Aujourd’hui, le mail est la meilleure façon de communiquer en toute simplicité, rapidité et efficacité. Pour les échanges professionnels, il est le moyen le plus couramment utilisé.
Pour écrire un mail professionnel, il faut respecter certains critères, conseils et règles, que nous allons essayer de vous expliquer tout au long de l’article.
Exemple de plan d’écriture pour un mail professionnel
Parfois, le mail peut être compliqué à gérer dans un contexte professionnel. Le plan à suivre pour écrire un mail professionnel doit mettre à la disposition du destinataire tous les éléments nécessaires en étant bref et précis.
Pour écrire un mail professionnel, vous pouvez adopter le plan suivant :
- Un objet clair et explicite
- Une formule d’appel
- Une entame qui doit situer le contexte de communication
- Une formule de politesse pour conclure
- Une signature
Bien choisir l’objet d’un mail professionnel
Selon les estimations, un professionnel peut recevoir en moyenne 100 mails par jour. Il faut donc bien choisir l’objet de votre mail pour l’inciter à l’ouvrir. Pour ce faire, il y a des règles à respecter :
1-Écrire un objet court
Afin d’augmenter le taux d’ouverture de votre mail, les experts recommandent d’utiliser idéalement un objet de 50 caractères maximum.
Vous ne disposez que d’un espace restreint pour écrire votre objet, il faut donc faire le choix d’un objet bien précis, tout en utilisant des verbes d’action en rapport avec le contenu de votre mail.
Généralement, les objets longs sont mal lus sur les Smartphones, qui deviennent de plus en plus utilisés par les professionnels pour consulter leurs mails.
2-Personnaliser l’objet de votre mail
Si possible, il faut mentionner le nom et le prénom de vos contacts au niveau de l’objet. C’est un élément qui peut augmenter le taux d’ouverture.
En mettant les coordonnées de votre destinataire au niveau de l’objet du mail, il se sentira valorisé et reconnu, ce qui l’incitera à ouvrir et lire votre mail.
Le corps d’un mail professionnel
Pour écrire un mail professionnel, il est conseillé de rédiger clairement le corps de votre mail sans vous écarter du sujet et tout en vous basant sur certaines normes de styles et de présentation.
Prenez le soin d’écrire un mail bref, avec des phrases courtes et précises qui donneront plus de confort de lecture à votre destinataire.
Voici quelques points à retenir :
1-Utiliser une police de caractères classiques
La plupart des services de messagerie électronique permettent à l’utilisateur de choisir la police et le style du texte. Lorsqu’il s’agit d’un mail professionnel, il faut choisir une police de caractères classiques comme « Times New Roman » ou « Arial ».
Il est déconseillé d’employer une police décorative.
On vous conseille aussi :
- D’adopter une taille de police lisible
- D’éviter les italiques, le surlignage ou les couleurs
- De ne pas écrire tout le texte en majuscules
2-Rédiger une bonne formule d’appel
Pour un mail professionnel, il est préférable comme préciser plus haut de s’adresser au destinataire par son nom, tout en incluant le titre de civilité de la personne suivi de son nom de famille.
3-Présentez-vous dans le premier paragraphe
Si vous écrivez à une personne pour la première fois (un nouveau client par exemple), il est très important de se présenter et expliquer brièvement l’objet de votre message.
Vous pouvez consacrer à cette petite présentation une ou deux phrases.
4-L’information la plus importante en priorité
Après votre présentation, on passe au point le plus important.
Il est très intéressant de citer les informations les plus importantes au début de votre mail. Vous ferez gagner du temps à votre destinataire en clarifiant vos intentions.
Il faut attirer l’attention de votre correspondant et aller droit au but.
5-Employer un vocabulaire formel
Étant donné que vous écrivez un mail professionnel, il faut faire bonne impression.
On vous conseille donc de rédiger des phrases complètes dans un style poli.
Il est déconseillé d’utiliser :
- Les mots d’argot ;
- Les abréviations inutiles ;
- Les émoticônes ou les émojis ;
- Les plaisanteries ;
- Les mots grossiers ;
6-Faire une conclusion appropriée
Pour terminer un mail, il faut penser à la signature à utiliser, le ton à adopter, et la formule de politesse à choisir.
