Identificer standardmodellen tilpasset dit mål

Der er forskellige standard e-mail-rapportskabeloner, der bruges i erhvervslivet. At vælge det rigtige format baseret på formålet med din rapport er afgørende for at formidle dit budskab klart og effektivt.

For en regelmæssig overvågningsrapport såsom en ugentlig eller månedlig rapport skal du vælge en tabelstruktur med nøgletal (salg, produktion osv.).

For et budget- eller ressourceanmodning skal du skrive en fil struktureret i dele med en introduktion, dine detaljerede behov, et argument og en konklusion.

I en krisesituation, der kræver en akut reaktion, skal du satse på en direkte og kraftfuld stil ved at liste problemerne, konsekvenserne og handlingerne i nogle få chokerende sætninger.

Uanset modellen skal du sørge for formateringen med mellemtekster, punkttegn, tabeller for at lette læsningen. De konkrete eksempler nedenfor hjælper dig med at vælge det bedste format til hver enkelt situation for professionelle og effektive e-mailrapporter.

Den regelmæssige overvågningsrapport i form af tabeller

Den regelmæssige overvågningsrapport, for eksempel månedlig eller ugentlig, kræver en klar og syntetisk struktur, der fremhæver nøgledataene.

Formatet i tabeller gør det muligt at præsentere de vigtige indikatorer (salg, produktion, omregningskurs osv.) på en organiseret og læsbar måde på få sekunder.

Navngiv dine tabeller præcist, for eksempel "Udvikling af onlinesalg (månedlig omsætning 2022)". Husk at nævne enhederne.

Du kan inkorporere visuelle elementer som grafik for at forstærke budskabet. Sørg for, at dataene er korrekte, og at beregningerne er korrekte.

Ledsager hver tabel eller graf med en kort kommentar, der analyserer de vigtigste tendenser og konklusioner i 2-3 sætninger.

Tabelformatet gør det nemt for din modtager at læse det væsentlige hurtigt. Den er ideel til regelmæssige overvågningsrapporter, der kræver en sammenfattende præsentation af nøgledata.

Den virkningsfulde e-mail i tilfælde af en krise

I en nødsituation, der kræver en hurtig reaktion, skal du vælge en rapport i form af korte, stærke sætninger.

Meddel problemet fra starten: "Vores server er nede efter et angreb, vi er offline". Detaljer derefter virkningen: mistet omsætning, berørte kunder osv.

Angiv derefter de foranstaltninger, der er truffet for at begrænse skaden, og dem, der skal implementeres med det samme. Afslut med et presserende spørgsmål eller anmodning: "Kan vi regne med yderligere ressourcer til at genoprette servicen inden for 48 timer?"

I en krise er nøglen hurtigt at informere om vanskelighederne, konsekvenserne og svarene i et par direkte sætninger. Dit budskab skal være kort og mobiliserende. Den punchy stil er mest effektiv til denne type nødrapport via e-mail.

 

Eksempel XNUMX: Detaljeret månedlig salgsrapport

Fru,

Nedenfor finder du den detaljerede rapport om vores salg i marts:

  1. Salg i butikken

Salget i butikkerne faldt med 5 % fra sidste måned til 1 €. Her er udviklingen efter afdeling:

  • Husholdningsapparater: omsætning på €550, stabil
  • Gør-det-selv-afdeling: omsætning på €350, et fald på 000 %
  • Havesektion: omsætning på €300, et fald på 000 %
  • Køkkenafdeling: omsætning på €50, op 000 %

Nedgangen i haveafdelingen forklares med det ugunstige vejr i denne måned. Bemærk den opmuntrende vækst i køkkenafdelingen.

  1. Online salg

Salget på vores hjemmeside er stabilt på €900. Mobiles andel steg til 000% af onlinesalget. Salget af møbler og dekoration er steget markant takket være vores nye forårskollektion.

  1. Markedsføringshandlinger

Vores e-mail-kampagne til Bedstemødres Dag gav en ekstra omsætning på €20 i køkkenafdelingen.

Vores aktiviteter på sociale netværk omkring boligindretning har også sat skub i salget i dette segment.

  1. Konklusion

På trods af et lille fald i butikkerne er vores salg fortsat solidt, drevet af e-handel og målrettede marketingoperationer. Vi skal fortsætte vores indsats med dekoration og møbler for at kompensere for sæsonens tilbagegang i haveafdelingen.

Jeg står til din rådighed for enhver afklaring.

Med venlig hilsen

Jean Dupont Sælger Øst sektor

Andet eksempel: Yderligere budgetanmodning for lancering af en ny produktlinje

 

Fru generaldirektør,

Jeg har den ære at anmode dig om et ekstra budget som en del af lanceringen af ​​vores nye produktsortiment, der er planlagt til juni 2024.

Dette strategiske projekt har til formål at udvide vores tilbud til det livlige segment af økologiske produkter, hvor efterspørgslen vokser med 20% om året, ved at tilbyde 15 yderligere referencer.

