ኢሜል ለብዙዎቻችን ተመራጭ የመገናኛ መሳሪያ ነው። ኢ-ሜል በጣም ጥሩ ነው ምክንያቱም ለመግባባት ከጠያቂዎ ጋር በተመሳሳይ ጊዜ መገኘት አያስፈልግዎትም። ይህ የስራ ባልደረቦቻችን በማይገኙበት ጊዜ ወይም በሌላኛው የአለም ክፍል ቀጣይ በሆኑ ጉዳዮች ላይ እንድንራመድ ያስችለናል።
ሆኖም፣ አብዛኞቻችን ማለቂያ በሌለው የኢሜል ዝርዝር ውስጥ ሰምጠናል። እ.ኤ.አ. በ2016 የታተመ ዘገባ እንደሚያመለክተው አማካይ የንግድ ተጠቃሚ በቀን ከ100 በላይ ኢሜይሎችን ይቀበላል እና ይልካል።
በተጨማሪ, ኢሜይሎች በቀላሉ ሊረዱት አይችሉም. በቅርብ ጊዜ የ Sendmail ጥናት እንደሚያሳየው የ 64% ጊዜ ሰዎች የቁጣ ወይም ሳያስቡ ግራ መጋባት ያላለፈ ኢሜይል ይልካሉ ወይም ይቀበላሉ.
በምንልክላቸው እና በመቀበያ ኢሜሎች ብዛት ምክንያት እና ኢሜሎች ብዙውን ጊዜ በተሳሳተ መንገድ ስለሚያገለግሉ ግልጽና አጥርቶ መጻፍ ጠቃሚ ነው.
ባለሙያ ኢ-ሜል እንዴት በትክክል መፃፍ ይቻላል
አጭር እና እስከ ነጥብ ኢሜይሎችን መፃፍ ኢሜይሎችን ለመቆጣጠር ጊዜን ይቀንሳል እና የበለጠ ውጤታማ ያደርግዎታል። ኢሜይሎችዎን አጭር በማድረግ፣ በኢሜይሎች ላይ ትንሽ ጊዜ እና በሌሎች ስራዎች ላይ ብዙ ጊዜ ሊያጠፉ ይችላሉ። ይህም ማለት በግልጽ መጻፍ ችሎታ ነው. ልክ እንደ ሁሉም ችሎታዎች, ያስፈልግዎታል ልማት ላይ መሥራት.
መጀመሪያ ላይ፣ ረጅም ኢሜይሎችን ለመፃፍ እንደ አጭር ኢሜይሎች ለመፃፍ ብዙ ጊዜ ሊወስድብህ ይችላል። ነገር ግን ይህ ቢሆንም እንኳን የስራ ባልደረቦችዎ፣ ደንበኞችዎ ወይም ሰራተኞችዎ የበለጠ ውጤታማ እንዲሆኑ ይረዳሉ፣ ምክንያቱም በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ላይ ትንሽ የተዝረከረኩ ነገሮችን ስለሚጨምሩ በፍጥነት ምላሽ እንዲሰጡዎት ይረዳቸዋል።
በግልጽ በመጻፍ፣ የሚፈልጉትን የሚያውቅ እና ነገሮችን የሚያከናውን ሰው በመባል ይታወቃሉ። ሁለቱም ለስራ እድልዎ ጥሩ ናቸው።
ስለዚህ ግልጽ, አጭር እና ባለሙያ ኢሜሎችን ለመጻፍ ምን ያስፈልጋል?
ግብዎን ይለዩ
ኢ-ሜል አፅዳዎች ግልጽ የሆነ አላማ አላቸው.
ኢሜል ለመጻፍ በተቀመጥክ ቁጥር ጥቂት ሰኮንዶች ወስደህ እራስህን እንዲህ ብለህ ጠይቅ፣ “ይህን ለምን እልካለሁ? ከተቀባዩ ምን እጠብቃለሁ?
ለነዚህ ጥያቄዎች መልስ መስጠት ካልቻሉ ኢሜል መላክ የለብዎትም. የሚፈልጉትን ሳታውቅ ኢ-ሜይሎችን መጻፍ ጊዜዎን እና ተቀባዩን ጊዜዎን እና ጊዜዎን ማባከን ነው. ምን እንደሚፈልጉ በትክክል ካላወቁ, እራስዎን በግልጽ እና ግልፅነት መግለጽ ከባድ ይሆናል.
