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L’email nous permet souvent de communiquer davantage. En conséquence, Internet regorge de conseils pour mieux écrire, de listes de raisons pour éviter d'envoyer des emails à certains moments, ou de conseils sur la rapidité avec laquelle nous devrions répondre, etc. Cependant, la meilleure façon de gagner du temps et d'éviter la confusion pourrait être de se rappeler que certaines conversations ne peuvent avoir lieu par mail, voici quelques exemples.

Quand vous transmettez de mauvaises nouvelles

Il n'est pas facile de faire passer de mauvaises nouvelles, surtout lorsque vous devez les transmettre à votre patron ou à votre responsable. Mais, il y a plusieurs façons de minimiser la difficulté. Tout d'abord, ne la remettez pas à plus tard et ne perdez pas de temps ; vous devez assumer votre responsabilité et expliquer la situation de manière approfondie. Donner de mauvaises nouvelles par courrier électronique n’est pas une bonne idée, car cela peut être compris comme une tentative d’éviter la conversation. Vous pourriez renvoyer l’image d’une personne craintive, gênée ou même trop immature pour être force de proposition. Alors, quand vous avez une mauvaise nouvelle à annoncer, faites-le en personne à chaque fois que cela est possible.

Quand vous n'êtes pas tout à fait sûr de ce que vous voulez dire

En général, il est bon de s'efforcer d'être proactif plutôt que réactif. Malheureusement, le courrier électronique se prête bien à ce genre de réflexe. Nous nous sentons obligés de vider nos boîtes de réception,  la plupart des courriels nécessitant des réponses. Donc, parfois, même lorsque nous ne sommes pas tout à fait sûrs de la façon dont nous aimerions répondre, nos doigts commencent à taper de toute façon. Au lieu de cela, prenez une pause quand vous avez besoin d'en prendre une. Cherchez à obtenir plus d'information sur le sujet, plutôt que de répondre avant de savoir vraiment ce que vous pensez et ce que vous aimeriez dire.

Si vous vous sentez tourmenté par le ton

Beaucoup d'entre nous utilisent le mail pour éviter d'avoir une conversation difficile. L'idée est que ce média nous donne la possibilité d'écrire un courriel qui atteindra l'autre personne exactement comme nous l'espérons. Mais, trop souvent, ce n'est pas ce qui se passe. La première chose qui en souffre, c'est notre efficacité ; l'élaboration d'un courriel parfaitement rédigé prend tellement de temps. Alors, que bien souvent, l'autre personne ne lira pas notre email comme nous l'avions prévu de toute façon. Donc, si vous vous sentez tourmenté par le ton lorsque vous écrivez un mail, demandez-vous si dans ce cas aussi il ne serait pas plus logique de gérer cette conversation en face à face.

Si il est entre 21h et 6h et que vous êtes fatigué

Il est plus difficile de penser clairement quand on est fatigué, et les émotions peuvent aussi être fortes quand on est dans cet état. Donc, si vous êtes assis à la maison, et que vous êtes  en dehors des heures de bureau, pensez à appuyer sur enregistrer le brouillon plutôt que sur le bouton envoyer. Rédigez plutôt un premier jet au brouillon, s'il vous aide à oublier le problème, et lisez-le le matin avant de le finaliser, lorsque vous aurez une perspective plus fraîche.

Quand vous demandez une augmentation

Certaines conversations sont destinées à être tenues en face à face, quand vous cherchez à négocier une augmentation, par exemple. Ce n'est pas le genre de demande que vous voulez faire par email, principalement parce que vous voulez qu'il soit clair et que c'est une question que vous prenez au sérieux.  De plus, vous voulez être disponible pour répondre aux questions concernant votre demande. L'envoi d'un courriel pourrait envoyer un mauvais message. Prenez le temps de rencontrer en personne votre supérieur dans ces circonstances vous apporteras plus de résultats.