Вызначце стандартную мадэль, адаптаваную да вашай мэты
Існуюць розныя стандартныя шаблоны справаздач па электроннай пошце, якія выкарыстоўваюцца ў бізнэсе. Выбар правільнага фармату ў залежнасці ад мэты вашага дакладу вельмі важны для выразнай і эфектыўнай перадачы вашага паведамлення.
Для рэгулярнай справаздачы аб маніторынгу, такой як штотыднёвая або штомесячная справаздача, абярыце структуру табліцы з ключавымі лічбамі (продажы, вытворчасць і г.д.).
Для запыту бюджэту або рэсурсаў напішыце файл, структураваны па частках з увядзеннем, вашымі падрабязнымі патрэбамі, аргументам і высновай.
У крызіснай сітуацыі, якая патрабуе тэрміновай рэакцыі, зрабіце стаўку на прамы і моцны стыль, пералічыўшы праблемы, наступствы і дзеянні ў некалькіх шакавальных прапановах.
Якой бы ні была мадэль, паклапаціцеся аб фарматаванні з дапамогай загалоўкаў, маркераў, табліц для палягчэння чытання. Прыведзеныя ніжэй канкрэтныя прыклады дапамогуць вам выбраць найлепшы фармат для кожнай сітуацыі для прафесійных і эфектыўных справаздач па электроннай пошце.
Рэгулярная маніторынгавая справаздача ў выглядзе табліц
Рэгулярны справаздачу аб маніторынгу, напрыклад, штомесячны або штотыднёвы, патрабуе выразнай і сінтэтычнай структуры, якая вылучае асноўныя дадзеныя.
Фармат у табліцах дазваляе прадставіць важныя паказчыкі (продажы, вытворчасць, каэфіцыент канверсіі і г.д.) у арганізаванай і зручнай форме за некалькі секунд.
Назавіце табліцы дакладнымі назвамі, напрыклад, «Эвалюцыя інтэрнэт-продажаў (месячны абарот 2022)». Памятайце пра адзінкі.
Вы можаце ўключыць візуальныя элементы, такія як графіка, каб узмацніць паведамленне. Пераканайцеся, што даныя правільныя, а разлікі правільныя.
Кожную табліцу або графік суправаджайце кароткім каментарыем з аналізам асноўных тэндэнцый і высновамі ў 2-3 сказах.
Фармат табліцы дазваляе вашаму атрымальніку хутка прачытаць самае неабходнае. Ён ідэальна падыходзіць для рэгулярных справаздач маніторынгу, якія патрабуюць зводнага прадстаўлення ключавых даных.
Эфектыўная электронная пошта ў выпадку крызісу
У надзвычайнай сітуацыі, якая патрабуе хуткага рэагавання, выбірайце справаздачу ў форме кароткіх яркіх прапаноў.
Абвясціце аб праблеме з самага пачатку: «Наш сервер не працуе пасля атакі, мы па-за сеткай». Затым падрабязна апішыце наступствы: страта абароту, пацярпелыя кліенты і г.д.
Затым пералічыце меры, прынятыя для абмежавання шкоды, і тыя, якія неабходна выканаць неадкладна. Скончыце надзённым пытаннем або просьбай: «Ці можам мы разлічваць на дадатковыя рэсурсы для аднаўлення абслугоўвання на працягу 48 гадзін?»
Ва ўмовах крызісу галоўнае ў некалькіх прамых сказах хутка паведаміць аб цяжкасцях, наступствах і адказах. Ваша паведамленне павінна быць кароткім і мабілізуючым. Яркі стыль з'яўляецца найбольш эфектыўным для гэтага тыпу экстраных паведамленняў па электроннай пошце.
