Per què és crucial començar bé un correu electrònic?
En els negocis, la teva escriptura s'enfronta constantment a un gran repte: captar l'atenció del lector. Els vostres destinataris, gestors aclaparats, han d'ordenar una gran quantitat d'informació diària. Resultat? Només donen uns quants segons preciosos a cada missatge nou.
Una introducció dèbil, avorrida, mal feta... i la indiferència està assegurada! Pitjor, una sensació de cansament que comprometrà la comprensió plena del missatge. N'hi ha prou amb dir-ho, un amarg fracàs editorial.
Per contra, una introducció reeixida i impactant us permetrà despertar immediatament l'interès de la vostra jerarquia o dels vostres companys. Una introducció acurada demostra la vostra professionalitat i el vostre domini dels codis de comunicació empresarial.
La trampa a evitar absolutament
Massa escriptors de negocis cometen l'error fatal: entrar en detalls des de les primeres paraules. Creient que estan fent el correcte, de seguida salten al cor de la qüestió. Un error vergonyós!
Aquest enfocament "bla" desgasta ràpidament el lector abans que arribi fins i tot al cor de la qüestió. Des de les primeres paraules, recull, desanimat per aquest preàmbul confús i poc inspirador.
Pitjor encara, aquest tipus d'introducció no té en compte els problemes del destinatari. No destaca els beneficis concrets que es podrien derivar del contingut del missatge.
Els 3 ingredients màgics d'una introducció captivadora
Per tenir èxit en les vostres presentacions, els professionals recomanen un mètode de 3 passos, imparable per generar l'atenció i la bona voluntat del lector:
Un "ganxo" potent per colpejar el jugador
Ja sigui una frase impactant, una pregunta provocadora o fins i tot xifres sorprenents... Comenceu amb un element fort que atragui i desperta la curiositat del vostre interlocutor.
Context clar i directe
Després del clic inicial, seguiu amb una frase senzilla i directa per establir les bases del tema en qüestió. El lector ha d'entendre immediatament de què es tracta, sense necessitat de pensar.
Els beneficis per al destinatari
Últim moment imprescindible: explica per què li interessa aquest contingut, què n'ha de guanyar directament. Els vostres arguments sobre el "benefici" són decisius per aconseguir que la gent es dediqui a la lectura.
Com organitzar aquests 3 components?
La seqüència recomanada típica és la següent:
- Una frase de xoc o una pregunta enganxosa com a obertura
- Continueu amb 2-3 línies de contextualització del tema
- Conclou amb 2-3 línies detallant els beneficis per al lector
Naturalment, podeu ajustar les proporcions en funció de la naturalesa del missatge. El ganxo pot ser més o menys suportat, la part de contextualització més o menys proporcionada.
Però seguiu aquesta estructura general "ganxo -> context -> beneficis". Constitueix un excel·lent fil comú per introduir el cos del vostre missatge amb impacte.
Exemples parlants d'introduccions impactants
Per visualitzar millor el mètode, res millor que unes quantes il·lustracions concretes. Aquests són alguns models típics d'introduccions reeixides:
Exemple de correu electrònic entre companys:
“Un petit aclariment us podria estalviar un 25% en el vostre proper pressupost de comunicacions... Durant les últimes setmanes, el nostre departament ha identificat una nova estratègia de patrocini especialment rendible. En implementar-lo a partir del proper exercici, reduiríeu significativament les vostres despeses alhora que guanyareu visibilitat".
Exemple de presentació d'un informe a la direcció:
“Els últims resultats confirmen que el llançament s'ha convertit en un autèntic èxit comercial. En només 2 mesos, la nostra quota de mercat en el sector de l'ofimàtica ha augmentat 7 punts! En detall, aquest informe analitza els factors clau d'aquest rendiment, però també les àrees a planificar per perpetuar aquesta dinàmica tan prometedora”.
Aplicant aquestes receptes efectives, els teus escrits professionals tindrà impacte des de les primeres paraules. Agafa el teu lector, desperta el seu interès... i la resta seguirà amb naturalitat!
