At skrive en professionel e-mail, som navnet antyder, adskiller sig fra en e-mail, du kan høre fra din familie og venner. Professionalisme skal gå til slutningen. Til dette forbliver signaturen af e-mailen et meget vigtigt element. På en billedlig måde kunne man overveje, at e-mail-signaturen er som den elektroniske version af et visitkort. Faktisk har de de samme funktioner at vide for at give dine koordinater og kontaktoplysninger, så vi kan kontakte dig uden fejl. Således ser vi, at e-mail-signaturen også er en reklamehandling.
Hans egenskaber
Den professionelle e-mail-signatur fortæller meget om din personlighed. Så for at give det en neutral karakter over for dine kunder, skal det være ædru og nyttigt. Dens ædruelighed gør det muligt for modtageren at læse den let uden at have brug for en ordbog for at forstå vanskelige ord. Det betyder dog ikke, at du kan bruge dagligdags sprog, fordi modtageren ikke er beregnet til at være en barndomsven. Utility henviser til de oplysninger, du giver, der skal gøre det let at kontakte forretningen. Du bør aldrig glemme det faktum, at signaturen ikke er selve teksten, så den skal ikke være lang eller kedelig. I dette tilfælde læser størstedelen af dine modtagere ikke der, og dit mål nås ikke.
B TIL B eller B til C
B til B henviser til et forhold mellem to fagfolk og B til C henviser til et forhold mellem en professionel og en person. I begge tilfælde er den stil, der skal bruges, den samme, da det der betyder noget er status for modtageren, som er her professionel.
I dette specifikke tilfælde skal du først indtaste din identitet, det vil sige dit for- og efternavn, din funktion og navnet på din virksomhed. Derefter indtaster du dine professionelle kontaktoplysninger såsom hovedkontor, websted, postadresse, telefonnummer. Endelig er det muligt at placere dit logo og links til dine sociale netværk alt efter omstændighederne.
C til B
C til B er forholdet, hvor det er en person, der skriver til en professionel. Dette er tilfældet for jobansøgninger, praktikophold eller andre partnerskaber såsom sponsorering af begivenheder.
Således skal du indtaste din identitet og dine personlige kontaktoplysninger. Dette er efternavn, fornavn og telefonnummer. Da udvekslingen sker via post, er det ikke nødvendigt at anbringe postadressen, medmindre det er nødvendigt. Det er også muligt at rapportere din tilstedeværelse på sociale netværk, der er relevante for din modtager, såsom LinkedIn.
Det vigtigste at huske på er den krævede enkelhed og levering af relevant information. Dette er grunden til, at det er vanskeligt at have en universel signatur, fordi hver e-mail kræver en brugerdefineret signatur afhængigt af modtagerens status, afsenderen og indholdet. Derfor bør man ikke være for opsummerende eller snakkesalig og især ikke være ude af ramme.