«በአንድ ጊዜ አንድ ነገር» ደንብ ይጠቀሙ
ኢሜይሎች ለስብሰባዎች ምትክ አይደሉም። ከንግድ ስብሰባዎች ጋር፣ በምትሠሩበት ብዙ አጀንዳዎች፣ ስብሰባው የበለጠ ውጤታማ ይሆናል።
በኢሜል, ተቃራኒው እውነት ነው. በኢሜይሎችዎ ውስጥ የተለያዩ ርዕሶችን በተቀላቀሉ ቁጥር ይበልጥ ለትርዓት አስተላላፊዎ ሊታይ የሚችል ይሆናል.
ለዚህም ነው "በአንድ ጊዜ አንድ ነገር" የሚለውን ህግ ተግባራዊ ማድረግ ጥሩ ሀሳብ ነው. የምትልኩት እያንዳንዱ ኢሜይል ስለ አንድ ነገር መሆኑን አረጋግጥ። ስለ ሌላ ፕሮጀክት መነጋገር ከፈለጉ ሌላ ኢሜይል ይጻፉ።
በተጨማሪም "ይህ ኢሜይል በእርግጥ አስፈላጊ ነውን?" ብለው መጠየቅ ጥሩ ጊዜ ነው. በድጋሚ, አስፈላጊ የሆኑ ኢሜል መልእክቶች ብቻ በኢሜል ለሚልካቸው ሰዎች አክብሮት እንዳላቸው ይመክራል.
የመተሳሰብ ልምምድ
ርኅራኄ ዓለምን በሌሎች ዓይን የማየት ችሎታ ነው። ይህን ስታደርግ ሀሳባቸውን እና ስሜታቸውን ትረዳለህ።
ኢሜል (ኢሜል) በሚጽፉበት ወቅት ለአንባቢዎ አስተያየትን በተመለከተ ያስቡ. በመጻፍ ሁሉንም ነገር, እራስዎን እንዲህ ብለው ይጠይቁ:
- የምቀበለው ከነበረ እንዴት ይሄንን ዓረፍተ ነገር መግለፅ እችላለሁ?
- ለመጥቀስ አሻሚ ቃላትን ያካትታልን?
ይህ መጻፍ ያለብዎትን መንገድ ቀላል ፣ ግን ውጤታማ ማስተካከያ ነው። ስለሚያነብልዎ ሰዎች ማሰብዎ ለእርስዎ ምላሽ የሚሰጡበትን መንገድ ይቀይረዋል ፡፡
ለመጀመር እንዲረዳዎ ዓለምን ለመመልከት የሚረዳበት መንገድ ይኸው ነው. ብዙ ሰዎች:
- ስራ በዝቶባቸዋል። የሚፈልጉትን ለመገመት ጊዜ የላቸውም፣ እና ኢሜልዎን አንብበው በፍጥነት ምላሽ እንዲሰጡ ይፈልጋሉ።
- አንድ አድናቆት ይደሰቱ. ስለ እነሱ ወይም ስለ ሥራቸው አዎንታዊ የሆነ ነገር መናገር ከፈለጉ, ያድርጉት. ቃላችሁ ከንቱ አይሆንም.
- ማመስገን ይወዳሉ። ተቀባዩ በማንኛውም መንገድ ከረዳህ፣ ማመስገንህን አስታውስ። እርስዎን የመርዳት ስራቸው ቢሆንም እንኳን ይህን ማድረግ አለቦት።
የዝግጅት አቀራረቦችን አዚህ
ለአንድ ሰው መጀመሪያ ኢሜይል ስትልክ፣ ማን እንደሆንክ ለተቀባዩ መንገር አለብህ። ብዙውን ጊዜ በአንድ ዓረፍተ ነገር ውስጥ ማድረግ ይችላሉ. ለምሳሌ፡- “[Event X] ላይ ካንተ ጋር መገናኘት ጥሩ ነበር። »
መግቢያዎችን ለማሳጠር አንዱ መንገድ ፊት ለፊት እንደተገናኙ መፃፍ ነው። ከአንድ ሰው ጋር በአካል ስትገናኝ የአምስት ደቂቃ ነጠላ ንግግር ውስጥ መግባት አትፈልግም። ስለዚህ በኢሜል ውስጥ አታድርጉ.
