Məqsədinizə uyğunlaşdırılmış standart modeli müəyyənləşdirin

Biznesdə istifadə olunan müxtəlif standart e-poçt hesabat şablonları var. Hesabatınızın məqsədi əsasında düzgün formatı seçmək mesajınızı aydın və effektiv şəkildə çatdırmaq üçün vacibdir.

Həftəlik və ya aylıq hesabat kimi müntəzəm monitorinq hesabatı üçün əsas rəqəmləri (satış, istehsal və s.) ehtiva edən cədvəl strukturunu seçin.

Büdcə və ya resurs sorğusu üçün giriş, ətraflı ehtiyaclarınız, arqument və nəticə ilə hissələrə bölünmüş bir fayl yazın.

Təcili reaksiya tələb edən böhran vəziyyətində problemləri, nəticələrini və hərəkətləri bir neçə şok cümlə ilə sadalamaqla birbaşa və güclü üsluba mərc edin.

Model nə olursa olsun, oxumağı asanlaşdırmaq üçün intertitrlər, güllələr, cədvəllər ilə formatlaşdırmaya diqqət yetirin. Aşağıdakı konkret nümunələr peşəkar və effektiv e-poçt hesabatları üçün hər bir vəziyyət üçün ən yaxşı formatı seçməyə kömək edəcək.

Cədvəl şəklində müntəzəm monitorinq hesabatı

Müntəzəm monitorinq hesabatı, məsələn, aylıq və ya həftəlik, əsas məlumatları vurğulayan aydın və sintetik struktur tələb edir.

Cədvəllərdəki format mühüm göstəriciləri (satış, istehsal, konversiya dərəcəsi və s.) mütəşəkkil və oxunaqlı şəkildə, bir neçə saniyə ərzində təqdim etməyə imkan verir.

Cədvəllərinizi dəqiq adlandırın, məsələn, “Onlayn satışın təkamülü (aylıq dövriyyə 2022)”. Vahidləri qeyd etməyi unutmayın.

Mesajı gücləndirmək üçün qrafika kimi vizual elementləri daxil edə bilərsiniz. Məlumatların düzgün olduğundan və hesablamaların düzgün olduğundan əmin olun.

Hər cədvəli və ya qrafiki 2-3 cümlə ilə əsas tendensiyaları və nəticələri təhlil edən qısa şərhlə müşayiət edin.

Cədvəl formatı alıcınızın əsas məlumatları tez oxumasını asanlaşdırır. Əsas məlumatların xülasə təqdimatını tələb edən müntəzəm monitorinq hesabatları üçün idealdır.

Böhran vəziyyətində təsirli e-poçt

Tez cavab tələb edən fövqəladə vəziyyətdə, qısa, kəskin cümlələr şəklində hesabatı seçin.

Problemi əvvəldən elan edin: “Serverimiz hücumdan sonra sıradan çıxdı, oflaynıq”. Sonra təsiri təfərrüatlandırın: itirilmiş dövriyyə, təsirlənən müştərilər və s.

Sonra zərərin məhdudlaşdırılması üçün görülən tədbirləri və dərhal həyata keçirilməli olanları sadalayın. Təcili sual və ya sorğu ilə bitirin: "Xidməti 48 saat ərzində bərpa etmək üçün əlavə resurslara arxalana bilərikmi?"

Böhranda əsas olan çətinliklər, nəticələr və cavablar haqqında bir neçə birbaşa cümlə ilə tez məlumat verməkdir. Mesajınız qısa və səfərbər olmalıdır. Zərif üslub bu tip təcili e-poçt hesabatı üçün ən təsirli olur.

 

Nümunə XNUMX: Ətraflı Aylıq Satış Hesabatı

Madam,

Mart ayı satışlarımızın ətraflı hesabatını aşağıda tapa bilərsiniz:

  1. Mağazada satış

Mağazadaxili satışlar keçən ayla müqayisədə 5% azalaraq 1 avroya düşüb. Budur, şöbələr üzrə təkamül:

  • Məişət texnikası: dövriyyəsi €550, stabil
  • DIY departamenti: dövriyyə 350% azalaraq 000 avro
  • Bağ bölməsi: €300 dövriyyə, 000% azalma
  • Mətbəx şöbəsi: €50 dövriyyə, 000% artıb

Bağ bölməsində azalma bu ay hava şəraitinin əlverişsiz olması ilə izah olunur. Mətbəx şöbəsində həvəsləndirici artıma diqqət yetirin.

