Ako nemate jasnu rutinu za upravljanje obradom svojih e-poruka, oni brzo mogu postati izvor značajnog gubitka vremena. S druge strane, ako uradite ono što je potrebno na nivou organizacije kako ne biste bili zatrpani desetinama nepročitanih mejlova. Tada možete očistiti svoj um od svake mogućnosti da propustite važnu e-poštu. Ovaj članak navodi niz dokazanih praksi. Ako ih usvojite, sigurno ćete moći mnogo mirnije upravljati svojim poštanskim sandučićem.
Automatski ili ručno klasificirajte bilo koji e-mail u namjensku mapu ili podmape.
Ovo je vrsta metode koja će vam omogućiti da brzo sortirate svoje e-poruke prema važnosti. Možete odabrati da svoje e-poruke klasificirate prema temi, temi, rokovima. Važno je iskoristiti sve karakteristikama vašeg poštanskog sandučeta za potpuno upravljanje vašim mailovima. Nakon što kreirate direktorij s mapom i podmapom u skladu s načinom organizacije koji vam odgovara. Svaka poruka će imati svoje mjesto u vašem poštanskom sandučetu kao i svaka papirna datoteka na vašem stolu. Dakle, kada istekne trenutak za obradu vaših e-poruka, možete se koncentrirati na 100% na ostatak svog posla.
Planirajte određeno vrijeme za obradu vaših e-poruka
Naravno, morate biti odgovorni i biti u mogućnosti obraditi poruke koje čekaju od vas trenutni odgovor. Za kraj, planirajte najrelevantnije trenutke, kako biste dosljedno rješavali svoje e-poruke. Započnite s pripremom svih elemenata potrebnih za obradu vašeg rada. Datoteke za papir, spajalice, pisači, sve mora biti pri ruci kako bi se olakšala maksimalna koncentracija. Bez obzira na to kada se odlučite. Sada kada je vaš poštanski sandučić organiziran poput centra za razvrstavanje poštanskih pošiljaka, imate mogućnost mirne obrade vaših e-poruka sa efikasnošću i brzinom.
Očistite svoj poštanski sandučić brisanjem svih nepotrebnih biltena
Je li vaš poštanski sandučić stalno parazitiran nezanimljivim biltenima ili oglasima? Obavezno riješite poštanski sandučić svih tih biltena koji više liče na neželjenu poštu nego išta drugo. Morate sistematski odjaviti pretplatu sa svih ovih spiskova koji vam ne donose ništa konkretno i koji mogu brzo postati invazivni. Možete koristiti alate poput Cleanfox gdje OdvojiteMe učinite potrebno u nekoliko klikova. Bez da vam oduzmu jutro, ova vrsta rješenja ogromno će vam pomoći da zaustavite ovo digitalno zagađenje. Hiljade poruka e-pošte mogu se relativno brzo obraditi.
Postavljanje automatskog odgovora
Uskoro ćete dugo ići na odmor. Detalji koji se ne zanemaruju aktivirali su automatski odgovor vašeg poštanskog sandučeta. To je nešto važno, tako da su svi ljudi s kojima profesionalno dopisujete e-poštom dobro informirani o vašoj odsutnosti. Mnogi nesporazumi mogući su kad kupac ili dobavljač izgube strpljenje, jer ove poruke ostaju bez odgovora. Ovo se lako može izbjeći kratkom porukom koja će se automatski poslati za vrijeme vašeg odmora. Samo morate navesti datum povratka s godišnjeg odmora, a zašto ne i e-mail kolegu ako je potrebno.
Tempirajte broj e-poruka koje šaljete kopijom
Sustavno korištenje e-poruka poslanih u kopiji (CC) i nevidljive karbonske kopije (CCI) može brzo generirati beskrajne razmjene. Ljudi koji su trebali primiti vašu poruku samo radi informacija, sada zahtijevaju pojašnjenja. Drugi se pitaju zašto su dobili ovu poruku i s pravom je doživljavaju kao gubljenje vremena. Kad se odlučujete staviti nekoga u petlju, provjerite je li vaš izbor zaista relevantan. Poruke poslane bilo kome na bilo koji način treba izbjegavati.
Imajte na umu da adresa e-pošte može imati pravnu vrijednost
Koliko god je moguće čuvajte sve svoje e-poruke, oni imaju snagu dokazivanja, posebno industrijskog suda. Elektronička poruka ako je ovjerena istom pravnom vrijednošću kao i pismo koje bi napisali rukom. Ali pazite, čak i jednostavna poruka poslan bez razmišljanja za kolegu ili klijenta mogu imati ozbiljne posljedice. Ako kupac dokaže, e-pošta ima podršku, da niste poštovali svoje obaveze u pogledu isporuke ili drugo. Morate snositi posljedice za svoj posao i za sebe. U privrednim sporovima kao i u industrijskim sudovima kaže se da je dokaz "besplatan". To znači da je sudac taj koji će odlučiti i da je bolje da pažljivo klasificirate svoje poruke e-pošte nego da ih stavite u smeće.