Il faut bien garder à l’esprit que la communication professionnelle reste un langage très codifié. Il est très important de bien connaître les règles et choisir la bonne formule à utiliser à la fin du mail.
La formule utilisée doit être adaptée à la qualité de son destinataire et au contexte de l’échange.
Par exemple, si on s’adresse à un supérieur hiérarchique ou à un client, on peut utiliser « sincères salutations », qui est la formule la plus appropriée. Alors que s’il s’agit d’un collègue, on peut finir notre mail par l’expression « Bonne fin de journée ! »
En ce qui concerne la signature, on peut paramétrer son logiciel de courrier électronique pour insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin de nos mails.
Pour être efficace, la signature doit être courte :
- Pas plus de 4 lignes ;
- Pas plus de 70 caractères par ligne ;
- Mettre vos nom et prénom, votre fonction, le nom de la société, l’adresse de votre site web, votre numéro de téléphone et de Fax, et éventuellement un lien vers votre profil LinkedIn ou Viadeo ;
Exemple :
Robert Holliday
Représentant de la société Y
http:/www.votresite.com
Tél. : 06 00 00 00 00 / Fax : 06 00 00 00 00
Mobile : 06 00 00 00 00
Quelques formules de politesse :
- Cordialement ;
- Bien cordialement ;
- Salutations distinguées ;
- Respectueusement ;
- Salutations cordiales ;
- Sincères salutations ;
- Bien à vous ;
- Au plaisir de vous revoir ;
- Salutations chaleureuses …
Pour les personnes qu’on connaît particulièrement bien, on peut utiliser des formules cordiales de types « salut », « amitiés », « à plus » …
Autres exemples de formules classiques :
- Veuillez agréer, Monsieur/Madame, l’expression de mes sentiments distingués ;
- Veuillez agréer, Monsieur/Madame, l’expression de mes cordiales salutations ;
- Veuillez recevoir, Monsieur/Madame, mes salutations distinguées ;
- Veuillez recevoir, Monsieur/Madame, mes sentiments respectueux et dévoués ;
- Je vous prie d’agréer, Monsieur/Madame, mes sincères salutations ;
- Je vous prie d’agréer, Monsieur/Madame, l’expression de ma considération distinguée ;
- En vous demandant de bien vouloir accepter mes salutations distinguées ;
- En vous remerciant de l’attention que vous porterez à ma demande ;
- Daignez agrée, Monsieur/Madame, l’hommage de mon profond respect ;
- Dans l’attente de vous lire, je vous prie d’agréer, Monsieur/Madame, l’assurance de ma considération distinguée ;
- Avec mes remerciements, je vous prie de trouver ici, Monsieur/Madame, l’expression de mes sentiments distingués ;
7-Inclure les pièces jointes
En ce qui concerne les pièces jointes, il ne faut pas oublier d’en informer le destinataire en les mentionnant dans le corps de votre mail avec courtoisie.
Il est très intéressant de citer la taille et le nombre des pièces jointes envoyées au destinataire.
Focus: La pyramide inversée
En ce qui concerne la méthode dite de la pyramide inversée, elle consiste à commencer le texte de votre mail professionnel par l’information principale de votre message puis de poursuivre avec les autres informations par ordre décroissant d’importance.
Mais pourquoi adopter cette méthode ?
Généralement, la première phrase est mieux lue que le reste du message. Elle doit être attractive. En adoptant la méthode de la pyramide inversée, on peut facilement capter l’attention du lecteur et lui donner envie de lire le mail jusqu’au bout.
En ce qui concerne la rédaction, il est conseillé d’utiliser quatre paragraphes au maximum, de 3 à 4 lignes chacun, tout en se focalisant sur une idée bien précise par paragraphe.
Si vous voulez adopter cette méthode, on vous conseille d’utiliser :
- des phrases relativement courtes ;
- des mots de liaison pour relier les phrases entre elles ;
- un langage courant et professionnel.
