Nodwch y model safonol sydd wedi'i addasu i'ch amcan
Mae yna dempledi adroddiadau e-bost safonol amrywiol a ddefnyddir mewn busnes. Mae dewis y fformat cywir yn seiliedig ar ddiben eich adroddiad yn hanfodol er mwyn cyfleu eich neges yn glir ac yn effeithiol.
Ar gyfer adroddiad monitro rheolaidd fel adroddiad wythnosol neu fisol, dewiswch strwythur tabl gyda ffigurau allweddol (gwerthiant, cynhyrchiad, ac ati).
Ar gyfer cais cyllideb neu adnoddau, ysgrifennwch ffeil wedi'i strwythuro mewn rhannau gyda chyflwyniad, eich anghenion manwl, dadl a chasgliad.
Mewn sefyllfa o argyfwng sy'n gofyn am ymateb brys, betiwch arddull uniongyrchol a phwerus trwy restru'r problemau, y canlyniadau a'r gweithredoedd mewn ychydig o frawddegau brawychus.
Beth bynnag fo'r model, gofalwch am y fformatio gyda rhyngdeitlau, bwledi, tablau i hwyluso darllen. Bydd yr enghreifftiau concrid isod yn eich helpu i ddewis y fformat gorau ar gyfer pob sefyllfa ar gyfer adroddiadau e-bost proffesiynol ac effeithiol.
Adroddiad monitro rheolaidd ar ffurf tablau
Mae'r adroddiad monitro rheolaidd, er enghraifft yn fisol neu'n wythnosol, yn gofyn am strwythur clir a synthetig sy'n amlygu'r data allweddol.
Mae'r fformat mewn tablau yn ei gwneud hi'n bosibl cyflwyno'r dangosyddion pwysig (gwerthiant, cynhyrchu, cyfradd trosi, ac ati) mewn ffordd drefnus a darllenadwy, mewn ychydig eiliadau.
Teitl eich tablau yn fanwl gywir, er enghraifft “Esblygiad gwerthiannau ar-lein (trosiant misol 2022)”. Cofiwch sôn am yr unedau.
Gallwch ymgorffori elfennau gweledol fel graffeg i atgyfnerthu'r neges. Sicrhewch fod y data'n gywir a'r cyfrifiadau'n gywir.
Gyda phob tabl neu graff gyda sylwebaeth fer yn dadansoddi'r prif dueddiadau a chasgliadau, mewn 2-3 brawddeg.
Mae fformat y tabl yn ei gwneud hi'n hawdd i'ch derbynnydd ddarllen yr hanfodion yn gyflym. Mae'n ddelfrydol ar gyfer adroddiadau monitro rheolaidd sy'n gofyn am gyflwyniad cryno o ddata allweddol.
Yr e-bost sy'n cael effaith os bydd argyfwng
Mewn sefyllfa o argyfwng sy'n gofyn am ymateb cyflym, dewiswch adroddiad ar ffurf brawddegau byr, bachog.
Cyhoeddwch y broblem o'r cychwyn cyntaf: “Mae ein gweinydd i lawr yn dilyn ymosodiad, rydyn ni all-lein”. Yna rhowch fanylion yr effaith: trosiant coll, cwsmeriaid yr effeithir arnynt, ac ati.
Yna rhestrwch y camau a gymerwyd i gyfyngu ar y difrod, a'r rhai i'w gweithredu ar unwaith. Gorffennwch gyda chwestiwn neu gais brys: “A allwn ni ddibynnu ar adnoddau ychwanegol i adfer gwasanaeth o fewn 48 awr?”
Mewn argyfwng, yr allwedd yw rhoi gwybod yn gyflym am yr anawsterau, y canlyniadau a'r atebion mewn ychydig o frawddegau uniongyrchol. Rhaid i'ch neges fod yn gryno ac yn symudol. Mae'r arddull punchy yn fwyaf effeithiol ar gyfer y math hwn o adroddiad e-bost brys.