Прыклад XNUMX: Падрабязная штомесячная справаздача аб продажах
Ніжэй глядзіце падрабязную справаздачу аб нашых сакавіцкіх распродажах:
- Распродажы ў крамах
Продажы ў крамах знізіліся на 5% у параўнанні з мінулым месяцам да 1 250 000 еўра. Вось развіццё па аддзелах:
- Бытавая тэхніка: абарот 550 000 еўра, стабільны
- Аддзел DIY: абарот 350 000 еўра, зніжэнне на 3%
- Секцыя садоў: абарот 300 000 еўра, зніжэнне на 15%
- Аддзел кухні: абарот 50 000 еўра, рост на 10%
Спад у садовым аддзеле тлумачыцца неспрыяльным надвор'ем у гэтым месяцы. Звярніце ўвагу на абнадзейлівы рост у кухонным аддзеле.
- Інтэрнэт-продажы
Продажы на нашым вэб-сайце стабільныя на ўзроўні 900 000 еўра. Доля Mobile вырасла да 35% інтэрнэт-продажаў. Продажы мэблі і дэкаратыўнага аздаблення рэзка выраслі дзякуючы нашай новай вясновай калекцыі.
- Маркетынгавыя акцыі
Наша электронная кампанія да Дня бабулі прынесла дадатковы абарот у 20 000 еўра ў кухонным аддзеле.
Нашы дзеянні ў сацыяльных сетках вакол дызайну інтэр'еру таксама спрыялі павелічэнню продажаў у гэтым сегменце.
- заключэнне
Нягледзячы на невялікае падзенне ў крамах, нашы продажы застаюцца стабільнымі, дзякуючы электроннай камерцыі і мэтавым маркетынгавым аперацыям. Мы павінны працягваць намаганні па аздабленні і мэблі, каб кампенсаваць сезонны спад садовага аддзела.
Я ў вашым распараджэнні для любых тлумачэнняў.
Bien Cordialement,
Jean Dupont Seller Усходні сектар
Другі прыклад: дадатковы бюджэтны запыт на запуск новай лінейкі прадуктаў
Я маю гонар запытаць у вас дадатковы бюджэт у рамках запуску нашага новага асартыменту прадуктаў, запланаванага на чэрвень 2024 года.
Гэты стратэгічны праект мае на мэце пашырыць нашу прапанову на рэзкі сегмент арганічных прадуктаў, дзе попыт расце на 20% у год, прапаноўваючы 15 дадатковых спасылак.
Каб гарантаваць поспех гэтага запуску, неабходна мабілізаваць дадатковыя рэсурсы. Вось мае лічбавыя прапановы:
- Часовае ўзмацненне каманды:
- Набор 2 штатных распрацоўшчыкаў на працягу 6 месяцаў для завяршэння ўпакоўкі і тэхнічнай дакументацыі (кошт: €12000 XNUMX)
- Падтрымка агенцтва лічбавага маркетынгу на працягу 3 месяцаў для вэб-кампаніі (8000 €)
- Маркетынгавая кампанія:
- Медыябюджэт для спансавання нашых публікацый у сацыяльных сетках (5000 €)
- Стварэнне і адпраўка электронных лістоў: графічны дызайн, кошт дастаўкі для 3 кампаній (7000 €)
- Спажывецкія тэсты:
- Арганізацыя спажывецкіх панэляў для збору водгукаў аб прадуктах (4000 €)
Гэта ў агульнай складанасці 36 000 еўра на разгортванне чалавечых і маркетынгавых рэсурсаў, неабходных для поспеху гэтага стратэгічнага запуску.
Я ў вашым распараджэнні, каб абмеркаваць гэта падчас нашай наступнай сустрэчы.
У чаканні вашага вяртання,
Cordialement,
Жан Дзюпэн
Кіраўнік праекта
Трэці прыклад: штомесячная справаздача аб дзейнасці аддзела продажаў
Ніжэй глядзіце справаздачу аб дзейнасці нашага аддзела продажаў за сакавік:
- Візіты для патэнцыйных кліентаў: нашы гандлёвыя прадстаўнікі звязаліся з 25 патэнцыйнымі кліентамі, указанымі ў файле нашых кліентаў. Прызначана 12 спатканняў.
