Identifiseer die standaardmodel wat by jou doel aangepas is
Daar is verskeie standaard e-posverslagsjablone wat in besigheid gebruik word. Die keuse van die regte formaat gebaseer op die doel van jou verslag is noodsaaklik om jou boodskap duidelik en effektief oor te dra.
Vir 'n gereelde moniteringsverslag soos 'n weeklikse of maandelikse verslag, kies 'n tabelstruktuur met sleutelsyfers (verkope, produksie, ens.).
Vir 'n begroting of hulpbronversoek, skryf 'n lêer wat in dele gestruktureer is met 'n inleiding, jou gedetailleerde behoeftes, 'n argument en 'n gevolgtrekking.
In 'n krisissituasie wat 'n dringende reaksie vereis, wed op 'n direkte en kragtige styl deur die probleme, gevolge en optrede in 'n paar skokkende sinne te lys.
Wat ook al die model, sorg vir die formatering met tussentitels, kolpunte, tabelle om lees te vergemaklik. Die konkrete voorbeelde hieronder sal jou help om die beste formaat vir elke situasie te kies vir professionele en effektiewe e-posverslae.
Die gereelde moniteringsverslag in die vorm van tabelle
Die gereelde moniteringsverslag, byvoorbeeld maandeliks of weekliks, vereis 'n duidelike en sintetiese struktuur wat die sleuteldata uitlig.
Die formaat in tabelle maak dit moontlik om die belangrike aanwysers (verkope, produksie, omskakelingskoers, ens.) op 'n georganiseerde en leesbare manier binne 'n paar sekondes aan te bied.
Benoem jou tabelle presies, byvoorbeeld “Evolusie van aanlynverkope (maandelikse omset 2022)”. Onthou om die eenhede te noem.
Jy kan visuele elemente soos grafika insluit om die boodskap te versterk. Maak seker dat die data korrek is en die berekeninge korrek is.
Vergesel elke tabel of grafiek met 'n kort kommentaar wat die belangrikste tendense en gevolgtrekkings in 2-3 sinne ontleed.
Die tabelformaat maak dit maklik vir jou ontvanger om die noodsaaklikhede vinnig te lees. Dit is ideaal vir gereelde moniteringsverslae wat 'n opsommende aanbieding van sleuteldata vereis.
Die impakvolle e-pos in die geval van 'n krisis
In 'n noodsituasie wat 'n vinnige reaksie vereis, kies vir 'n verslag in die vorm van kort, pittige sinne.
Kondig die probleem van die begin af aan: "Ons bediener is af na 'n aanval, ons is vanlyn". Besonderhede dan die impak: verlore omset, geaffekteerde kliënte, ens.
Lys dan die aksies wat geneem is om die skade te beperk, en dié wat onmiddellik geïmplementeer moet word. Eindig met 'n dringende vraag of versoek: "Kan ons staatmaak op bykomende hulpbronne om diens binne 48 uur te herstel?"
In 'n krisis is die sleutel om vinnig in 'n paar direkte sinne oor die probleme, gevolge en antwoorde in te lig. Jou boodskap moet kort en mobiliserend wees. Die punchy styl is die doeltreffendste vir hierdie tipe nood-e-posverslag.
Voorbeeld XNUMX: Gedetailleerde maandelikse verkoopsverslag
Kry asseblief hieronder die gedetailleerde verslag van ons Maart-verkope:
- In die winkel verkope
Winkelverkope het met 5% afgeneem vanaf verlede maand tot €1 250 000. Hier is die evolusie per departement:
- Huishoudelike toestelle: omset van €550 000, stabiel
- Selfdoen-afdeling: omset van € 350 000, af 3%
- Tuinafdeling: omset van €300 000, 15% af
- Kombuisafdeling: omset van €50 000, meer as 10%
Die afname in die tuinafdeling word verklaar deur die ongunstige weer vandeesmaand. Let op die bemoedigende groei in die kombuisafdeling.
- Aanlyn verkope
Verkope op ons webwerf is stabiel op €900. Mobile se aandeel het tot 000% van aanlynverkope gestyg. Verkope van meubels en versiering is skerp toegeneem danksy ons nuwe Lenteversameling.
- Bemarkingsaksies
Ons e-posveldtog vir Oumasdag het 'n bykomende omset van €20 000 in die kombuisafdeling opgelewer.
Ons bedrywighede op sosiale netwerke rondom interieurontwerp het ook verkope in hierdie segment 'n hupstoot gegee.
- Gevolgtrekking
Ten spyte van 'n effense daling in winkels, bly ons verkope stewig, aangedryf deur e-handel en geteikende bemarkingsbedrywighede. Ons moet voortgaan met ons pogings oor versiering en meubels om te vergoed vir die seisoenale afname in die tuinafdeling.
Ek is tot jou beskikking vir enige verduideliking.
Die uwe,
Jean Dupont Verkoper Oos sektor
Tweede voorbeeld: Bykomende begrotingsversoek vir die bekendstelling van 'n nuwe produkreeks
Ek het die eer om 'n bykomende begroting van jou te versoek as deel van die bekendstelling van ons nuwe reeks produkte wat vir Junie 2024 geskeduleer is.
Hierdie strategiese projek het ten doel om ons aanbod uit te brei na die lewendige segment van organiese produkte, waar die vraag met 20% per jaar groei, deur 15 bykomende verwysings aan te bied.