Enghraifft XNUMX: Adroddiad Gwerthiant Misol Manwl
Gweler isod adroddiad manwl ein gwerthiant ym mis Mawrth:
- Gwerthiannau yn y siop
Roedd gwerthiannau yn y siop i lawr 5% ers y mis diwethaf i € 1. Dyma'r esblygiad fesul adran:
- Offer cartref: trosiant o € 550, sefydlog
- Adran DIY: trosiant o €350, i lawr 000%
- Adran yr ardd: trosiant o €300, i lawr 000%
- Adran gegin: trosiant o € 50, i fyny 000%
Eglurir y dirywiad yn yr adran arddio gan y tywydd anffafriol y mis hwn. Sylwch ar y twf calonogol yn yr adran gegin.
- Gwerthiannau ar-lein
Mae gwerthiannau ar ein gwefan yn sefydlog ar € 900. Cododd cyfran Mobile i 000% o werthiannau ar-lein. Mae gwerthiant dodrefn ac addurniadau wedi cynyddu’n sydyn diolch i’n casgliad Gwanwyn newydd.
- Gweithredoedd marchnata
Cynhyrchodd ein hymgyrch e-bost ar gyfer Diwrnod y Tadau Mamau drosiant ychwanegol o €20 yn yr adran gegin.
Fe wnaeth ein gweithrediadau ar rwydweithiau cymdeithasol o amgylch dylunio mewnol hefyd hybu gwerthiant yn y gylchran hon.
- Casgliad
Er gwaethaf gostyngiad bach mewn siopau, mae ein gwerthiant yn parhau i fod yn gadarn, wedi'i ysgogi gan e-fasnach a gweithrediadau marchnata wedi'u targedu. Rhaid inni barhau â'n hymdrechion ar addurno a chelfi i wneud iawn am y dirywiad tymhorol yn yr adran arddio.
Yr wyf ar gael ichi am unrhyw eglurhad.
Yn gywir,
Jean Dupont Gwerthwr sector Dwyrain
Ail enghraifft: Cais cyllideb ychwanegol ar gyfer lansio llinell cynnyrch newydd
Mae’n anrhydedd gennyf ofyn am gyllideb ychwanegol gennych fel rhan o lansiad ein hystod newydd o gynhyrchion sydd wedi’u hamserlennu ar gyfer Mehefin 2024.
Nod y prosiect strategol hwn yw ymestyn ein harlwy i’r segment bywiog o gynnyrch organig, lle mae’r galw’n cynyddu 20% y flwyddyn, trwy gynnig 15 geirda ychwanegol.
Er mwyn sicrhau llwyddiant y lansiad hwn, mae'n hanfodol defnyddio adnoddau ychwanegol. Dyma fy nghynigion rhifiadol:
- Atgyfnerthu'r tîm dros dro:
- Recriwtio 2 ddatblygwr amser llawn dros 6 mis i gwblhau'r pecynnu a'r dogfennau technegol (cost: € 12000)
- Cefnogaeth asiantaeth marchnata digidol am 3 mis ar gyfer yr ymgyrch we (8000 €)
- Ymgyrch farchnata:
- Cyllideb cyfryngau i noddi ein cyhoeddiadau ar rwydweithiau cymdeithasol (5000 €)
- Creu ac anfon e-byst: dylunio graffeg, costau cludo ar gyfer 3 ymgyrch (7000 €)
- Profion defnyddwyr:
- Trefnu paneli defnyddwyr i gasglu adborth ar gynhyrchion (4000 €)
Mae hynny'n gyfanswm o €36 i ddefnyddio'r adnoddau dynol a marchnata sydd eu hangen ar gyfer llwyddiant y lansiad strategol hwn.
Bydd ar gael ichi ei drafod yn ein cyfarfod nesaf.
Wrth aros eich dychweliad,
Cordialement,
John Dupont
Rheolwr Prosiect
Trydydd enghraifft: Adroddiad gweithgaredd misol yr adran werthu
Gweler isod adroddiad gweithgaredd ein hadran werthu ar gyfer mis Mawrth:
- Darpar ymweliadau: Cysylltodd ein cynrychiolwyr gwerthu â 25 o ragolygon a nodwyd yn ein ffeil cwsmer. Mae 12 apwyntiad wedi'u pennu.
- Cynigion a anfonwyd: Rydym wedi anfon 10 cynnig masnachol ar gynhyrchion allweddol o'n catalog, ac mae 3 ohonynt eisoes wedi'u trosi.