መግቢያ አስፈላጊ መሆኑን አታውቁም. ምናልባት እርስዎ ቀደም ብለው ለተቀባዩ ያነጋገሩ ይሆናል, ነገር ግን እሷን እንድታስታውስ አላወቁም. ምስክርነትዎን በኤሌክትሮኒክ ፊርማዎ ውስጥ ሊተዉ ይችላሉ.
ይህ አለመግባባቶችን ያስወግዳል. እርስዎን አስቀድሞ ከሚያውቅ ሰው ጋር እራስዎን ማስተዋወቅ እንደ ባለጌ ሆኖ ይመጣል። እንደምታውቅህ እርግጠኛ ካልሆነች ፊርማህን እንድታረጋግጥ መፍቀድ ትችላለህ።
ራስዎን ለአምስት ዓረፍተ ነገሮች ብቻ ያድርጉ
በእያንዳንዱ ኢሜይል ላይ, የሚያስፈልጉዎትን ለመናገር በቂ ዓረፍተ ነገሮች መጠቀም አለብዎት. ጥሩ ጠባይ ማለት ከአምስት ዓረፍተ-ነገሮች ራስዎን ለመጠበቅ ነው.
ከአምስት ዓረፍተ-ነጥቦች በታች በአጠቃላይ አስቀያሚ እና ብልግና, ከአምስት ዐረፍተ-ነገሮች በላይ ጊዜ ይቆጥባል.
አምስት ዓረፍተ ነገሮችን የያዘ ኢ-ሜይል ለመያዝ የማይቻልበት ጊዜ ይኖራል. ግን በአብዛኛዎቹ ሁኔታዎች, አምስት ዐረፍተ-ነገሮች በቂ ናቸው.
የአምስቱ ዓረፍተ-ነገሮች ተግሣጽ ይቀበሉ እና እራስዎ ኢሜይሎችን በበለጠ ፍጥነት ያገኛሉ. በተጨማሪም ተጨማሪ መልሶች ያገኛሉ.
አጫጭር ቃላትን ይጠቀሙ
እ.ኤ.አ. በ 1946 ጆርጅ ኦርዌል ፀሐፊዎችን አጭር ቃል በሚያደርግበት ረጅም ቃል በጭራሽ እንዳይጠቀሙ መክሯል።
ይህ ምክር ዛሬ በተለይም ኢሜይሎችን በሚጽፉበት ጊዜ የበለጠ ጠቃሚ ነው።
አጭር ቃላት ለአንባቢዎ አክብሮት ያሳያሉ. አጠር ያለ ቃላትን በመጠቀም መልእክትዎን ለመረዳት ቀላል አድርገውታል.
አጫጭር ዓረፍተ-ነገሮች እና አንቀጽ ላይ ተመሳሳይ ነው. መልዕክትዎ ግልጽ እና ለመረዳት ቀላል እንዲሆን ከፈለጉ ጽሁፎችን የያዘ ጽሁፍ ከመጻፍ ያስወግዱ.
ንቁውን ድምጽ ተጠቀም
ንቁ ድምጽ ለማንበብ ቀላል ነው። ተግባር እና ኃላፊነትንም ያበረታታል። በእርግጥ፣ በነቃ ድምፅ፣ ዓረፍተ ነገሮቹ የሚያተኩሩት በሚሠራው ሰው ላይ ነው። በተጨባጭ ድምጽ ውስጥ, ዓረፍተ ነገሮቹ አንድ ሰው በሚሠራበት ነገር ላይ ያተኩራሉ. በተጨባጭ ድምፅ፣ ነገሮች በራሳቸው እየተከሰቱ ያሉ ሊመስል ይችላል። በንቃት፣ ነገሮች የሚከሰቱት ሰዎች እርምጃ ሲወስዱ ብቻ ነው።
ከመደበኛ መዋቅር ጋር ይጣበቃሉ
ኢሜይሎችዎን አጭር ለማቆየት ቁልፉ ምንድን ነው? መደበኛ አወቃቀርን ይጠቀሙ. ይህ እርስዎ ለሚጽፉት እያንዳንዱ ኢሜይል መከተል የሚችሉበት አብነት ነው.
