Els missatges d'absència són un treball important per escriure. Però per moltes raons, es poden passar per alt. Això s'explica pel context de la seva redacció i de vegades per no tenir en compte l'impacte que poden tenir.

De fet, el missatge d’absència és un missatge automàtic. S'envia com a resposta a qualsevol missatge rebut en un interval de temps o en un període definit. De vegades, el missatge es prepara en el context d’anar de permís. És possible que aquest període, quan probablement ja tingueu la ment en un altre lloc, no sigui el millor moment per escriure el vostre missatge.

Quin sentit té configurar un missatge d’absència automàtic?

L’absència del missatge laboral és important en molts aspectes. S'utilitza per notificar la vostra absència a tots els vostres empleats. També serveix per proporcionar informació que els permet continuar les seves activitats mentre espera que torni. Aquesta informació és principalment la data de la vostra recuperació, les dades de contacte d’emergència per contactar-vos o les dades de contacte d’un company per contactar en cas d’emergència. A la vista de tot això, el missatge d’absència és un acte de comunicació essencial per a qualsevol professional.

Quins són els errors a evitar?

Donada la importància del missatge d’absència, s’han de tenir en compte diversos paràmetres per no impactar ni faltar al respecte al vostre interlocutor. Millor sonar massa respectuós que poc respectuós. Per tant, no podeu utilitzar expressions com OUPS, pff, etc. Haureu de tenir en compte el perfil de totes les parts interessades. Per tant, eviteu escriure com si només parléssiu amb companys de feina quan els vostres superiors o clients, proveïdors o fins i tot autoritats públiques us poguessin enviar missatges.

LLEGIR  Plantilla de carta: sol·liciteu el pagament del vostre permís pagat no utilitzat

Per evitar aquest inconvenient, és possible que l'Outlook tingui un missatge d'absència per als correus interns de l'empresa i un altre per als correus externs. En qualsevol cas, haureu de tenir en compte tots els perfils per generar un missatge d’absència ben estructurat.

A més, la informació ha de ser útil i precisa. Eviteu missatges ambigus com ara "Estaré absent a partir de demà" sabent que qui rep aquesta informació no podrà saber la data d'aquesta "demà".

Finalment, eviteu utilitzar un to familiar i informal. De fet, l'eufòria d'unes vacances a la vista pot fer que utilitzeu un to massa familiar. Recordeu mantenir-vos professionals fins al final. Oralment amb els companys, això pot passar, però sobretot no en el context dels documents de treball.

Quin tipus de missatge d'absència triar?

Per evitar totes aquestes trampes, trieu un estil convencional. Inclou els vostres noms i cognoms, informació sobre quan podeu processar el missatge rebut i les persones amb les quals podeu contactar en cas d'emergència.