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Abwesenheitsnachrichten sind wichtige Arbeitsschreiben. Aber aus vielen Gründen können sie übersehen werden. Dies wird durch den Kontext ihres Schreibens und manchmal dadurch erklärt, dass die Auswirkungen, die sie haben können, nicht berücksichtigt werden.

Tatsächlich ist die Abwesenheitsnachricht eine automatische Nachricht. Wird als Antwort auf jede empfangene Nachricht innerhalb eines Zeitintervalls oder innerhalb eines definierten Zeitraums gesendet. Manchmal wird die Nachricht im Rahmen des Urlaubs vorbereitet. Diese Zeit, in der Sie wahrscheinlich schon woanders denken, ist möglicherweise nicht die beste Zeit, um Ihre Nachricht zu schreiben.

Was bringt es, eine automatische Abwesenheitsmeldung zu konfigurieren?

Die Abwesenheitsnachricht ist in vielerlei Hinsicht wichtig. Es wird verwendet, um alle Ihre Mitarbeiter über Ihre Abwesenheit zu benachrichtigen. Es dient auch der Bereitstellung von Informationen, die es ihnen ermöglichen, ihre Aktivitäten fortzusetzen, während sie auf Ihre Rückkehr warten. Diese Informationen sind hauptsächlich das Datum Ihrer Genesung, Notfallkontaktdaten, um Sie zu kontaktieren oder die Kontaktdaten eines Kollegen, der im Notfall kontaktiert werden kann. Vor diesem Hintergrund ist die Abwesenheitsnachricht ein wesentlicher Kommunikationsakt für jeden Berufstätigen.

Welche Fehler sind zu vermeiden?

Angesichts der Bedeutung der Abwesenheitsnachricht müssen mehrere Parameter berücksichtigt werden, um Ihren Gesprächspartner nicht zu schockieren oder zu missachten. Es ist besser, zu respektvoll als respektlos zu klingen. Sie können also keine Ausdrücke wie OUPS, pff usw. verwenden. Sie müssen das Profil aller Stakeholder berücksichtigen. Vermeiden Sie es also, so zu schreiben, als würden Sie nur mit Kollegen sprechen, wenn Ihre Vorgesetzten oder Kunden, Lieferanten oder sogar Behörden Ihnen Nachrichten senden.

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Um diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden, ist es mit Outlook möglich, eine Abwesenheitsnachricht für interne Firmenmails und eine weitere Nachricht für externe Mails zu haben. In jedem Fall müssen Sie alle Profile berücksichtigen, um eine gut strukturierte Abwesenheitsnachricht zu erstellen.

Darüber hinaus müssen die Informationen nützlich und präzise sein. Vermeiden Sie mehrdeutige Nachrichten wie "Ich werde ab morgen abwesend sein", da Sie wissen, dass derjenige, der diese Informationen erhält, das Datum dieses "Morgens" nicht erfahren kann.

Vermeiden Sie schließlich einen vertrauten und beiläufigen Ton. Tatsächlich kann die Euphorie eines absehbaren Urlaubs dazu führen, dass Sie einen allzu vertrauten Ton verwenden. Denken Sie daran, bis zum Ende professionell zu bleiben. Mündlich mit Kollegen kann dies passieren, insbesondere aber nicht im Rahmen von Arbeitspapieren.

Welche Art von Abwesenheitsnachricht soll ausgewählt werden?

Um all diese Fallstricke zu vermeiden, wählen Sie einen herkömmlichen Stil. Dazu gehören Ihr Vor- und Nachname, Informationen darüber, wann Sie die eingegangene Nachricht bearbeiten können und die Person(en), an die Sie sich im Notfall wenden können.