የኢሜይሎችዎን አጭር ከማቆየትም ባሻገር መደበኛ አወቃቀሩ መከተል እንዲሁ በፍጥነት እንዲጽፉ ይረዳዎታል.
ከጊዜ በኋላ ለእርስዎ የሚሠራ መዋቅር ይገነባሉ. እርስዎን ለማስጀመር ቀላል የሆነ መዋቅር ይኸውና:
- ሰላምታ
- ማድነቅ
- የኢሜይልዎ ምክንያት
- የተግባር ጥሪ
- የመዝጊያ መልእክት (መዝጋት)
- ፊርማ
እነዚህን በሙሉ በጥልቀት እንመልከታቸው.
- ይህ የኢሜል የመጀመሪያ መስመር ነው። “ሄሎ፣ [የመጀመሪያ ስም]” የተለመደ ሰላምታ ነው።
- ለአንድ ሰው ለመጀመሪያ ጊዜ ኢሜይል ሲልኩ፣ ማመስገን ጥሩ ጅምር ነው። በደንብ የተጻፈ ሙገሳ እንደ መግቢያም ሆኖ ሊያገለግል ይችላል። ለአብነት :
“በ[ቀን] ላይ [በርዕሰ ጉዳይ] ላይ ያቀረብከው ገለጻ ወድጄዋለሁ። »
“ብሎግህን በ[ርዕስ] ላይ በጣም ጠቃሚ ሆኖ አግኝቼዋለሁ። »
“በ[ክስተት] ላይ ካንተ ጋር መገናኘት በጣም አስደሳች ነበር። »
- የኢሜይልዎ ምክንያት. በዚህ ክፍል ውስጥ፣ “ለመጠየቅ ኢሜይል ልኬላለሁ…” ወይም “በዚህ ላይ መርዳት ይችሉ እንደሆነ እያሰብኩ ነበር…” ይላሉ አንዳንድ ጊዜ ለመፃፍ ምክንያቶችዎን ለማስረዳት ሁለት ዓረፍተ ነገሮች ያስፈልግዎታል።
- የተግባር ጥሪ። አንዴ ለኢሜይልዎ ምክንያትዎን ካብራሩ በኋላ, ተቀባዩ ምን ማድረግ እንዳለበት ማወቅ የለብዎትም. የተወሰኑ መመሪያዎችን ያቅርቡ. ለምሳሌ:
"እነዚያን ፋይሎች እስከ ሐሙስ ድረስ ልትልክልኝ ትችላለህ?" »
በሚቀጥሉት ሁለት ሳምንታት ውስጥ ይህንን መጻፍ ይቻል ይሆን? "
“እባክዎ ስለ ጉዳዩ Yanን ይፃፉ እና መቼ እንደጨረሱ ያሳውቁኝ። »
ጥያቄዎን በጥያቄ መልክ በማዋቀር ተቀባዩ ምላሽ እንዲሰጥ ተጋብዘዋል ፡፡ እንደአማራጭ እንዲሁ መጠቀም ይችላሉ-“ይህንን ሲያደርጉ ያሳውቁኝ” ወይም “ይህ ለእርስዎ የሚስማማ መሆኑን ያሳውቁኝ ፡፡” "
- የመዝጊያ. ኢሜልዎን ከመላክዎ በፊት የመዝጊያ መልእክት ማካተትዎን ያረጋግጡ። ይህ የእርምጃ ጥሪዎን እንደገና ለመድገም እና ተቀባዩ ጥሩ ስሜት እንዲሰማው ለማድረግ ሁለት ዓላማዎችን ያገለግላል።
የጥሩ መዝጊያ መስመሮች ምሳሌዎች-
በዚህ ላይ ስላደረጉልዎት እገዛ ሁሉ እናመሰግናለን ፡፡ "
“የምትመስለውን ለመስማት መጠበቅ አልችልም። »
ማንኛውም ጥያቄ ካለዎት ያሳውቁኝ ፡፡ "
- የመልዕክት መልዕክት ከተከተለበት በፊት ፊርማህን ለማከል ማሰብን ይጨርሱ.
በእውነት "እውነተኛዎች", "በታማኝነት", "መልካም ቀን" ወይም "አመሰግናለሁ" ሊሆን ይችላል.