- Sioeau masnach: Denodd ein stondin yn y sioe Exopharm tua 200 o gysylltiadau. Rydym wedi trosi 15 ohonynt yn apwyntiadau yn y dyfodol.
- Hyfforddiant: Dilynodd ein cydweithiwr newydd Lena wythnos o hyfforddiant maes gyda Marc i ymgyfarwyddo â’n cynnyrch a’n meysydd gwerthu.
- Amcanion: Cyflawnwyd ein hamcan masnachol o 20 o gontractau newydd dros y mis. Cynhyrchodd y trosiant gyfanswm o €30.
Rydym yn parhau â'n hymdrechion i ddatblygu ein rhestr cleientiaid, peidiwch ag oedi cyn anfon eich argymhellion ataf.
Yn gywir,
Rheolwr Gwerthiant Jean Dupont
Enghraifft Pedwar: Adroddiad Manwl ar Weithgaredd Wythnosol – Popty Archfarchnad
Gweler isod adroddiad gweithgaredd manwl ein becws ar gyfer wythnos Mawrth 1-7:
Cynhyrchu:
- Cynhyrchwyd cyfartaledd o 350 baguettes traddodiadol y dydd, am gyfanswm o 2100 dros yr wythnos.
- Mae'r cyfaint cyffredinol i fyny 5% diolch i'n popty newydd, sy'n ein galluogi i gwrdd â'r galw cynyddol.
- Mae arallgyfeirio ein hamrywiaeth o fara arbennig (cefn gwlad, gwenith cyflawn, grawnfwydydd) yn dwyn ffrwyth. Fe wnaethon ni bobi 750 yr wythnos hon.
Gwerthiant:
- Y trosiant cyffredinol yw 2500 €, yn sefydlog o'i gymharu â'r wythnos ddiwethaf.
- Teisennau Fienna yw ein gwerthwr gorau o hyd (€ 680), ac yna fformiwlâu cinio (€ 550) a bara traddodiadol (€ 430).
- Roedd gwerthiant bore Sul yn arbennig o gryf (trosiant o € 1200) diolch i'r cynnig brecinio arbennig.
Cyflenwi:
- Derbyniad o 50kg o flawd a 25kg o fenyn. Mae'r stociau'n ddigonol.
- Meddwl archebu wyau a burum ar gyfer wythnos nesaf.
Staff :
- Bydd Julie ar wyliau yr wythnos nesaf, byddaf yn ad-drefnu'r amserlenni.
- Diolch i Bastien sy'n darparu goramser ar werth.
Problemau:
- Dadansoddiad o'r mecanwaith darn arian fore Mawrth, wedi'i atgyweirio yn ystod y dydd gan y trydanwr.
Yn gywir,
Jean Dupont Rheolwr
Pumed enghraifft: Problem frys - Camweithio meddalwedd cyfrifo
Y bore yma, mae gan ein meddalwedd cyfrifo fygiau sy'n atal mynediad i anfonebau a monitro'r cyfriflyfr cyffredinol.
Mae ein darparwr gwasanaeth TG, y gwnes i gysylltu ag ef, yn cadarnhau bod diweddariad diweddar dan sylw. Maen nhw'n gweithio ar atgyweiriad.
Yn y cyfamser, mae'n amhosibl i ni gofnodi trafodion ac amharir ar fonitro arian parod. Rydym mewn perygl o fynd ar ei hôl hi yn gyflym iawn.
I ddatrys y broblem dros dro:
- Ysgrifennwch eich anfonebau/treuliau ar ffeil excel brys y byddaf yn ei hadalw
- Ar gyfer ymholiadau cleientiaid, ffoniwch fi i wirio cyfrifon yn fyw
- Gwnaf fy ngorau i roi gwybod i chi am gynnydd.
Mae ein darparwr gwasanaeth yn llawn ac yn gobeithio datrys y broblem hon o fewn 48 awr ar y mwyaf. Gwn fod y camweithio hwn yn ddrwg, diolch am eich dealltwriaeth. Rhowch wybod i mi am unrhyw faterion brys.
Cordialement,
Cyfrifydd Jean Dupont
