Разберете важността на управлението на неактивен акаунт в Gmail
Управлението на нашите онлайн акаунти се превърна в неразделна част от нашето ежедневие. Сред тези акаунти Gmail се откроява като една от услугите на най-популярните месинджъри и най-използван. Какво обаче се случва, когато спрем да използваме акаунт в Gmail?
Важно е да се отбележи, че дори ако Gmail акаунтът е неактивен, той продължава да получава имейли. Това може да създаде проблеми, тъй като вашите събеседници може да не знаят, че имейл адресът, на който пишат, вече не се консултира. За щастие Google предостави решение за това: автоматичен отговор за неактивни акаунти.
От 1 юни 2021 г. Google въведе политика, според която данните от неактивни акаунти, които имат място за съхранение, могат да бъдат изтрити, ако не е влизано в акаунта в Gmail в продължение на 24 месеца. Вашият акаунт обаче няма да бъде изтрит и ще остане функционален, освен ако не решите друго.
Възможно е също да съкратите времето, от което вашият Gmail акаунт трябва да се счита за неактивен. Не е нужно да чакате 2 години, за да се активира автоматичният отговор. Настройките ви позволяват да зададете неактивност на 3 месеца, 6 месеца, 12 месеца или 18 месеца. Освен това активирате автоматичния отговор от неактивния мениджър на акаунти.
Как да настроите Gmail акаунт на неактивен и да активирате автоматичен отговор
Важно е да разберете кога и как акаунт в Gmail се счита за неактивен. От 1 юни 2021 г. Google въведе политика за изтриване на данни от неактивни акаунти, които имат място за съхранение. Ако не влезете в акаунта си в Gmail в продължение на 24 месеца, Google ще счита акаунта за неактивен и може да изтрие съхранените данни. Google обаче няма да изтрие акаунта ви, дори ако имейл адресът ви не е бил използван повече от 2 години. Вашият акаунт в Gmail винаги ще работи, освен ако не решите друго.
Има опция в настройките на вашия акаунт в Google, за да поискате автоматично изтриване на вашия адрес в Gmail след избран период на неактивност. Можете също така да решите да съкратите времето, след което акаунтът ви в Gmail трябва да се счита за неактивен. Не е необходимо да чакате 2 години, за да се активира изпращането на автоматичен отговор. Настройките ви позволяват да зададете неактивност на 3 месеца, 6 месеца, 12 месеца или 18 месеца. Освен това активирате автоматичния отговор от неактивния мениджър на акаунти.
За да активирате автоматичен отговор, когато някой напише имейл до вашия неактивен акаунт в Gmail, първо трябва да зададете период от време, след който акаунтът ви да се счита за неактивен. Ето различните стъпки, които трябва да следвате:
- Отидете до мениджъра на неактивни акаунти.
- Определете продължителността, от която вашият акаунт трябва да се счита за неактивен.
- Посочете телефонен номер и имейл адрес за връзка (когато дойде времето, ще получите известия, за да ви уведомим, че акаунтът става неактивен).
- Щракнете върху Напред, за да конфигурирате изпращането на автоматичен имейл, след като сте определили продължителността на неактивност в мениджъра на неактивни акаунти.
- Изберете темата и напишете съобщението, което ще бъде изпратено.
Тези стъпки ще ви позволят да настроите автоматични съобщения в случай на неактивност. На същата страница можете да посочите данните за контакт на хора, които след това могат да поемат вашия акаунт в случай на неактивност. Следващата страница ви позволява да изберете дали искате акаунтът ви да бъде изтрит след зададеното време на неактивност.
Можете да промените настройките си по всяко време, като отидете на Управление на вашия Google акаунт > Данни и поверителност > Планирайте историческото си наследство.
Плюсовете и минусите на активирането на автоматичен отговор на неактивен Gmail акаунт
Активирането на автоматичен отговор на неактивен акаунт в Gmail може да бъде практично решение за информиране на вашите кореспонденти, че вече не проверявате този акаунт. Тази функция обаче има както предимства, така и недостатъци.
Сред предимствата е, че избягва объркване или разочарование от страна на вашите кореспонденти. Те няма да седят в очакване на отговор, който никога няма да дойде. Освен това може да ви помогне да поддържате професионален имидж, дори ако вече не проверявате този акаунт.
Има обаче и недостатъци, които трябва да имате предвид. Например, активирането на автоматичен отговор може да насърчи спамерите да изпращат повече съобщения до вашия акаунт, знаейки, че ще получат отговор. Освен това, ако получавате важни имейли в този акаунт, може да ги пропуснете, ако вече не проверявате акаунта.