Om die sukses van hierdie bekendstelling te verseker, is dit noodsaaklik om bykomende hulpbronne te mobiliseer. Hier is my numeriese voorstelle:
- Tydelike versterking van die span:
- Werwing van 2 voltydse ontwikkelaars oor 6 maande om die verpakking en tegniese dokumentasie te finaliseer (koste: € 12000)
- Ondersteuning van 'n digitale bemarkingsagentskap vir 3 maande vir die webveldtog (8000€)
- Bemarkingsveldtog:
- Mediabegroting om ons publikasies op sosiale netwerke te borg (5000€)
- Skep en stuur van e-posse: grafiese ontwerp, versendingskoste vir 3 veldtogte (7000€)
- Verbruikerstoetse:
- Organisering van verbruikerspanele om terugvoer oor produkte in te samel (4000€)
Dit is 'n totaal van €36 000 om die menslike en bemarkingshulpbronne te ontplooi wat nodig is vir die sukses van hierdie strategiese bekendstelling.
Ek is tot jou beskikking om dit tydens ons volgende vergadering te bespreek.
Hangende u terugkeer,
Die uwe,
John Dupont
Projek bestuurder
Derde voorbeeld: Verkoopsafdeling se maandelikse aktiwiteitsverslag
Kry asseblief hieronder die aktiwiteitsverslag van ons verkoopsafdeling vir die maand van Maart:
- Prospekteerbesoeke: Ons verkoopsverteenwoordigers het 25 vooruitsigte gekontak wat in ons kliëntelêer geïdentifiseer is. 12 afsprake is vasgestel.
- Aanbiedings gestuur: Ons het 10 kommersiële aanbiedinge op sleutelprodukte uit ons katalogus gestuur, waarvan 3 reeds omgeskakel is.
- Handelsskoue: Ons stalletjie by die Expopharm-skou het sowat 200 kontakte gelok. Ons het 15 van hulle in toekomstige aanstellings omskep.
- Opleiding: Ons nuwe medewerker Lena het 'n week van veldopleiding saam met Marc gevolg om haar vertroud te maak met ons produkte en verkoopspraatjies.
- Doelwitte: Ons kommersiële doelwit van 20 nuwe kontrakte oor die maand is bereik. Die omset wat gegenereer is, beloop €30 000.
Ons gaan voort met ons pogings om ons kliëntelys te ontwikkel, moenie huiwer om vir my jou aanbevelings te stuur nie.
Die uwe,
Jean Dupont Verkoopsbestuurder
Voorbeeld Vier: Gedetailleerde Weeklikse Aktiwiteitsverslag – Supermarkbakkery
Kry asseblief hieronder die gedetailleerde aktiwiteitsverslag van ons bakkery vir die week van 1-7 Maart:
produksie:
- Ons het gemiddeld 350 tradisionele baguettes per dag geproduseer, vir 'n totaal van 2100 oor die week.
- Die algehele volume het met 5% toegeneem danksy ons nuwe oond, wat ons in staat stel om in die groeiende vraag te voorsien.
- Die diversifikasie van ons reeks spesiale brode (platteland, volgraan, graan) werp vrugte af. Ons het hierdie week 750 gebak.
Verkope:
- Die algehele omset is 2500€, stabiel in vergelyking met verlede week.
- Weense gebak bly ons topverkoper (€680), gevolg deur middageteformules (€550) en tradisionele brood (€430).
- Sondagoggend se verkope was besonder sterk (omset van €1200 XNUMX) danksy die spesiale brunch-aanbod.
Voorsiening:
- Ontvangs van 50kg meel en 25kg botter. Voorrade is voldoende.
- Dink daaraan om eiers en gis te bestel vir volgende week.
Personeel:
- Julie sal volgende week met vakansie wees, ek sal die skedules herorganiseer.
- Dankie aan Bastien wat oortyd te koop verskaf.
Probleme:
- Onklaarraking van die muntmeganisme Dinsdagoggend, deur die dag deur die elektrisiën herstel.
Die uwe,
Jean Dupont Bestuurder
Vyfde voorbeeld: Dringende probleem – Rekeningkundige sagteware wanfunksioneer
Vanoggend het ons rekeningkundige sagteware foute wat die invoer van fakture en die monitering van die algemene grootboek verhoed.
Ons IT-diensverskaffer, met wie ek gekontak het, bevestig dat 'n onlangse opdatering ter sprake is. Hulle werk aan 'n regstelling.
Intussen is dit vir ons onmoontlik om transaksies aan te teken en kontantmonitering word ontwrig. Ons loop die risiko om baie vinnig agter te raak.
Om die probleem tydelik reg te stel:
- Skryf jou fakture/uitgawes op 'n nood Excel-lêer neer wat ek sal gaan haal
- Vir kliëntenavrae, skakel my om rekeninge regstreeks te verifieer
- Ek doen my bes om jou op hoogte te hou van vordering.
Ons diensverskaffer is ten volle gemobiliseer en hoop om hierdie probleem binne maksimum 48 uur op te los. Ek weet dat hierdie wanfunksie erg is, dankie vir u begrip. Laat weet my asseblief van enige dringende kwessies.
Die uwe,
Jean Dupont Rekenmeester
