Professionel post og kurer: Hvad er forskellen?
Mellem en professionel e-mail og et brev er der to lighedspunkter. Skrivning skal foregå i en professionel stil og reglerne for stavning og grammatik skal overholdes. Men disse to skrifter er ikke ligeværdige for alt det. Der er forskelle både med hensyn til struktur og høflige formler. Hvis du er en kontormedarbejder, der gerne vil forbedre kvaliteten af din professionelle skrivning, er du kommet til det rigtige sted.
E-mail for hurtigere distribution og mere enkelhed
E-mail har gennem årene etableret sig som et væsentligt værktøj for virksomheders funktion. Den tilpasser sig de fleste professionelle situationer, hvad angår udveksling af oplysninger eller dokumenter.
Derudover kan e-mail ses i forskellige medier. Disse omfatter computeren, smartphonen eller tabletten.
Men det professionelle brev, selvom det bruges sjældnere, anses for at være vektoren for ekspertise i officielle interaktioner.
Brev og professionel e-mail: En forskel i form
I forhold til e-mail eller professionel e-mail er brevet præget af formalisme og kodificering. Som elementer i et brev kan vi nævne omtalen af titlen høflighed, påmindelsen om, hvad der motiverer brevet, konklusionen, den høflige formel samt modtagerens og afsenderens referencer.
På den anden side i en e-mail er konklusionen ikke-eksisterende. Hvad angår de høflige udtryk, er de generelt korte. Vi møder ofte høflighedsudtryk af typen "Med venlig hilsen" eller "Hilsen" med nogle variationer, i modsætning til dem, man finder i bogstaver, der traditionelt er længere.
Desuden er sætningerne i en professionel e-mail kortfattede. Strukturen er ikke den samme som i et bogstav eller et bogstav.
Strukturen af professionelle e-mails og breve
De fleste professionelle breve er struktureret omkring tre afsnit. Det første afsnit er en påmindelse om fortiden, det andet sporer den nuværende situation og det tredje laver en projektion ind i fremtiden. Efter disse tre afsnit følger den afsluttende formel og den høflige formel.
Hvad angår professionelle e-mails, er de også struktureret i tre dele.
Første afsnit angiver et problem eller behov, mens andet afsnit omhandler en handling. Hvad angår tredje afsnit, giver det yderligere nyttige oplysninger til modtageren.
Det skal dog bemærkes, at rækkefølgen af delene kan variere. Det afhænger af kommunikationsintentionen hos afsenderen eller afsenderen af e-mailen.
Uanset om det er en professionel e-mail eller et brev, er det tilrådeligt ikke at bruge smileys. Det anbefales også ikke at forkorte de høflige formler som "Med venlig hilsen" for "Cdt" eller "Hilsen" for "Slt". Uanset hvor tæt du er, vil du altid have gavn af at være pro med dine korrespondenter.
