Identifizieren Sie das an Ihre Zielsetzung angepasste Standardmodell

In Unternehmen werden verschiedene Standard-E-Mail-Berichtsvorlagen verwendet. Um Ihre Botschaft klar und effektiv zu vermitteln, ist die Wahl des richtigen Formats basierend auf dem Zweck Ihres Berichts von entscheidender Bedeutung.

Für einen regelmäßigen Überwachungsbericht wie einen Wochen- oder Monatsbericht entscheiden Sie sich für eine Tabellenstruktur mit Kennzahlen (Umsatz, Produktion usw.).

Für eine Budget- oder Ressourcenanfrage schreiben Sie eine in Teile gegliederte Datei mit einer Einleitung, Ihren detaillierten Anforderungen, einer Argumentation und einer Schlussfolgerung.

Setzen Sie in einer Krisensituation, die eine dringende Reaktion erfordert, auf einen direkten und kraftvollen Stil, indem Sie die Probleme, Folgen und Maßnahmen in wenigen schockierenden Sätzen auflisten.

Achten Sie unabhängig vom Modell auf die Formatierung mit Zwischentiteln, Aufzählungszeichen und Tabellen, um das Lesen zu erleichtern. Die folgenden konkreten Beispiele helfen Ihnen dabei, für jede Situation das beste Format für professionelle und effektive E-Mail-Berichte auszuwählen.

Der regelmäßige Überwachungsbericht in Tabellenform

Der regelmäßige Überwachungsbericht, beispielsweise monatlich oder wöchentlich, erfordert eine klare und übersichtliche Struktur, die die wichtigsten Daten hervorhebt.

Das tabellarische Format ermöglicht es, die wichtigen Indikatoren (Umsatz, Produktion, Conversion-Rate usw.) in wenigen Sekunden organisiert und lesbar darzustellen.

Betiteln Sie Ihre Tabellen genau, zum Beispiel „Entwicklung des Online-Verkaufs (Monatsumsatz 2022)“. Denken Sie daran, die Einheiten anzugeben.

Sie können visuelle Elemente wie Grafiken integrieren, um die Botschaft zu verstärken. Stellen Sie sicher, dass die Daten korrekt und die Berechnungen korrekt sind.

Fügen Sie jeder Tabelle oder Grafik einen kurzen Kommentar in zwei bis drei Sätzen bei, in dem die wichtigsten Trends und Schlussfolgerungen analysiert werden.

Das Tabellenformat macht es Ihrem Empfänger leicht, das Wesentliche schnell zu lesen. Es eignet sich ideal für regelmäßige Überwachungsberichte, die eine zusammenfassende Darstellung der wichtigsten Daten erfordern.

Die wirkungsvolle E-Mail im Krisenfall

In einer Notsituation, die eine schnelle Reaktion erfordert, entscheiden Sie sich für einen Bericht in Form kurzer, prägnanter Sätze.

Kündigen Sie das Problem von Anfang an an: „Unser Server ist nach einem Angriff ausgefallen, wir sind offline.“ Beschreiben Sie dann die Auswirkungen: Umsatzeinbußen, betroffene Kunden usw.

Listen Sie anschließend die zur Schadensbegrenzung ergriffenen und sofort umzusetzenden Maßnahmen auf. Schließen Sie mit einer dringenden Frage oder Bitte ab: „Können wir mit zusätzlichen Ressourcen rechnen, um den Service innerhalb von 48 Stunden wiederherzustellen?“

In einer Krise kommt es darauf an, in wenigen, direkten Sätzen schnell über die Schwierigkeiten, Konsequenzen und Antworten zu informieren. Ihre Botschaft muss kurz und mobilisierend sein. Der ausdrucksstarke Stil ist für diese Art von Notfall-E-Mail-Berichten am effektivsten.

