Trong cuộc sống nghề nghiệp của bạn, bạn sẽ thường xuyên phải viết một email phản đối. Điều này có thể được gửi đến đồng nghiệp, đối tác hoặc nhà cung cấp. Dù động cơ của bạn là gì, bạn cũng phải tính đến những yêu cầu nhất định để người đối thoại của bạn thực hiện một cách nghiêm túc. Do đó, việc thành thạo cách viết loại tin nhắn này là điều cấp thiết. Đây là cách để nhận được email phản đối của bạn đúng.
Tập trung vào sự thật
Khi viết email phản đối, điều quan trọng là phải nghiêm ngặt về sự thật. Nói cách khác, các yếu tố phải được đặt ra một cách thực tế để người đọc có thể nhanh chóng nắm bắt được bối cảnh.
Vì vậy, hãy tránh những chi tiết và những câu không cần thiết và thay vào đó hãy chỉ định những điều cần thiết như sự kiện và ngày tháng. Thực sự là với những yếu tố này, người nhận sẽ có thể hiểu được mục đích của email của bạn. Bạn phải cung cấp thông tin rõ ràng, chính xác và ngày tháng.
Cho biết ngữ cảnh, sau đó là chủ đề của email
Đi thẳng vào vấn đề khi bạn viết một email phản đối. Bạn không cần những từ ngữ như “Tôi đang viết email này cho bạn” vì đây là những điều hiển nhiên không cần nhấn mạnh.
Sau khi đã trình bày rõ ràng các sự việc làm phát sinh khiếu nại của bạn và không quên ngày tháng. Đó có thể là một cuộc họp, một buổi hội thảo, một cuộc trao đổi qua email, một bản báo cáo, một cuộc mua thiết bị, một biên lai hóa đơn, v.v.
Tiếp tục, nêu rõ mong đợi của bạn càng tốt.
Ý tưởng là người nhận có thể nhanh chóng hiểu được mục đích của email của bạn và những gì bạn muốn từ nó.
Tập trung vào sự tỉnh táo trong bài nói của bạn
Viết một email phản đối đòi hỏi một phong cách tỉnh táo và súc tích. Bởi vì đây là một tình huống đặc biệt, bạn cần phải tập trung vào các sự kiện và mong đợi của bạn. Để làm được điều này, hãy sử dụng các câu ngắn gọn tóm tắt ý chính của thử thách và được viết bằng ngôn ngữ lịch sự, hàng ngày.
Ngoài ra, hãy chắc chắn sử dụng một cụm từ lịch sự phù hợp với dịp này. "Trân trọng" và "Trân trọng" nên được tránh trong kiểu trao đổi này.
Luôn chuyên nghiệp
Hãy đảm bảo giữ chuyên nghiệp khi viết email phản đối, ngay cả khi bạn cực kỳ không hài lòng. Bạn phải cố gắng hết sức để kìm chế bản thân vì cảm xúc không thực sự thuộc về cách viết chuyên nghiệp.
Vì vậy, hãy tránh sử dụng những từ có thể phô trương cảm xúc của bạn theo cách này hay cách khác. Điều quan trọng là email của bạn vẫn thực tế.
Đính kèm bằng chứng
Cuối cùng, để thành công trong một email phản đối, điều cần thiết là phải đính kèm bằng chứng cho các lập luận của bạn. Bạn thực sự phải cho người nhận thấy rằng bạn có quyền tranh chấp. Vì vậy, hãy đính kèm bất kỳ tài liệu nào mà bạn có thể sử dụng làm bằng chứng và nêu rõ nó trong email.
