Thư hoặc thư: Cái nào nên được ưu tiên?

Gửi thư hoặc thư cho một phóng viên là một thực tế rất phổ biến. Ngay cả khi ngày nay có khả năng đề xuất một bức thư, thì rõ ràng là bức thư đó đảm bảo tốc độ truyền thông điệp nhanh hơn. Tuy nhiên, có những trường hợp trong bối cảnh nghề nghiệp, việc sử dụng email có lợi hơn thư. Điều đó nói rằng, không nên bỏ qua việc sử dụng đúng các công thức lịch sự. Thư hoặc thư: Cái nào nên được ưu tiên hơn và những công thức lịch sự nào phù hợp với những hoàn cảnh nhất định?

Gửi thư khi nào?

Nên gửi thư trong những ngữ cảnh cụ thể nhất định. Đôi khi luật buộc bạn phải làm điều này.

Trong thế giới làm việc, thông lệ là gửi thư từ chức, yêu cầu phỏng vấn sa thải hoặc hủy bỏ thời gian thử việc bằng cách chính thức hóa yêu cầu hoặc quyết định trong một bức thư.

Liên quan đến quan hệ khách hàng-nhà cung cấp, chúng tôi có thể trích dẫn trong số các trường hợp yêu cầu địa chỉ của một bức thư, thông báo chính thức cho hóa đơn chưa thanh toán, lời xin lỗi sau khi giao sản phẩm bị lỗi hoặc thông báo chính thức về sản phẩm bị lỗi khi giao hàng. .

Khi nào bạn nên gửi một email chuyên nghiệp?

Trên thực tế, việc gửi một bức thư phù hợp với các cuộc trao đổi hàng ngày diễn ra trong bối cảnh nghề nghiệp. Đây là trường hợp khi gửi báo giá cho khách hàng tiềm năng, khởi động lại khách hàng về hóa đơn quá hạn hoặc gửi tài liệu cho đồng nghiệp.

Nhưng một điều cần biết khi nào nên sử dụng email chuyên nghiệp và một điều nữa là sử dụng tốt các cách diễn đạt lịch sự.

Cấu trúc cho một email tiếp theo là gì?

Email tiếp theo của khách hàng thường được cấu trúc thành 7 phần. Chúng tôi có thể trích dẫn trong số những điều này:

  • Công thức lịch sự được cá nhân hóa
  • Cái móc
  • Bối cảnh
  • Dự án
  • Lời kêu gọi hành động
  • Sự chuyển đổi
  • Cụm từ lịch sự cuối cùng

Về công thức lịch sự ở đầu email, nên cá nhân hóa nó. Bạn có thể nói ví dụ: "Xin chào + Họ / Tên".

Đối với công thức lịch sự cuối cùng, bạn có thể áp dụng công thức này: "Đang chờ bạn trở lại, tôi chúc bạn một ngày cuối năm tốt đẹp và tất nhiên là vẫn sẵn sàng". Công thức lịch sự này có lợi cho khách hàng mà bạn có mối quan hệ kinh doanh rộng rãi hoặc khách hàng mà bạn biết cụ thể.

Khi nói đến một khách hàng mà bạn chưa phát triển mối quan hệ hàng ngày, công thức lịch sự ở đầu email nên là kiểu "Ông ..." hoặc "Thưa bà ...". Còn với công thức lịch sự ở cuối email, bạn có thể sử dụng công thức “Đang chờ hồi âm, xin hãy nhận lời đảm bảo cho những tình cảm tốt đẹp nhất của tôi”.

Để truyền báo giá cho khách hàng, cấu trúc gần như giống nhau. Tuy nhiên, khi truyền tài liệu cho một đồng nghiệp, không có gì ngăn cản bạn nói lời chào. Ở cuối email, các biểu hiện lịch sự như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng" cũng được khuyến khích.