I dit professionelle liv vil du ofte skulle skrive en protestmail. Dette kan rettes til en kollega, en partner eller en leverandør. Uanset dit motiv, skal du tage hensyn til visse krav for at blive taget alvorligt af dine samtalepartnere. Derfor er det bydende nødvendigt at mestre skrivningen af denne type beskeder. Sådan gør du en succes med din protest-e-mail.
Fokuser på fakta
Når du skriver protestmailen, er det vigtigt at være streng omkring fakta. Elementerne skal med andre ord opstilles på en saglig måde, så læseren hurtigt kan fatte sammenhængen.
Så undgå detaljer og unødvendige sætninger og angiv i stedet væsentlige ting såsom fakta og datoer. Det er faktisk med disse elementer, at modtageren vil være i stand til at forstå formålet med din e-mail. Du skal give klare, præcise og daterede oplysninger.
Angiv konteksten og derefter emnet for e-mailen
Gå direkte til punktet, når du skriver en protest-e-mail. Du behøver ikke formuleringer som "Jeg skriver denne e-mail til dig", fordi det er indlysende ting, der ikke skal påpeges.
Efter tydeligt at have fremlagt de fakta, der gav anledning til din klage og uden at glemme datoen. Det kan være et møde, et seminar, en mailudveksling, en rapportering, et køb af udstyr, en fakturakvittering mv.
Fortsæt og angiv dine forventninger så eksplicit som muligt.
Tanken er, at modtageren hurtigt kan forstå formålet med din e-mail, og hvad du vil have ud af den.
Fokuser på ædruelighed i din tale
At skrive en protestmail kræver en sober og kortfattet stil. Faktisk, da dette er en speciel situation, skal du fokusere på fakta og dine forventninger. For at gøre dette skal du bruge korte sætninger, der opsummerer kernen i din udfordring, og som er skrevet i et høfligt hverdagssprog.
Sørg også for at bruge en høflig sætning, der passer til lejligheden. "Kind hilsen" og "bedst hilsen" skal snarere undgås i denne form for udveksling.
Forbliv professionel
Sørg for at forblive professionel, når du skriver en protest-e-mail, selvom du er ekstremt utilfreds. Man skal gøre sit bedste for at rumme sig selv, fordi følelser ikke rigtig hører hjemme i professionel skrivning.
Så undgå at bruge ord, der kan vise dine følelser på den ene eller anden måde. Det er vigtigt, at din e-mail forbliver faktuel.
Vedhæft beviser
Til sidst, for at få succes med en protest-e-mail, er det vigtigt at vedhæfte beviser til dine argumenter. Du skal faktisk vise modtageren, at du har ret til at bestride. Så vedhæft ethvert dokument, du kan bruge som bevis, og angiv det i e-mailen.
