étape pour écrire clairement consiste à choisir le format approprié. Avez-vous besoin d'envoyer un email informel ? Rédiger un rapport détaillé ? Ou écrire une lettre formelle ?

Le format, ainsi que votre audience, définiront votre “voix d'écriture”,  c'est-à-dire à quel point le ton devrait être formel ou détendu. Par exemple, si vous écrivez un email à un client potentiel, celui-ci devrait-il avoir le même ton qu'un email à un ami ?

Définitivement pas.

Commencez par identifier qui lira votre message. S'adresse-t-il aux cadres supérieurs, à l'ensemble de l'équipe ou à un petit groupe travaillant sur un dossier spécifique ? Dans  tout ce que vous écrivez, vos lecteurs, ou destinataires doivent définir votre ton ainsi que les aspects du contenu.

LIRE  Modèle d’email pour présenter des excuses à un supérieur hiérarchique

Composition et style

Une fois que vous savez ce que vous écrivez et pour qui vous écrivez, vous devez commencer à écrire.

Un écran d'ordinateur vierge et blanc est souvent intimidant. Il est facile de rester coincé parce que vous ne savez pas comment commencer. Essayez ces astuces pour composer et mettre en forme votre document :

 

  • Commencez par votre audience: N'oubliez pas que vos lecteurs peuvent ne rien savoir de ce que vous leur dites. Que doivent-ils savoir en premier ?
  • Créer un plan: Ceci est particulièrement utile si vous écrivez un document plus long, tel qu'un rapport, une présentation ou un discours. Les contours vous aident à identifier les étapes à suivre dans quel ordre et à diviser la tâche en informations gérables.
  • Essayez un peu d'empathie: Par exemple, si vous écrivez un mail de vente pour des clients potentiels, pourquoi devraient-ils se soucier de votre produit ou de votre argumentaire de vente ? Quel est l'avantage pour eux ? Rappelez-vous les besoins de votre public en tout temps.
  • Utilisez le triangle rhétorique: Si vous essayez de persuader quelqu'un de faire quelque chose, assurez-vous de bien expliquer pourquoi les gens devraient vous écouter, faites passer votre message de manière à intéresser votre audience et présentez les informations de manière rationnelle et cohérente.
  • Identifiez votre thème principal: Si vous rencontrez des difficultés pour définir le thème principal de votre message, prétendez qu'il vous reste 15 secondes pour expliquer votre position. Que dites-vous ? C'est probablement votre thème principal.
  • Utilisez un langage simple: À moins d'écrire un article scientifique, il est généralement préférable d'utiliser un langage simple, un langage direct. Ne pas utiliser de longs mots juste pour impressionner les gens.

Structure

Votre document doit être aussi convivial que possible. Utilisez des titres, des sous-titres, des puces et des numéros autant que possible pour séparer le texte.

Après tout, quoi de plus facile à lire : une page remplie de longs paragraphes ou une page divisée en paragraphes courts avec des en-têtes de section et des puces ? Un document facile à numériser sera lu plus souvent qu'un document comportant de longs paragraphes denses.

LIRE  Comment rédiger une synthèse professionnelle ?

Les en-têtes devraient attirer l'attention du lecteur. À l'aide des questions, c'est souvent une bonne idée, en particulier dans les textes publicitaires, car les questions permettent de garder le lecteur intéressé et curieux.

Dans les courriers électroniques et les propositions, utilisez des titres et sous-titres courts et factuels, comme ceux de cet article.

L’ajout de graphiques est également un moyen intelligent de séparer votre texte. Ces aides visuelles permettent non seulement au lecteur de garder son attention sur le contenu, mais aussi de communiquer des informations importantes beaucoup plus rapidement que le texte.

Erreurs grammaticales

Vous savez probablement que les erreurs dans votre mail donneront une image peu professionnelle de votre travail. Il est essentiel d'éviter des erreurs grossières en vous procurant un  correcteur orthographique et en révisant autant que possible votre orthographe.

Voici quelques exemples de mots couramment mal utilisés :

 

  • Je vous envoie / envoi / envois

 

Le verbe « envoyer » étant un verbe du premier groupe, on écrira toujours à la première personne du singulier « j’envoie » avec un « e ». « Envoi » sans « e » est un nom (« un envoi ») et peut être au pluriel : « des envois ».

 

  • Je vous joins / je vous joint

 

On écrira toujours « je vous joins » avec un « s ». « Joint » avec un « t » est la conjugaison de la troisième personne du singulier « il joint ».

 

  • Date butoir / date butoire

 

Même si « butoir » est apposé à un nom féminin, il ne faut pas céder à la tentation et écrire toujours « butoir » sans « e ».

 

  • Recommendation / recommandation

 

Si en anglais on écrit « recommendation » avec un « e », en français on écrit toujours « recommandation » avec un « a ».

 

  • Y a t-il / y a-t-il / y-a-t-il

 

On ajoute un « t » euphonique dans les formules interrogatives pour faciliter la prononciation et éviter que deux voyelles se suivent. On écrira donc  « y a-t-il ».

 

  • En terme de / en termes de

 

On n’écrit jamais « en termes de » sans un « s ». Il y a en effet toujours plusieurs « termes » dans l’usage de cette expression.

LIRE  Prise de notes en réunion, conseils pour être efficace

 

  • Parmi / parmis

 

Attention à ne pas être induit en erreur par le mot « hormis » qui finit lui par un « s ». On n’écrit jamais « parmi » avec un « s ». C’est une préposition et il est invariable.

 

  • Comme convenu / comme convenue

 

Même apposé à un nom féminin, « comme convenu » est toujours invariable et ne prend jamais de « e ».

 

  • Entretien / entretient

Il ne faut pas confondre le nom et le verbe. Le nom « entretien » sans « t » décrit un échange ou un « entretien d’embauche ». Le verbe conjugué à la troisième personne du singulier « entretient » est utilisé lorsqu’il s’agit de faire l’action d’entretenir quelque chose.

Certains de vos lecteurs ne seront pas parfaits en orthographe et en grammaire. Ils peuvent ne pas remarquer si vous faites ces erreurs. Mais ne pas utiliser cela comme une excuse : il y aura habituellement des gens, les cadres supérieurs, en particulier, qui remarqueront !

Pour cette raison, tout ce que vous écrivez doit être d'une qualité acceptable pour tous les lecteurs.

Vérification

L'ennemi d'une bonne relecture est la rapidité. Beaucoup de gens se dépêchent pour parcourir leurs emails, mais c’est ainsi que vous ratez des erreurs. Suivez ces instructions pour vérifier ce que vous avez écrit :

  • Vérifiez vos en-têtes et pieds de page: Les gens les ignorent souvent pour se concentrer uniquement sur le texte. Ce n'est pas parce que les en-têtes sont en gros et gras qu'ils sont exempts d'erreurs !
  • Lisez l’email à haute voix: Cela vous oblige à y aller plus lentement, ce qui signifie que vous êtes plus susceptible de détecter des erreurs.
  • Utilisez votre doigt pour suivre le texte pendant que vous lisez: C’est un autre truc qui vous aide à ralentir.
  • Commencez à la fin de votre texte: Relisez une phrase de la fin au début, cela vous aide à vous concentrer sur les erreurs et pas sur le contenu.