Bạn đã nhận được email mời tham gia cuộc họp và muốn xác nhận sự hiện diện của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi cho bạn biết lý do tại sao điều quan trọng là phải trả lời lời mời để xác nhận sự hiện diện của bạn và cách thực hiện theo hình thức đến hạn.
Thông báo sự tham gia của bạn trong một cuộc họp
Khi bạn nhận được thư mời tham dự một cuộc họp, người gửi cho bạn có thể yêu cầu xác nhận bằng văn bản về việc bạn tham dự tại cuộc họp đó. Nếu trong một số trường hợp nhất định, hãy xác nhận rằng sự hiện diện của bạn không được yêu cầu, bạn nên làm như vậy.
Thật vậy, một cuộc họp có thể phức tạp để tổ chức, đặc biệt là khi bạn không biết chính xác có bao nhiêu người sẽ tham dự. Bằng cách xác nhận sự tham dự của bạn, bạn không chỉ giúp công việc chuẩn bị của người tổ chức dễ dàng hơn mà còn đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả, không quá dài và phù hợp với số lượng người tham gia. Không bao giờ tốt khi lãng phí 10 phút khi bắt đầu cuộc họp để thêm ghế hoặc in lại các tập tin!
Cũng nên nhớ đừng đợi quá lâu trước khi trả lời, ngay cả khi đúng là không phải lúc nào bạn cũng có thể xác nhận tính khả dụng của mình ngay lập tức. Việc xác nhận xảy ra càng sớm thì càng tạo điều kiện cho việc tổ chức cuộc họp (cuộc họp không được tổ chức vào giờ chót!).
Email xác nhận tham dự cuộc họp nên chứa những gì?
Trong email xác nhận cuộc họp, điều quan trọng là phải bao gồm các yếu tố sau:
- Cảm ơn người đã mời
- Thông báo rõ ràng sự hiện diện của bạn
- Thể hiện sự tham gia của bạn bằng cách hỏi xem có điều gì cần chuẩn bị trước cuộc họp không
Đây là một mẫu email để theo dõi để thông báo sự tham gia của bạn trong một cuộc họp.
Chủ đề: Xác nhận tôi tham gia cuộc họp [ngày]
Sir / Madam,
Tôi cảm ơn bạn đã mời bạn tham gia cuộc họp vào [mục đích của cuộc họp] và vui lòng xác nhận sự hiện diện của tôi vào [ngày] vào [thời gian].
Vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ mục nào để chuẩn bị cho cuộc họp này. Tôi vẫn theo ý của bạn cho bất kỳ thông tin thêm về chủ đề này.
Biên cordialement,
[Chữ ký]
