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L’email est l'outil de communication privilégié par la plupart d'entre nous. Le courrier électronique est fabuleux parce qu’on n’a pas besoin d'être disponible en même temps que notre interlocuteur pour communiquer. Cela nous permet de faire avancer les dossiers en court lorsque nos collègues ne sont pas disponibles ou de l'autre côté du monde.

Cependant, la plupart d'entre nous se noient dans une liste interminable de courriels. Selon un rapport publié en 2016,  un utilisateur moyen en entreprises reçoit et envoie plus de 100 emails par jour.

De plus, les courriels sont trop facilement mal compris. Une étude récente de Sendmail a révélé que 64% des personnes ont envoyé ou reçu un courrier électronique qui a provoqué une colère ou une confusion involontaire.

En raison du volume de mails que nous envoyons et recevons, et parce que les courriels sont souvent mal interprétés, il est important de les rédiger de manière claire et concise.

Comment écrire correctement un e-mail professionnel

Écrire des emails courts et précis réduira le temps alloué à la gestion des courriels et vous rendra plus productif. En gardant vos courriels courts, vous passerez probablement moins de temps sur les courriels et plus de temps sur d'autres tâches. Cela dit, écrire clairement est une compétence. Comme toutes les compétences, vous devrez travailler à son développement.

Au commencement, il vous faudra peut-être autant de temps pour rédiger de courts emails que pour rédiger de longs emails. Toutefois, même si tel est le cas, vous aiderez vos collègues, clients ou employés à être plus productifs, car vous ajouterez moins d'encombrement à leur boîte de réception, ce qui les aidera à vous répondre plus rapidement.

En écrivant clairement, vous serez connu comme quelqu'un qui sait ce qu'il veut et qui fait bouger les choses. Les deux sont bons pour vos perspectives de carrière.

Alors, que faut-il faire pour écrire des courriels clairs, concis et professionnels ?

Identifiez votre but

Les e-mails clairs ont toujours un objectif clair.

Chaque fois que vous vous asseyez pour écrire un email, prenez quelques secondes pour vous demander : “Pourquoi est-ce que j'envoie ça ? Qu'est-ce que j'attends du destinataire ?

Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions, vous ne devriez pas envoyer de courrier électronique. Écrire des courriels sans savoir ce dont vous avez besoin vous fait perdre votre temps et celui de votre destinataire. Si vous ne savez pas précisément ce que vous voulez, vous aurez forcément du mal à vous exprimer clairement et de manière concise.

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Utilisez la règle ” Une chose à la fois”

Les emails ne sont pas faits pour remplacer les réunions. Avec les réunions de travail, plus vous travaillez sur des points de l'ordre du jour, plus la réunion est productive.

Avec les emails, le contraire est vrai. Moins vous incluez de sujets différents dans vos emails, plus les choses seront intelligibles pour votre interlocuteur.

C'est pourquoi c'est une bonne idée de pratiquer la règle du « une chose à la fois ». Faites en sorte que chaque email que vous envoyez ne concerne qu’une chose. Si vous avez besoin de communiquer sur un autre projet, écrivez un autre courriel.

C’est aussi le bon moment pour vous demander : “Cet email est-il vraiment nécessaire ?” Encore une fois, seuls les courriels absolument nécessaires témoignent du respect de la personne à qui vous envoyez des emails.

Pratique de l'empathie

L'empathie est la capacité de voir le monde à travers les yeux des autres. Lorsque vous faites cela, vous comprenez leurs pensées et leurs sentiments.

Lorsque vous écrivez des emails, réfléchissez à vos mots du point de vue du lecteur. Avec tout ce que vous écrivez, demandez-vous :

  • Comment pourrais-je interpréter cette phrase si je la recevais ?
  • Comporte-t-elle des termes ambigus où à préciser ?

Ceci est un  ajustement simple, mais efficace de  la façon dont vous devez écrire. Penser aux personnes qui vont vous lire transformera la façon dont elles vous répondent.

Voici une façon empathique de regarder le monde pour vous aider à démarrer. La plupart des gens :

  • Sont occupés. Ils n'ont pas le temps de deviner ce que vous voulez, et ils aimeraient pouvoir lire votre courrier électronique et y répondre rapidement.
  • Apprécient un compliment. Si vous pouvez dire quelque chose de positif sur eux ou sur leur travail, faites-le. Vos mots ne seront pas gaspillés.
  • Aiment être remercié. Si le destinataire vous a aidé de quelque manière que ce soit, rappelez-vous de le remercier. Vous devriez le faire même quand c'est leur travail de vous aider.

Abréger les présentations

Lorsque vous envoyez un courrier électronique à une personne pour la première fois, vous devez indiquer au destinataire qui vous êtes. Vous pouvez généralement le faire en une phrase. Par exemple : « C'était un plaisir de vous rencontrer à [l'événement X]. »

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Une façon d’écourter les présentations est de les écrire comme si vous vous rencontriez en face à face. Vous ne voudriez pas entrer dans un monologue de cinq minutes lorsque vous rencontrez quelqu'un en personne. Donc, ne le faites pas dans le courrier électronique.