- Адпраўленыя прапановы: мы адправілі 10 камерцыйных прапаноў па ключавых прадуктах з нашага каталога, 3 з якіх ужо пераўтвораны.
- Выставы: наш стэнд на выставе «Экспафарм» сабраў каля 200 кантактаў. Мы пераўтварылі 15 з іх у будучыя прызначэнні.
- Навучанне: наша новая супрацоўніца Лена прайшла тыдзень палявых трэніровак з Маркам, каб азнаёміцца з нашымі прадуктамі і продажамі.
- Мэты: Наша камерцыйная мэта ў 20 новых кантрактах на працягу месяца была дасягнута. Атрыманы абарот складае 30 000 еўра.
Мы працягваем нашы намаганні па развіцці нашага спісу кліентаў, не саромейцеся дасылаць мне свае рэкамендацыі.
Bien Cordialement,
Менеджэр па продажах Жан Дзюпон
Прыклад чацвёрты: Падрабязная штотыднёвая справаздача аб дзейнасці - Супермаркет пякарні
Ніжэй глядзіце падрабязную справаздачу аб дзейнасці нашай пякарні за тыдзень з 1 па 7 сакавіка:
Вытворчасць:
- Мы выраблялі ў сярэднім 350 традыцыйных багетаў у дзень, у агульнай складанасці 2100 за тыдзень.
- Агульны аб'ём павялічыўся на 5% дзякуючы нашай новай печы, што дазваляе нам задаволіць расце попыт.
- Дыверсіфікацыя асартыменту спецыяльнага хлеба (сельскага, грубага памолу, крупянога) дае плён. На гэтым тыдні мы спяклі 750.
Продажы:
- Агульны абарот складае 2500 €, стабільны ў параўнанні з мінулым тыднем.
- Венская выпечка застаецца нашым бестселерам (680 еўра), за ёй ідуць формулы для абеду (550 еўра) і традыцыйны хлеб (430 еўра).
- Распродажы раніцай у нядзелю былі асабліва моцнымі (абарот 1200 еўра) дзякуючы спецыяльнай прапанове позняга сняданку.
Пастаўка:
- Прыём 50 кг мукі і 25 кг масла. Запасаў дастаткова.
- Думаю пра тое, каб замовіць яйкі і дрожджы на наступны тыдзень.
Персанал:
- Джулі будзе ў водпуску на наступным тыдні, я буду рэарганізаваць графікі.
- Дзякуй Бастыену, які забяспечвае звышурочныя для продажу.
Праблемы:
- Паломка манетнага механізму ў аўторак раніцай, рамантавалася на працягу дня электрыкам.
Bien Cordialement,
Менеджэр Жан Дзюпон
Пяты прыклад: Тэрміновая праблема – няспраўнасць бухгалтарскага праграмнага забеспячэння
Сёння раніцай наша бухгалтарскае праграмнае забеспячэнне мае памылкі, якія перашкаджаюць уводу рахункаў-фактур і маніторынгу галоўнай кнігі.
Наш пастаўшчык ІТ-паслуг, з якім я звязаўся, пацвярджае, што гаворка ідзе пра нядаўняе абнаўленне. Яны працуюць над выпраўленнем.
Пакуль у нас немагчыма фіксаваць транзакцыі і парушаны маніторынг касавых сродкаў. Мы рызыкуем вельмі хутка адстаць.
Каб часова выправіць праблему:
- Запішыце свае рахункі/выдаткі ў экстраны файл Excel, які я здабуду
- Па запытах кліентаў тэлефануйце мне, каб праверыць уліковыя запісы ў рэжыме рэальнага часу
- Я раблю ўсё магчымае, каб інфармаваць вас аб прагрэсе.
Наш пастаўшчык паслуг цалкам мабілізаваны і спадзяецца вырашыць гэтую праблему на працягу максімум 48 гадзін. Я ведаю, што гэтая няспраўнасць дрэнная, дзякуй за разуменне. Калі ласка, паведамляйце мне аб любых тэрміновых праблемах.
Cordialement,
Бухгалтар Жан Дзюпон
