በቢዝነስ ውስጥ ከGmail ጋር ዝግጅቶችን እና ስብሰባዎችን ያቅዱ እና ያደራጁ
ዝግጅቶችን እና ስብሰባዎችን ማደራጀት በአንድ ኩባንያ ውስጥ ለመስራት አስፈላጊ አካል ነው። Gmail ለንግድ የክስተቶችን እቅድ እና ቅንጅት ለማመቻቸት ባህሪያትን ያቀርባል, በዚህም በቡድኖች መካከል ውጤታማ ትብብርን ያረጋግጣል.
ለ አንድ ክስተት ማቀድ, ጂሜይል በቢዝነስ ውስጥ የጉግል ካላንደርን በቀጥታ ለማዋሃድ ይፈቅዳል። ተጠቃሚዎች ክስተቶችን መፍጠር፣ ተሰብሳቢዎችን ማከል፣ አስታዋሾችን ማዘጋጀት እና እንዲያውም በግብዣው ውስጥ ተዛማጅ ሰነዶችን ማካተት ይችላሉ። በተጨማሪም, በተሳታፊዎች መካከል የሚፈጠሩ ግጭቶችን መርሐግብር ለማስቀረት መገኘትን መግለፅ ይቻላል. የፍለጋ ተግባሩ ለሁሉም ሰው የሚገኝ ማስገቢያ በፍጥነት ለማግኘት ቀላል ያደርገዋል።
Gmail for Business የቪዲዮ ኮንፈረንስ ባህሪያትን በማቅረብ ስብሰባዎችን ማደራጀት ቀላል ያደርገዋል። በGoogle Meet ተጠቃሚዎች ከገቢ መልእክት ሳጥንዎ በአንድ ጠቅታ የቪዲዮ ስብሰባዎችን ማስተናገድ ይችላሉ፣ ይህም ተሳታፊዎች ተጨማሪ ሶፍትዌሮችን ማውረድ ሳያስፈልጋቸው ስብሰባውን እንዲቀላቀሉ ያስችላቸዋል። የቪዲዮ ስብሰባዎች ቡድኖችን ለማሰባሰብ እና መረጃን ለመለዋወጥ ውጤታማ መንገድ ናቸው፣በተለይ አባላት በርቀት ሲሰሩ።
ተሳታፊዎችን ያስተባበሩ እና ቁልፍ መረጃዎችን ያካፍሉ።
ዝግጅቶችን ወይም ስብሰባዎችን ሲያዘጋጁ ተሳታፊዎችን ማስተባበር እና ጠቃሚ መረጃዎችን ለእነሱ ማካፈል አስፈላጊ ነው። Gmail ለንግድ ስራ ሁሉንም አስፈላጊ መረጃዎች እንደ ቀን፣ ሰዓት፣ አካባቢ እና አጀንዳ የኢሜይል ግብዣዎችን እንድትልክ በመፍቀድ ቀላል ያደርገዋል። እንዲሁም እንደ ማቅረቢያ ሰነዶች ወይም የስብሰባ ቁሳቁሶችን የመሳሰሉ አባሪዎችን ማከል ይችላሉ.
በተጨማሪም፣ ተሳታፊዎች ምላሽ እንዲሰጡ፣ ውድቅ እንዲያደርጉ ወይም አማራጭ ጊዜ እንዲጠቁሙ በግብዣዎች ውስጥ የተገነቡ የምላሽ አማራጮችን መጠቀም ይችላሉ። እነዚህ ምላሾች በቀን መቁጠሪያዎ ውስጥ በራስ-ሰር ይዘምናሉ፣ ይህም በክስተቱ ወይም በስብሰባው ላይ ስለመገኘት አጠቃላይ እይታ ይሰጥዎታል።
ትብብርን ለማመቻቸት ከGoogle Workspace Suite እንደ Google ሰነዶች፣ ሉሆች ወይም ስላይዶች ያሉ ሌሎች መሳሪያዎችን ማዋሃድ ያስቡበት። የተሳታፊዎችን ሀሳቦች ለመሰብሰብ የጋራ ሰነዶችን መፍጠር ይችላሉ ፣ ይከተሉየፕሮጀክት ሂደት ወይም በአቀራረቦች ላይ በቅጽበት ይተባበሩ። እነዚህን ቁሳቁሶች በቀጥታ በግብዣው ወይም በተከታይ ኢሜል ውስጥ በማጋራት፣ ሁሉም ሰው ለስብሰባ ወይም ለዝግጅቱ በብቃት ለማበርከት የሚያስፈልጋቸውን ግብዓቶች እንዳሉ ማረጋገጥ ይችላሉ።
የስብሰባዎችን እና ዝግጅቶችን ውጤታማነት ይቆጣጠሩ እና ይገምግሙ
አንድ ክስተት ወይም ስብሰባ ከተካሄደ በኋላ ዓላማዎች መሟላታቸውን ለማረጋገጥ እና የስብሰባውን ውጤታማነት ለመገምገም ውጤታማ ክትትል አስፈላጊ ነው. Gmail ለንግድ ስራ እነዚህን ገጽታዎች እንድታስተዳድሩ የሚያግዙህ በርካታ ባህሪያትን ይሰጣል።
በመጀመሪያ፣ ተከታይ ኢሜይሎችን ለታዳሚዎች መላክ ትችላለህ ስለተገኙ እናመሰግናለን፣ ግኝቶችን ወይም ውሳኔዎችን ያካፍሉ እና በሚቀጥሉት እርምጃዎች ላይ መረጃ ያቅርቡ። ይህ ሁሉም ሰው እንዲሳተፍ ይረዳል እና የስብሰባው ወይም የዝግጅቱ ግቦች በግልጽ መረዳታቸውን ያረጋግጣል።
ከዚያ በGmail እና Google Workspace ውስጥ የተሰሩ የተግባር አስተዳደር ባህሪያትን ለቡድን አባላት ስራዎችን ለመመደብ፣ የግዜ ገደቦችን ለመወሰን እና የፕሮጀክት ሂደትን ለመከታተል መጠቀም ይችላሉ። ይህ በስብሰባው ላይ የተስማሙ ድርጊቶች መተግበራቸውን እና ኃላፊነቶች በግልጽ መቀመጡን ያረጋግጣል.
በመጨረሻም አደረጃጀታቸውን እና አመራራቸውን ወደፊት ለማሻሻል የስብሰባዎችዎን እና የዝግጅቶቻችሁን ውጤታማነት መገምገም አስፈላጊ ነው። መላክ ትችላላችሁ የዳሰሳ ጥናቶች ወይም መጠይቆች ለተሳታፊዎች አስተያየት እና አስተያየት. እነዚህን ምላሾች በመተንተን ማሻሻያዎችን ማድረግ የምትችልባቸውን ቦታዎች ለይተህ ማወቅ እና የወደፊት ስብሰባዎችህን እና ዝግጅቶችህን ፍሰት ማመቻቸት ትችላለህ።