For at sikre en succes med denne lancering er det vigtigt at mobilisere yderligere ressourcer. Her er mine numeriske forslag:

  1. Midlertidig forstærkning af holdet:
  • Rekruttering af 2 fuldtidsudviklere over 6 måneder for at færdiggøre emballagen og den tekniske dokumentation (pris: €12000)
  • Support af et digitalt marketingbureau i 3 måneder til webkampagnen (8000€)
  1. Marketingkampagne:
  • Mediebudget til at sponsorere vores publikationer på sociale netværk (5000€)
  • Oprettelse og afsendelse af e-mails: grafisk design, forsendelsesomkostninger for 3 kampagner (7000€)
  1. Forbrugertest:
  • Organisering af forbrugerpaneler til at indsamle feedback om produkter (4000€)

Det er i alt €36 til at implementere de menneskelige og marketingsmæssige ressourcer, der er nødvendige for succesen med denne strategiske lancering.

Jeg står til din rådighed for at drøfte det på vores næste møde.

I afventning af din tilbagevenden,

Hilsen,

John Dupont

Projektleder

 

Tredje eksempel: Salgsafdelingens månedlige aktivitetsrapport

 

Kære fru Durand,

Nedenfor finder du aktivitetsrapporten fra vores salgsafdeling for marts måned:

  • Prospekteringsbesøg: Vores salgsrepræsentanter kontaktede 25 kundeemner identificeret i vores kundekartotek. 12 aftaler er fastsat.
  • Sendte tilbud: Vi har sendt 10 kommercielle tilbud på flagskibsprodukter fra vores katalog, hvoraf 3 allerede er konverteret.
  • Messer: Vores stand på Expopharm-messen tiltrak omkring 200 kontakter. Vi har konverteret 15 af dem til fremtidige ansættelser.
  • Træning: Vores nye samarbejdspartner Lena fulgte en uges felttræning med Marc for at gøre sig bekendt med vores produkter og salgsargumenter.
  • Mål: Vores kommercielle mål om 20 nye kontrakter i løbet af måneden er nået. Den genererede omsætning beløber sig til €30.

Vi fortsætter vores bestræbelser på at udvikle vores kundeliste, tøv ikke med at sende mig dine anbefalinger.

Med venlig hilsen

Jean Dupont salgschef

 

Eksempel fire: Detaljeret ugentlig aktivitetsrapport – Supermarkedsbageri

 

Chers kolleger,

Nedenfor finder du den detaljerede aktivitetsrapport fra vores bageri for ugen 1-7 marts:

Produktion:

  • Vi producerede i gennemsnit 350 traditionelle baguettes om dagen, for i alt 2100 i løbet af ugen.
  • Den samlede volumen er steget med 5 % takket være vores nye ovn, som giver os mulighed for at imødekomme den stigende efterspørgsel.
  • Diversificeringen af ​​vores udvalg af specialbrød (landskab, fuldkorn, korn) bærer frugt. Vi bagte 750 i denne uge.

Salg:

  • Den samlede omsætning er 2500€, stabilt i forhold til sidste uge.
  • Wienerkager forbliver vores bestseller (€680), efterfulgt af frokostformler (€550) og traditionelt brød (€430).
  • Salget søndag morgen var særligt stærkt (omsætning på €1200) takket være det særlige brunchtilbud.

Forsyning:

  • Modtagelse af 50 kg mel og 25 kg smør. Lagrene er tilstrækkelige.
  • Overvejer at bestille æg og gær til næste uge.

personale:

  • Julie holder ferie i næste uge, jeg vil omlægge skemaerne.
  • Tak til Bastien som sørger for overarbejde til salg.

problemer:

  • Nedbrud af møntmekanismen tirsdag morgen, repareret i løbet af dagen af ​​elektrikeren.

Med venlig hilsen

Jean Dupont Manager

 

Femte eksempel: Haster problem – Fejl i regnskabssoftware

 

Hej alle,

Her til morgen har vores regnskabssoftware fejl, der forhindrer indtastning af fakturaer og overvågning af hovedbogen.

Vores IT-serviceudbyder, som jeg kontaktede, bekræfter, at der er tale om en nylig opdatering. De arbejder på en rettelse.

I mellemtiden er det umuligt for os at registrere transaktioner, og kontantovervågningen er forstyrret. Vi risikerer meget hurtigt at komme bagud.

Sådan løser du problemet midlertidigt:

  • Skriv dine fakturaer/udgifter ned på en akut excel-fil, som jeg henter
  • For kundeforespørgsler, ring til mig for at bekræfte konti live
  • Jeg gør mit bedste for at holde dig orienteret om fremskridt.

Vores tjenesteudbyder er fuldt mobiliseret og håber at løse dette problem inden for max 48 timer. Jeg ved, at denne fejl er slem, tak for din forståelse. Fortæl mig venligst om eventuelle presserende problemer.

Hilsen,

Jean Dupont revisor