MÉMENTO
Comme vous l’avez bien compris, un mail professionnel n’a rien à voir avec celui qu’on envoie à un copain. Il y a des règles qu’on doit respecter à la lettre.
1-Bien soigner le sujet
Comme on l’a bien précisé, il faut rédiger correctement le champ objet (ou sujet) de votre mail professionnel. Il doit être concis et explicite. Votre destinataire doit comprendre immédiatement le contenu de votre mail. Il pourra donc décider s’il doit l’ouvrir sur-le-champ ou le lire plus tard.
2-Être courtois
Comme vous l’avez bien compris, il faut utiliser les formules de salutation et de politesse en contexte.
Les formules devront être brèves et très bien choisies.
3-Corriger les fautes d’orthographe
Tout d’abord, il faut relire votre mail et vous assurer que vous n’avez oublié aucune information nécessaire, et pour quoi ne pas le faire lire par quelqu’un d’autre. Il est très intéressant d’avoir l’avis d’une autre personne.
Pour corriger les fautes d’orthographe et de grammaire, on vous conseille de copier et coller votre mail sur un logiciel de traitement de texte et faire une vérification automatique. Même si ce logiciel ne corrige pas toutes les fautes, il peut vous aider. Sinon, vous pouvez aussi investir dans un logiciel professionnel de correction.
4-Signer obligatoirement votre mail
Il est très important d’ajouter une signature à votre mail professionnel. Il faut suivre les règles citées en haut pour rédiger une signature professionnelle.
En mentionnant les différentes informations relatives à votre fonction, votre société … votre destinataire comprendra rapidement à qui il a à faire.
5-Personnaliser votre mail
S’il est général, le mail a moins de chances d’être lu. Vous devez faire sentir au destinataire que le mail s’adresse à lui uniquement. Il faut donc personnaliser l’objet, et bien choisir la formule à adopter pour commencer votre mail.
S’il s’agit d’un mail groupé, il est important de créer différentes listes en fonction des caractéristiques de vos destinataires, leurs préférences, leurs intérêts et leur localisation. La segmentation de vos destinataires vous permet d’augmenter le taux d’ouverture de vos mails.
6-Donner envie d’ouvrir le mail
En écrivant un mail professionnel, il faut toujours donner envie au destinataire de l’ouvrir. Généralement, l’objet est le premier élément qui pousse un correspondant à ouvrir votre mail et le lire. Il faut donc donner plus d’importance à votre objet, le soigner et le rendre le plus attractif possible.
Dans le même sens, les deux premières phrases de votre mail doivent donner envie au destinataire de continuer la lecture. Il est recommandé de citer l’information la plus importante au début de votre mail et déclencher la curiosité de votre correspondant.
7-Éviter les objets trompeurs
Il ne faut jamais utiliser un objet trompeur pour augmenter le taux d’ouverture de vos mails.
Il faut savoir que votre mail véhicule votre image (ou celle de votre société).Donc, il est très important d’éviter les objets provocants et trompeurs. L’objet doit être conforme au contenu de votre mail.
8-Se mettre à la place du lecteur
L’empathie est un élément très important à prendre en compte. Il faut se mettre à la place de votre destinataire afin de bien rédiger l’objet de votre mail et le rendre attractif. Il faut se mettre à la place de votre correspondant et lister une série de questions qu’il peut se poser. C’est à partir des réponses que vous pouvez bien adapter le titre de votre mail.
9-Utiliser une adresse e-mail professionnelle
Les adresses personnelles telles lovelygirl@… Ou gentleman@… sont absolument à proscrire. Dans le cadre des relations professionnelles, on ne s’adresse jamais à un interlocuteur en utilisant ce type d’adresses e-mail.
Il est recommandé d’utiliser une adresse e-mail professionnelle, ou au moins une adresse personnelle avec votre nom et prénom.
Le mail professionnel exige une communication de très bonne qualité, un vocabulaire bien précis, un texte concis, une demande bien claire et une orthographe irréprochable. En adoptant les règles, astuces et conseils que nous venons de citer, vous pouvez écrire un mail attractif, qui intéressera tout de suite votre destinataire et suscitera son intérêt.