  1. Onlayn satış

Veb saytımızdakı satışlar €900 səviyyəsində sabitdir. Mobilin payı onlayn satışların 000%-nə yüksəldi. Yeni Bahar kolleksiyamız sayəsində mebel və dekorasiya satışları kəskin şəkildə artır.

  1. Marketinq tədbirləri

Nənələr Günü üçün e-poçt kampaniyamız mətbəx şöbəsində 20 avro əlavə dövriyyə yaratdı.

İnteryer dizaynı ilə bağlı sosial şəbəkələrdəki əməliyyatlarımız da bu seqmentdə satışları artırdı.

  1. Nəticə

Mağazalarda bir qədər azalma olsa da, satışlarımız e-ticarət və məqsədyönlü marketinq əməliyyatları sayəsində möhkəm olaraq qalır. Bağ şöbəsində mövsümi azalmanı kompensasiya etmək üçün dekorasiya və mebel üzərində səylərimizi davam etdirməliyik.

Hər hansı bir izahat üçün sizin ixtiyarınızdayam.

Hörmətlə,

Jean Dupont Satıcı Şərq sektoru

İkinci misal: Yeni məhsul xəttinin işə salınması üçün əlavə büdcə tələbi

 

Baş direktor xanım,

2024-cü ilin iyun ayına planlaşdırılan yeni məhsul çeşidimizin təqdimatının bir hissəsi olaraq sizdən əlavə büdcə istəməkdən şərəf duyuram.

Bu strateji layihə, təklifimizi 20 əlavə istinad təklif etməklə, tələbin ildə 15% artan üzvi məhsulların canlı seqmentinə genişləndirmək məqsədi daşıyır.

Bu buraxılışın uğurunu təmin etmək üçün əlavə resursları səfərbər etmək vacibdir. Rəqəmsal təkliflərim bunlardır:

  1. Komandanın müvəqqəti gücləndirilməsi:
  • Qablaşdırma və texniki sənədləri yekunlaşdırmaq üçün 2 ay ərzində 6 tam ştatlı tərtibatçının işə götürülməsi (qiymət: €12000)
  • Veb kampaniyası üçün 3 ay ərzində rəqəmsal marketinq agentliyinə dəstək (8000€)
  1. Marketinq kampaniyası:
  • Sosial şəbəkələrdə nəşrlərimizə sponsorluq etmək üçün media büdcəsi (5000€)
  • E-poçtların yaradılması və göndərilməsi: qrafik dizayn, 3 kampaniya üçün göndərmə xərcləri (7000€)
  1. İstehlakçı testləri:
  • Məhsullar haqqında rəy toplamaq üçün istehlakçı panellərinin təşkili (4000€)

Bu, bu strateji başlanğıcın uğuru üçün lazım olan insan və marketinq resurslarının yerləşdirilməsi üçün cəmi 36 avrodur.

Növbəti görüşümüzdə bunu müzakirə etmək üçün sizin ixtiyarınızdayam.

Qayıdışınızı gözləyirik,

Cordialement,

John Dupont

Layihə meneceri

 

Üçüncü nümunə: Satış şöbəsinin aylıq fəaliyyət hesabatı

 

Hörmətli xanım Durand,

Satış departamentimizin mart ayı üzrə fəaliyyət hesabatı ilə aşağıda tanış ola bilərsiniz:

  • Axtarış səfərləri: Satış nümayəndələrimiz müştəri faylımızda müəyyən edilmiş 25 perspektivlə əlaqə saxladı. 12 təyinat müəyyən edilib.
  • Göndərilən təkliflər: Kataloqumuzdan qabaqcıl məhsullar üzrə 10 kommersiya təklifi göndərmişik, onlardan 3-ü artıq çevrilmişdir.
  • Ticarət sərgiləri: Expopharm sərgisindəki stendimiz 200-ə yaxın kontaktı cəlb etdi. Onlardan 15-ni gələcək təyinatlara çevirmişik.
  • Təlim: Yeni əməkdaşımız Lena məhsullarımız və satış planlarımızla tanış olmaq üçün Markla bir həftəlik sahə təlimi keçirdi.
  • Məqsədlər: Ay ərzində 20 yeni müqavilə ilə bağlı kommersiya məqsədimizə nail olundu. Yaradılan dövriyyə €30 təşkil edir.

Müştəri siyahımızı inkişaf etdirmək üçün səylərimizi davam etdiririk, mənə tövsiyələrinizi göndərməkdən çəkinməyin.

Hörmətlə,

Jean Dupont Satış Meneceri

 

Dördüncü Nümunə: Ətraflı Həftəlik Fəaliyyət Hesabatı – Supermarket Çörəyi

 

Hörmətli həmkarlar,

Çörək seximizin 1-7 mart həftəsi üçün ətraflı fəaliyyət hesabatı ilə aşağıda tanış ola bilərsiniz:

İstehsal:

  • Biz gündə orta hesabla 350 ənənəvi baget istehsal etdik, həftə ərzində cəmi 2100 ədəd.
  • Artan tələbatı ödəməyə imkan verən yeni sobamız sayəsində ümumi həcm 5% artıb.
  • Xüsusi çörəklərimizin (kənd, kəpək, dənli) çeşidinin şaxələndirilməsi öz bəhrəsini verir. Bu həftə 750 bişirdik.

Satış:

  • Ümumi dövriyyə 2500€, keçən həftə ilə müqayisədə sabitdir.
  • Vyana xəmirləri ən çox satılan məhsulumuz olaraq qalır (680 avro), ardınca nahar formulları (550 avro) və ənənəvi çörək (430 avro).
  • Bazar günü səhər satışları xüsusi brunch təklifi sayəsində xüsusilə güclü idi (dövriyyə € 1200).

Təchizat:

  • 50kq un və 25kq kərə yağı qəbulu. Səhmlər kifayət qədərdir.
  • Gələn həftə yumurta və maya sifariş etməyi düşünürəm.

İşçilər:

  • Julie gələn həftə tətildə olacaq, cədvəlləri yenidən təşkil edəcəyəm.
  • Satış üçün əlavə iş vaxtı təmin edən Bastien-ə təşəkkür edirik.

Problemlər:

  • Çərşənbə axşamı səhər sikkə mexanizminin pozulması, gün ərzində elektrikçi tərəfindən təmir edildi.

Hörmətlə,

Jean Dupont meneceri

 

Beşinci misal: Təcili problem – Mühasibat proqramının nasazlığı

 

Salam hər kəsə,

Bu səhər bizim mühasibat proqramında hesab-fakturaların daxil edilməsinə və baş kitabın monitorinqinə mane olan səhvlər var.

Əlaqə saxladığım İT xidmət provayderimiz son yeniləmənin sual altında olduğunu təsdiqləyir. Onlar düzəliş üzərində işləyirlər.

Bu arada əməliyyatları qeydə almağımız mümkün deyil və kassa monitorinqi pozulur. Çox tez geriyə düşmək riskimiz var.

Problemi müvəqqəti həll etmək üçün:

  • Hesab-fakturalarınızı/xərclərinizi götürəcəyim təcili excel faylına yazın
  • Müştəri sorğuları üçün hesabları canlı yoxlamaq üçün mənə zəng edin
  • Sizi tərəqqidən xəbərdar etmək üçün əlimdən gələni edirəm.

Xidmət provayderimiz tam səfərbərdir və bu problemi maksimum 48 saat ərzində həll etməyə ümid edir. Bu nasazlığın pis olduğunu bilirəm, anlayışınız üçün təşəkkür edirik. Zəhmət olmasa, hər hansı bir təcili məsələ ilə bağlı mənə məlumat verin.

Cordialement,

Jean Dupont Mühasib