Vous ne savez pas si une introduction est nécessaire. Peut-être avez-vous déjà contacté la destinataire, mais vous ne savez pas si elle se souviendra de vous. Vous pouvez laisser vos identifiants dans votre signature électronique.

Cela évite les malentendus. Vous présentez à nouveau à quelqu'un qui vous connaît déjà apparaît impoli. Si elle ne sait pas si elle vous connaît, vous pouvez simplement la laisser vérifier votre signature.

Limitez-vous à cinq phrases

Dans chaque email que vous écrivez, vous devez utiliser suffisamment de phrases pour dire ce dont vous avez besoin, sans plus. Une pratique utile consiste à se limiter à cinq phrases.

Moins de cinq phrases est souvent brutale et impolie, plus de cinq phrases font perdre du temps.

Il y aura des moments où il sera impossible de conserver un email contenant cinq phrases. Mais dans la plupart des cas, cinq phrases suffisent.

Adoptez la discipline des cinq phrases et vous vous retrouverez à écrire des courriels plus rapidement. Vous obtiendrez également plus de réponses.

Utilisez des mots courts

En 1946, George Orwell a conseillé aux écrivains de ne jamais utiliser un mot long où un court fera l'affaire.

Ce conseil est encore plus pertinent aujourd'hui, notamment lors de la rédaction des emails.

Les mots courts témoignent du respect de votre lecteur. En utilisant des mots courts, vous avez fait en sorte que votre message soit facile à comprendre.

La même chose est vraie des phrases courtes et des paragraphes. Évitez d’écrire de gros blocs de texte si vous souhaitez que votre message soit clair et facile à comprendre.

Utilisez la voix active

La voix active est plus facile à lire. Cela encourage également l'action et la responsabilité. En effet, dans la voix active, les phrases se concentrent sur la personne qui agit. Dans la voix passive, les phrases se concentrent sur l'objet sur lequel on agit. À la voix passive, il peut sembler que les choses se passent toutes seules. De manière active, les choses ne se produisent que lorsque les gens agissent.

S'en tenir à une structure standard

Quelle est la clé pour garder vos emails courts ? Utiliser une structure standard. Ceci est un modèle que vous pouvez suivre pour chaque email que vous écrivez.

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En plus de garder vos courriels courts, suivre une structure standard vous aide également à écrire rapidement.

Au fil du temps, vous développerez une structure qui fonctionnera pour vous. Voici une structure simple pour vous aider à démarrer :

  • Salutation
  • Un compliment
  • La raison de votre email
  • Un appel à l'action
  • Un message de clôture (Fermeture)
  • Signature

Regardons chacun de ceux-ci en profondeur.

  • Ceci est la première ligne de l'email. “Bonjour, [Prénom]” est un message d'accueil typique.

 

  • Lorsque vous envoyez un courriel à quelqu'un pour la première fois, un compliment constitue un excellent début. Un compliment bien écrit peut également servir d'introduction. Par exemple :

 

« J'ai apprécié votre présentation sur [sujet] le [date]. »

« J'ai trouvé votre blog sur [sujet] vraiment utile. »

« C'était un plaisir de vous rencontrer à [événement]. »

 

  • La raison de votre email. Dans cette section, vous dites : « Je vais envoyer un courriel pour poser des questions sur … » ou « Je me demandais si vous pouviez aider avec … » Vous aurez parfois besoin de deux phrases pour expliquer vos raisons d'écrire.

 

  • Un appel à l'action. Une fois que vous avez expliqué le motif de votre envoi par email, ne supposez pas que le destinataire saura quoi faire. Fournir des instructions spécifiques. Par exemple :

« Pourriez-vous m'envoyer ces fichiers d'ici jeudi ? »

« Pourriez-vous écrire cela dans les deux prochaines semaines ? »

« S'il te plaît, écris à Yann à ce sujet, et préviens-moi quand tu l'auras fait. »

En structurant votre demande sous forme de question, le destinataire est invité à y répondre. Alternativement, vous pouvez utiliser aussi : « faites-moi savoir quand vous avez fait cela » ou « faites-moi savoir si cela vous convient. »

 

  • Fermeture. Avant d’envoyer votre courrier électronique, veillez à inclure un message de clôture. Cela a le double objectif de réitérer votre appel à l'action et de faire en sorte que le destinataire se sente bien.

 

Exemples de bonnes lignes de fermeture :

« Merci pour toute votre aide avec ça. »

« J'ai hâte d'entendre ce que vous pensez. »

« Faites-moi savoir si vous avez des questions. »

  • Pour finir pensé à ajouter votre signature précédée d’un message de salutations.

Cela pourrait être “Bien à vous”, “Cordialement”, “Bonne journée” ou “Merci”.