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Les messages d’absence sont des écrits de travail important. Mais pour beaucoup de raisons, ils peuvent être négligés. Cela s’explique par le contexte de leur écriture et parfois par la non-prise en compte de l’impact qu’ils peuvent avoir.

En effet, le message d’absence est un message automatique. Envoyé en guise de réponse à tout message réceptionné dans un intervalle de temps ou dans une période bien définie. Parfois, le message est préparé dans le contexte d’un départ en congé. Cette période où vous avez déjà certainement déjà l’esprit ailleurs n’est peut-être pas la mieux indiquée pour rédiger votre message.

Quel est l’intérêt de configurer un message d’absence automatique ?

Le message d’absence professionnel est important à maints égards. Il sert à prévenir tous vos collaborateurs de votre absence. Il sert également à fournir des informations qui leur permettent de continuer leurs activités en attendant que vous reveniez. Ces informations sont principalement la date de votre reprise, des coordonnées d’urgence pour vous contacter ou les coordonnées d’un collègue à contacter en cas d’urgence. Au vu de tout cela, le message d’absence est un acte de communication incontournable pour tout professionnel.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

Vu l’importance du message d’absence, il faudra prendre en compte plusieurs paramètres afin de ne pas choquer ou manquer de respect à votre interlocuteur. Mieux vaut sembler beaucoup trop respectueux qu’irrespectueux. Ainsi vous ne pouvez pas utiliser des expressions comme OUPS, pff, etc. Il vous faudra prendre en compte le profil de toutes les parties prenantes. Ainsi, évitez d’écrire comme si vous parliez juste à vos collègues alors que vos supérieurs ou des clients, des fournisseurs, ou même des autorités publiques peuvent vous envoyer des messages.

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Pour éviter ce désagrément, il est possible avec Outlook d’avoir un message d’absence pour les mails internes à l’entreprise et un autre message  pour les mails externes. En tout état de cause, il vous faudra prendre en compte tous les profils afin de produire un message d’absence bien structuré.

En outre, l’information doit être utile et précise. Éviter les messages ambigus de genre « je serai absent à partir de demain » sachant que celui qui reçoit cette information ne pourra pas connaître la date de ce « demain ».

Enfin, il faudra éviter d’utiliser un ton familier et désinvolte. En effet, l’euphorie des vacances en vue peut vous pousser à utiliser un ton trop familier. Penser à rester professionnel jusqu’au bout. De vive voix avec les collègues cela peut passer mais surtout pas dans le cadre des écrits de travail.

Quel type de message d’absence choisir ?

Pour éviter tous ces écueils, choisissez un style conventionnel. Ce dernier comprend vos noms et prénoms, l’information sur la date à laquelle vous pourrez traiter le message reçu et le ou les personnes à contacter en cas d’urgence.