Post eller post: Hvad skal foretrækkes?
At sende et brev eller et brev til en korrespondent er en meget udbredt praksis. Selvom der i dag er mulighed for at anbefale en kurer, er det klart, at e-mailen garanterer mere hastighed i transmissionen af beskeder. Der er dog tilfælde i den professionelle sammenhæng, hvor det er mere fordelagtigt at bruge en e-mail end et brev. Når det er sagt, bør den korrekte brug af høflige udtryk ikke negligeres. Mail eller post: Hvad bør foretrækkes, og hvilke høflige formler er passende under visse omstændigheder?
Hvornår skal man sende breve?
Det er tilrådeligt at sende breve i bestemte specifikke sammenhænge. Nogle gange er det loven, der kræver, at du gør dette.
I arbejdslivet er det kutyme at sende et opsigelsesbrev, at indkalde til en afskedigelsessamtale eller at bryde prøvetiden ved at formalisere anmodningen eller afgørelsen i et brev.
Med hensyn til kunde-leverandør-forhold kan vi blandt de omstændigheder, der kræver adressen på et brev, den formelle meddelelse om ubetalt faktura, undskyldningerne efter leveringen af et defekt produkt eller den formelle meddelelse om et defekt produkt, levering af en ordre .
Hvornår skal du foretrække at sende en professionel e-mail?
I praksis passer det at sende et brev til de daglige udvekslinger, der foregår i den faglige sammenhæng. Dette er tilfældet, når det kommer til at sende et tilbud til et kundeemne, relancere en kunde om en forfalden faktura eller sende dokumenter til en kollega.
Men én ting er at vide, hvornår man skal bruge professionel e-mail, og en anden er at gøre god brug af høflige udtryk.
Hvad er strukturen for en opfølgende e-mail?
En kundes opfølgningsmail er generelt struktureret i 7 dele. Vi kan nævne blandt disse:
- Den personlige høflige formel
- Krogen
- Konteksten
- Projektet
- Opfordringen til handling
- Overgangen
- Den sidste høflige sætning
Med hensyn til den høflige formel i begyndelsen af e-mailen, anbefales det at tilpasse den. Du kan for eksempel sige: "Hej + Efternavn / Fornavn".
Med hensyn til den endelige høflige formel, kan du vedtage denne: "I afventning af din tilbagevenden, ønsker jeg dig en god afslutning på dagen og forbliver selvfølgelig tilgængelig". Denne høflige formel passer til kunden, som du har et lidt omfattende forretningsforhold til eller den kunde, du kender i særdeleshed.
Når det kommer til en klient, som du ikke har udviklet et dagligt forhold til, bør den høflige formel i begyndelsen af e-mailen være af typen "Mr...." eller "Ms....". Hvad angår den høflige formel i slutningen af e-mailen, kan du bruge formlen "Afventer din tilbagevenden, accepter venligst forsikringen om mine bedste følelser".
For at overføre tilbud til en klient er strukturen næsten den samme. Men når du sender dokumenter til en kollega, forhindrer intet dig i at sige hej. I slutningen af e-mailen anbefales også høflige udtryk som "Med venlig hilsen" eller "Venlig hilsen".
