Si no teniu una rutina clara per gestionar el processament dels vostres correus electrònics, ràpidament es poden convertir en una font de pèrdua de temps considerable. D'altra banda, si fas el que calgui a nivell organitzatiu per no deixar-te aclaparar per desenes de correus electrònics no llegits. Aleshores, podeu esborrar la vostra ment de qualsevol possibilitat de perdre un correu electrònic important. Aquest article enumera una sèrie de pràctiques provades. En adoptar-los, segur que podreu gestionar la vostra bústia amb molta més serenitat.
Classifiqueu automàticament o manualment qualsevol correu electrònic en una carpeta o subcarpetes dedicades.
Aquest és el tipus de mètode que us permetrà ordenar ràpidament els vostres correus electrònics per ordre d’importància. Podeu optar per classificar els vostres correus electrònics per temes, per temes, per terminis. L’important és aprofitar-ne tots les característiques de la vostra bústia per gestionar els vostres correus de manera totalment operativa. Un cop hàgiu creat un directori amb carpeta i subcarpeta segons el mode d’organització que us convingui. Cada missatge tindrà el seu lloc a la vostra bústia, com cada fitxer de paper de l'escriptori. Per tant, un cop transcorregut el moment de processar els vostres correus electrònics, podeu concentrar-vos al 100% en la resta del vostre treball.
Planifiqueu un moment específic per al processament dels vostres correus
Per descomptat, heu de mantenir la resposta i ser capaç de processar missatges que esperen una resposta immediata de vosaltres. Per a la resta, planifiqueu el moment més rellevant per tractar els vostres correus de forma coherent. Comença per preparar tots els elements necessaris per a la tramitació del teu treball. Arxius de paper, grapadores, impressores, tot ha de ser útil per facilitar la màxima concentració. No importa quan triïs. Ara que la bústia està organitzada com un centre d’ordenació postal, teniu la possibilitat de processar els vostres correus amb calma amb eficiència i rapidesa.
Netegeu la vostra bústia suprimint tots els butlletins no necessaris
La vostra bústia està constantment parasitada per butlletins o anuncis que no puguin interessar-se? Tingueu cura de desfer-vos de la bústia de tots aquests butlletins que s’assemblen més a correu brossa que a qualsevol altra cosa. Us heu de donar de baixa sistemàticament de totes aquestes llistes de correu que no us aporten res concret i que poden esdevenir més invasius. Podeu utilitzar eines com Cleanfox où Desenvolupeu-me feu el necessari en pocs clics. Sense prendre’t un matí, aquest tipus de solucions t’ajudaran enormement a acabar amb tota aquesta contaminació digital. Milers de correus electrònics es poden processar relativament ràpidament.
Configura una resposta automàtica
Ben aviat anireu de vacances durant molt de temps. Un detall que no s'ha de passar per alt, ha activat la resposta automàtica de la bústia. Això és important per tal que totes les persones amb qui es correspongui professionalment per correu electrònic estiguin ben informades de la vostra absència. Molts malentesos són possibles quan un client o proveïdor perd la paciència, perquè aquests missatges romanen sense resposta. Es pot evitar fàcilment amb un missatge curt que s’enviarà automàticament durant les vostres vacances. Només haureu d’indicar la data del vostre retorn de vacances i per què no el correu electrònic d’un company si cal.
Modifiqueu el número de correus electrònics que envieu en còpia
L’ús sistemàtic de correus electrònics enviats en còpia de carboni (CC) i còpia de carboni invisible (CCI) pot generar ràpidament intercanvis interminables. Les persones que només suposadament havien de rebre el vostre missatge per obtenir informació, ara necessiten aclariments. Altres es pregunten per què han rebut aquest missatge i el perceben amb raó com una pèrdua de temps. Quan feu la decisió de posar-hi algú al llaç, assegureu-vos que la vostra elecció sigui realment rellevant. S'han d'evitar els missatges enviats a qualsevol persona de qualsevol manera.
Recordeu que un correu electrònic pot tenir valor legal
En la mesura del possible, conservi tots els vostres correus electrònics, tenen la prova de la prova, en particular al tribunal industrial. Un missatge electrònic si està certificat amb el mateix valor legal que una carta que hauríeu escrit a mà. Però vés amb compte, fins i tot un simple missatge enviat sense pensar a un company o a un client pot tenir greus conseqüències. Si un client demostra, el correu electrònic té el suport, que no ha respectat els seus compromisos en termes de lliurament o altres. Hauràs de suportar les conseqüències per al teu negoci i per a tu mateix. En les disputes comercials com en els tribunals industrials, es diu que la prova és "gratuïta". És a dir que serà el jutge qui decidirà i que és millor haver classificat acuradament els seus correus electrònics que no pas haver-los posat a les escombraries.
