Sắp xếp và tổ chức email của bạn để dễ đọc hơn
Bước đầu tiên để quản lý hàng nghìn email mà không bị căng thẳng là đảm bảo hộp thư đến của bạn được sắp xếp hợp lý. Để làm điều này, Gmail dành cho doanh nghiệp cung cấp một số tính năng sẽ giúp bạn đạt được điều này.
Đầu tiên, hãy tận dụng các tab hộp thư đến. Gmail cung cấp các tab có thể tùy chỉnh, chẳng hạn như “Chính”, “Quảng cáo” và “Mạng xã hội”. Bằng cách kích hoạt các tab này, bạn sẽ có thể tách các e-mail theo bản chất của chúng và do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc đọc chúng.
Tiếp theo, hãy cân nhắc sử dụng nhãn để phân loại email của bạn. Bạn có thể tạo nhãn tùy chỉnh cho các dự án, khách hàng hoặc chủ đề quan trọng của mình và gán chúng cho email để dễ dàng truy xuất. Màu sắc cũng có thể được sử dụng để nhanh chóng phân biệt giữa các loại khác nhau.
Bộ lọc Gmail là một tính năng tuyệt vời khác để tự động hóa một số hành động nhất định và quản lý hộp thư đến của bạn hiệu quả hơn. Ví dụ: bạn có thể tạo bộ lọc để tự động lưu trữ email từ một địa chỉ nhất định hoặc với một chủ đề cụ thể, áp dụng nhãn hoặc đánh dấu chúng là đã đọc.
Cuối cùng, đừng quên sử dụng cờ và sao để đánh dấu những email quan trọng và dễ dàng tìm thấy chúng sau này. Bạn có thể tùy chỉnh các loại dấu sao và cờ có sẵn trong cài đặt Gmail để sắp xếp email của mình tốt hơn.
Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể sắp xếp hiệu quả hộp thư đến Gmail của mình và quản lý hàng nghìn email mà không phải căng thẳng.
Thực hiện một cách tiếp cận chủ động để quản lý hộp thư đến của bạn
Việc quản lý hàng nghìn email không gây căng thẳng cũng đòi hỏi một cách tiếp cận chủ động để đảm bảo bạn không bị choáng ngợp bởi lượng thư liên tục gửi đến. Dưới đây là một số chiến lược giúp bạn kiểm soát hộp thư đến Gmail dành cho doanh nghiệp của mình.
Đầu tiên, hãy tập thói quen thường xuyên kiểm tra hộp thư đến và xử lý email càng sớm càng tốt. Điều này sẽ cho phép bạn trả lời các thư quan trọng một cách nhanh chóng và tránh tồn đọng các email chưa đọc. Bạn cũng có thể đặt các khoảng thời gian cụ thể để kiểm tra và xử lý e-mail của mình, để bạn không bị gián đoạn công việc liên tục.
Tiếp theo, hãy học cách phân biệt giữa các email khẩn cấp và những email có thể đợi. Bằng cách nhanh chóng xác định các thư yêu cầu hành động ngay lập tức, bạn có thể ưu tiên chúng và tránh lãng phí thời gian cho các email ít quan trọng hơn.
Gmail dành cho doanh nghiệp cũng cung cấp khả năng thiết lập lời nhắc cho những email mà bạn không thể xử lý ngay lập tức. Sử dụng tính năng “Giữ” để đặt lời nhắc và lên lịch xử lý email sau khi bạn có nhiều thời gian rảnh hơn.
Cuối cùng, hãy nhớ thường xuyên dọn dẹp hộp thư đến của bạn bằng cách xóa hoặc lưu trữ các email lỗi thời. Điều này sẽ cho phép bạn sắp xếp hộp thư đến có tổ chức và tập trung vào những thư vẫn còn quan trọng.
Bằng cách áp dụng các chiến lược chủ động này, bạn sẽ có thể quản lý hiệu quả hàng nghìn email mà không bị căng thẳng và bình tĩnh về lượng thư bạn nhận được hàng ngày.
Tối ưu hóa giao tiếp của bạn để giảm khối lượng email
Một cách khác để quản lý hàng nghìn email mà không bị căng thẳng là tối ưu hóa giao tiếp của bạn để giảm khối lượng email bạn nhận và gửi. Dưới đây là một số mẹo để cải thiện giao tiếp của bạn với Gmail trong kinh doanh.
Bắt đầu bằng cách viết email rõ ràng, ngắn gọn để làm cho thông điệp của bạn dễ hiểu hơn và giảm bớt nhu cầu về các cuộc trò chuyện bổ sung. Đảm bảo cấu trúc email của bạn với các đoạn văn ngắn, tiêu đề và danh sách có dấu đầu dòng để làm cho chúng dễ đọc và hấp dẫn hơn.
Sử dụng các công cụ của Gmail để cộng tác làm việc và tránh trao đổi email không cần thiết. Ví dụ: sử dụng Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày để chia sẻ tài liệu và cộng tác trong thời gian thực, thay vì gửi tệp đính kèm qua email.
Ngoài ra, đối với các cuộc thảo luận không chính thức hoặc các câu hỏi nhanh, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ giao tiếp khác, chẳng hạn như Google Trò chuyện hoặc Google Meet, thay vì gửi email. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm số lượng email trong hộp thư đến của bạn.
Cuối cùng, vui lòng hủy đăng ký nhận các bản tin hoặc thông báo không liên quan để giảm lượng email gửi đến. Gmail for Business giúp dễ dàng quản lý đăng ký bằng cách cung cấp liên kết hủy đăng ký ở đầu mỗi email quảng cáo.
Bằng cách tối ưu hóa giao tiếp của bạn và giảm khối lượng email, bạn sẽ có thể quản lý tốt hơn hộp thư đến Gmail dành cho doanh nghiệp của mình và tránh được sự căng thẳng khi quản lý hàng nghìn email.
