Pourquoi bien commencer un mail est crucial ?

En entreprise, vos écrits sont en permanence confrontés à un défi de taille : capter l’attention du lecteur. Vos destinataires, des managers débordés, doivent faire le tri parmi une masse d’informations quotidienne. Résultat ? Ils n’accordent que quelques précieuses secondes à chaque nouveau message.

Une introduction faible, terne, mal amenée… et c’est l’indifférence assurée ! Pire, un sentiment de lassitude qui compromettra la pleine compréhension du message. Autant dire un échec rédactionnel cuisant.

A l’inverse, une entrée en matière réussie, percutante, vous permettra de susciter d’emblée l’intérêt de votre hiérarchie ou de vos collaborateurs. Une introduction soignée démontre d’ailleurs votre professionnalisme et votre maîtrise des codes de communication en entreprise.

Le piège à éviter absolument

Trop de rédacteurs en entreprise commettent l’erreur fatale : partir dans les détails dès les premiers mots. Croyant bien faire, ils se lancent d’emblée dans le vif du sujet. Funeste méprise !

Cette approche “blabla” use rapidement le lecteur avant même qu’il n’accède au cœur du propos. Dès les premiers mots, il décroche, rebuté par ce préambule confus et sans accroche.

Pire, ce type d’introduction manque totalement de considération pour les enjeux du destinataire. Elle ne met pas en avant les bénéfices concrets qu’il pourrait retirer du contenu du message.

Les 3 ingrédients magiques d’une intro captivante

Pour réussir vos introductions, les pros préconisent une méthode en 3 temps, imparable pour générer l’attention et la bienveillance du lecteur :

Un “crochet” puissant pour percuter le lecteur

Que ce soit une formulation choc, une question provoquante ou encore une donnée chiffrée marquante… Débutez par un élément fort qui interpelle et pique la curiosité de votre interlocuteur.

Une mise en contexte claire et directe

Après le déclic initial, enchaînez sur une phrase simple et directe pour poser les bases du sujet traité. Le lecteur doit immédiatement comprendre de quoi il sera question, sans avoir besoin de réfléchir.

Les bénéfices à la clé pour le destinataire

Dernier temps indispensable : expliquez en quoi ce contenu l’intéresse, ce qu’il a à y gagner directement. Vos arguments “bénéfices” sont décisifs pour obtenir son engagement dans la lecture.

Comment agencer ces 3 composantes ?

La séquence type recommandée est la suivante :

  • Une phrase choc ou interrogation accrocheuse en ouverture
  • Enchaîner sur 2-3 lignes de contextualisation du thème
  • Conclure par 2-3 lignes détaillant les bénéfices pour le lecteur

Naturellement, vous pouvez moduler les proportions selon la nature du message. Le crochet peut être plus ou moins appuyé, la partie contextualisation plus ou moins fournie.

Mais respectez bien cette structure générale “crochet -> contexte -> bénéfices”. Elle constitue un excellent fil conducteur pour introduire avec impact le corps de votre message.

Exemples parlants d’introductions percutantes

Pour mieux visualiser la méthode, rien ne vaut quelques illustrations concrètes. Voici des modèles types d’introductions réussies :

Exemple mail entre collaborateurs :

“Une petite précision pourrait vous faire économiser 25% sur votre prochain budget communication… Au cours des dernières semaines, notre service a identifié une nouvelle stratégie de sponsoring particulièrement rentable. En la mettant en place dès le prochain exercice, vous réduiriez significativement vos dépenses tout en gagnant en visibilité.”

Exemple pour présenter un compte-rendu à sa direction :

“Les derniers résultats confirment que le lancement s’est transformé en un véritable succès commercial. En seulement 2 mois, nos parts de marché sur le secteur de la bureautique ont bondi de 7 points ! Dans le détail, ce compte-rendu analyse les facteurs clés de cette performance, mais aussi les axes à prévoir pour pérenniser cette dynamique très porteuse.”

En appliquant ces recettes efficaces, vos écrits professionnels gagneront en impact dès les premiers mots. Attrapez votre lecteur, suscitez son intérêt… et le reste suivra naturellement !