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Manuscrite ou pas, l’écriture est indispensable dans l’univers professionnel . En effet, c’est un élément qui fait partie de vos missions au quotidien et qui joue un rôle essentiel dans vos échanges. Par ailleurs, il est important d’écrire efficacement afin de donner une bonne image de vous, mais aussi de l’entreprise que vous représentez. Pour ce faire, vous devez mettre en place une stratégie d’écriture fonctionnelle.

Une démarche en trois temps

Une bonne stratégie d’écriture est une démarche qui se fait en trois temps. En effet, il est évident que vous ne pouvez cumuler la recherche d’idées, la rédaction de phrases de qualité ainsi que le respect de la ponctuation. Ce sont autant de tâches qui entrainent une surcharge cognitive.

C’est la raison pour laquelle vous devez adopter une approche qui vous évitera d’être vite débordé. Celle-ci se présente sous la forme d’une division du travail répartie en trois temps.

D’abord, vous devrez préparer le contenu de vos messages. Ensuite, il faudra faire la mise en forme puis effectuer un retour sur le texte.

La stratégie d’écriture

Chaque phase de la programmation de votre production doit être suivie avec minutie.

La préparation du message

Il s’agit d’une phase qui ne requiert pas beaucoup d’écriture mais qui constitue tout de même la base de votre production.

En effet, c’est ici que vous allez définir le message selon le contexte et le destinataire. Les questions seront donc A QUI ? et POURQUOI ? C’est grâce à cela que vous pourrez avoir un aperçu des renseignements utiles pour le lecteur.

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Ce sera naturellement l’occasion d’évaluer les besoins en fonction de votre connaissance du destinataire , de la situation et de vos objectifs de communication. Par la suite, vous devrez faire la collecte des informations nécessaires puis les hiérarchiser afin d’établir un plan cohérent.

La mise en forme

Il s’agit de la phase où les idées du plan seront converties en un texte rédigé.

Vous allez ainsi travailler les mots, les phrases pour obtenir des formulations organisées et cohérentes. Sachez en ce sens que le langage écrit est unidimensionnel étant donné qu’il est linéaire. De ce fait, une phrase commence par une lettre majuscule et se termine par un point. De même, chaque phrase doit contenir un sujet, un verbe et un complément.

Dans votre description, il est essentiel que le destinataire puisse comprendre le texte de manière logique. C’est pourquoi vous devez prendre le soin de choisir vos mots et de définir la composition des paragraphes.

Révision du texte

Cette partie comprend la relecture de votre texte et constitue l’occasion de détecter les erreurs ainsi que les manques éventuels.

Vous allez également vous assurer d’avoir respecté les conventions d’écriture dans votre production et passer en révision certains passages de votre texte. Vous devez veiller à ce que les règles de lisibilité soient observées : définition des sigles, phrases courtes, chaque paragraphe une idée, équilibre des paragraphes, ponctuation appropriée, accords grammaticaux, etc.