 

Beispiel XNUMX: Detaillierter monatlicher Verkaufsbericht

Damen und Herren,

Nachfolgend finden Sie den detaillierten Bericht unserer März-Verkäufe:

  1. Verkauf im Laden

Der Umsatz im Laden ging im Vergleich zum Vormonat um 5 % auf 1 € zurück. Hier ist die Entwicklung nach Abteilung:

  • Haushaltsgeräte: Umsatz von 550 €, stabil
  • DIY-Abteilung: Umsatz von 350 €, Minus 000 %
  • Gartenbereich: Umsatz von 300 Euro, Minus von 000 %
  • Küchenabteilung: Umsatz von 50 €, plus 000 %

Der Rückgang in der Gartenabteilung ist auf das ungünstige Wetter in diesem Monat zurückzuführen. Beachten Sie das erfreuliche Wachstum in der Küchenabteilung.

  1. Online-Verkäufe

Der Umsatz auf unserer Website liegt stabil bei 900 €. Der Anteil mobiler Geräte am Online-Umsatz stieg auf 000 %. Dank unserer neuen Frühlingskollektion sind die Verkäufe von Möbeln und Dekoration stark gestiegen.

  1. Marketingaktionen

Unsere E-Mail-Aktion zum Großmüttertag generierte einen Mehrumsatz von 20 € in der Küchenabteilung.

Auch unsere Aktivitäten in sozialen Netzwerken rund um Innenarchitektur steigerten den Umsatz in diesem Segment.

  1. Zusammenfassung

Trotz eines leichten Rückgangs in den Filialen bleiben unsere Umsätze solide, angetrieben durch E-Commerce und gezielte Marketingmaßnahmen. Wir müssen unsere Bemühungen im Bereich Dekoration und Möbel fortsetzen, um den saisonalen Rückgang in der Gartenabteilung auszugleichen.

Für jede Klarstellung stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Bien cordialement,

Jean Dupont Seller Ostsektor

Zweites Beispiel: Zusätzliche Budgetanfrage für die Einführung einer neuen Produktlinie

 

Frau Generaldirektorin,

Ich beehre mich, Sie im Rahmen der für Juni 2024 geplanten Einführung unserer neuen Produktpalette um ein zusätzliches Budget zu bitten.

Dieses strategische Projekt zielt darauf ab, unser Angebot durch das Angebot von 20 zusätzlichen Referenzen auf das dynamische Segment der Bio-Produkte auszudehnen, wo die Nachfrage jährlich um 15 % wächst.

Um den Erfolg dieser Einführung zu gewährleisten, ist die Mobilisierung zusätzlicher Ressourcen unerlässlich. Hier sind meine Zahlenvorschläge:

  1. Temporäre Verstärkung des Teams:
  • Rekrutierung von 2 Vollzeitentwicklern über 6 Monate zur Fertigstellung der Verpackung und technischen Dokumentation (Kosten: 12000 €)
  • Unterstützung einer Agentur für digitales Marketing für 3 Monate für die Webkampagne (8000 €)
  1. Vermarktungskampagne :
  • Medienbudget zum Sponsoring unserer Veröffentlichungen in sozialen Netzwerken (5000 €)
  • Erstellung und Versand von E-Mailings: Grafikdesign, Versandkosten für 3 Kampagnen (7000€)
  1. Verbrauchertests:
  • Organisation von Verbraucherpanels zur Sammlung von Feedback zu Produkten (4000 €)

Das sind insgesamt 36 Euro für den Einsatz der Personal- und Marketingressourcen, die für den Erfolg dieser strategischen Einführung erforderlich sind.

Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung, um dies bei unserem nächsten Treffen zu besprechen.

Bis zu Ihrer Rückkehr,

Mit freundlichen Grüßen,

John Dupont

Chef de projet

 

Drittes Beispiel: Monatlicher Aktivitätsbericht der Vertriebsabteilung

 

Sehr geehrte Frau Durand,

Nachfolgend finden Sie den Tätigkeitsbericht unserer Vertriebsabteilung für den Monat März:

  • Interessentenbesuche: Unsere Vertriebsmitarbeiter kontaktierten 25 Interessenten, die in unserer Kundendatei identifiziert wurden. 12 Termine sind fixiert.
  • Gesendete Angebote: Wir haben 10 kommerzielle Angebote für Schlüsselprodukte aus unserem Katalog gesendet, von denen 3 bereits umgewandelt wurden.
  • Messen: Unser Stand auf der Expopharm lockte rund 200 Kontakte an. 15 davon haben wir in Zukunftsbesetzungen umgewandelt.
  • Schulung: Unsere neue Mitarbeiterin Lena absolvierte eine einwöchige Schulung vor Ort mit Marc, um sich mit unseren Produkten und Verkaufsgesprächen vertraut zu machen.
  • Ziele: Unser kommerzielles Ziel von 20 neuen Verträgen im Laufe des Monats wurde erreicht. Der erzielte Umsatz beläuft sich auf 30 €.

Wir arbeiten weiterhin daran, unsere Kundenliste zu erweitern. Zögern Sie nicht, mir Ihre Empfehlungen zu senden.

Bien cordialement,

Jean Dupont Vertriebsleiter

 

Beispiel vier: Detaillierter wöchentlicher Aktivitätsbericht – Supermarktbäckerei

 

Chers Kollegen,

Nachfolgend finden Sie den detaillierten Tätigkeitsbericht unserer Bäckerei für die Woche vom 1. bis 7. März:

Produktion:

  • Wir produzierten durchschnittlich 350 traditionelle Baguettes pro Tag, also insgesamt 2100 pro Woche.
  • Das Gesamtvolumen ist dank unseres neuen Ofens um 5 % gestiegen, wodurch wir der wachsenden Nachfrage gerecht werden können.
  • Die Diversifizierung unseres Sortiments an Spezialbroten (Land-, Vollkorn-, Cerealienbrot) trägt Früchte. Wir haben diese Woche 750 gebacken.

Verkäufe:

  • Der Gesamtumsatz beträgt 2500€, stabil im Vergleich zur letzten Woche.
  • Wiener Mehlspeisen bleiben unser Bestseller (680 €), gefolgt von Mittagsrezepten (550 €) und traditionellem Brot (430 €).
  • Dank des speziellen Brunch-Angebots waren die Verkäufe am Sonntagmorgen besonders stark (Umsatz von 1200 €).

Zulassung :

  • Empfang von 50 kg Mehl und 25 kg Butter. Die Vorräte sind ausreichend.
  • Ich denke darüber nach, für nächste Woche Eier und Hefe zu bestellen.

Personal:

  • Julie wird nächste Woche im Urlaub sein, ich werde die Zeitpläne umstellen.
  • Vielen Dank an Bastien, der Überstunden zum Verkauf anbietet.

Probleme:

  • Ausfall des Münzautomaten am Dienstagmorgen, tagsüber vom Elektriker repariert.

Bien cordialement,

Jean Dupont-Manager

 

Fünftes Beispiel: Dringendes Problem – Fehlfunktion der Buchhaltungssoftware

 

Hallo alle,

Heute Morgen weist unsere Buchhaltungssoftware Fehler auf, die die Erfassung von Rechnungen und die Überwachung des Hauptbuchs verhindern.

Unser IT-Dienstleister, den ich kontaktiert habe, bestätigt, dass es sich um ein aktuelles Update handelt. Sie arbeiten an einer Lösung.

Mittlerweile ist es für uns unmöglich, Transaktionen aufzuzeichnen und die Bargeldüberwachung ist gestört. Wir laufen Gefahr, sehr schnell in Rückstand zu geraten.

So beheben Sie das Problem vorübergehend:

  • Notieren Sie Ihre Rechnungen/Ausgaben in einer Notfall-Excel-Datei, die ich abrufen werde
  • Für Kundenanfragen rufen Sie mich an, um Konten live zu überprüfen
  • Ich tue mein Bestes, um Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Unser Dienstleister ist vollständig mobilisiert und hofft, dieses Problem innerhalb von maximal 48 Stunden zu lösen. Ich weiß, dass diese Fehlfunktion schlimm ist, danke für Ihr Verständnis. Bitte teilen Sie mir alle dringenden Probleme mit.

Mit freundlichen Grüßen,

Jean Dupont Buchhalter