El informe: 4 puntos esenciales que debes saber para triunfar
Debes hacer un informe, o un informe, a solicitud de su gerente. Pero no sabes por dónde empezar ni cómo formularlo.
Aquí, revelo un procedimiento simple en puntos 4 para realizar este informe de manera eficiente y con cierta velocidad. Debe escribirse en una cronología lógica.
¿Para qué sirve un informe?
Le da la capacidad a la persona para quien está destinado a poder confiar los datos presentados para decidir sobre una acción. La información que se registra en el informe permite responder una o más preguntas necesarias para la toma de decisiones.
Dicho esto, un colaborador es capaz de escribir un informe con el fin de ofrecer sugerencias a su superior sobre un tema específico con la idea de hacer mejoras, como en la organización de un servicio o reemplazo materiales. Un informe es una excelente manera de comunicarse entre un superior y sus subordinados.
Según el propósito del informe, su presentación puede ser diferente; sin embargo, el procedimiento que presento a continuación es válido para todos los informes que deberá presentar.
Primer punto: la solicitud debe ser precisa y explícita.
Este primer punto será el punto esencial en el que se basará todo su trabajo. También delimitará el área en cuestión.
El destinatario del informe
- ¿Qué quiere exactamente de su informe?
- ¿Cuáles son las metas y objetivos del informe para él?
- ¿Qué tan útil será el informe para su destinatario?
- ¿El destinatario ya conoce el tema?
- Saber cuál es su conocimiento para no repetir información ya conocida.
El caso y las modalidades
- ¿Cuál es la situación?
- ¿Cuáles son los motivos vinculados a la solicitud del informe: dificultades, transformaciones, evoluciones, modificaciones, mejoras?
Segundo punto: considere, seleccione y recopile información esencial.
La información puede ser muchas, ya sean notas, documentos u otros informes, y varias fuentes, pero lo importante es ser selectivo para recordar solo aquellos que son esenciales, esenciales y esenciales. y no dejarse llevar por información de menor interés o repetitiva que pueda dañar el informe final. Por lo tanto, solo debe utilizar la información más adecuada correspondiente al informe solicitado.
Tercer punto: organizar e implementar el plan
Por lo general, el plan comienza con una introducción, luego continúa con el desarrollo y finaliza con una conclusión.
A continuación, el plan expuesto es el que generalmente se cumple. El papel de la introducción y la conclusión no difieren, manteniendo su papel intrínseco. Por el contrario, el desarrollo puede concebirse de forma variable según el informe que deberá realizar.
Introducción del informe
Proporciona información esencial relacionada con el motivo mismo del informe; sus motivaciones, sus intenciones, su razón de ser, sus prerrogativas.
Esta información debe reunir en pocas palabras el propósito del informe, en un texto conciso, al tiempo que es detallado y completo.
Es absolutamente desaconsejable ignorar la introducción, ya que describe de antemano los datos precisos de la solicitud, lo que permite tanto al destinatario como al autor del informe estar seguros de la comprensión mutua. También ayuda recordar los términos de la solicitud, la situación, las condiciones en que el informe no se examina de inmediato o si es necesario reconsiderarlo más adelante.
El desarrollo del informe
El desarrollo se divide comúnmente en tres secciones.
- Un inventario tangible e imparcial de la situación o contexto, es decir, una declaración detallada de lo que ya existe.
- Un juicio claro sobre lo que está en vigor destacando tanto los aspectos positivos como los negativos al tiempo que propone un análisis tan evocador y concreto como sea necesario.
- Asesoramiento, sugerencias y recomendaciones, en la medida de lo posible asociadas a los beneficios que les corresponden.
La conclusión del informe
No debe contener ningún tema nuevo que no se haya indicado en el desarrollo. Sin ser un discurso abreviado del desarrollo, está ahí para traer una respuesta proponiendo claramente una o las siguientes soluciones a las recomendaciones especificadas en este.
Cuarto punto: escribir el informe
Algunas reglas comunes a todas las editoriales deben ser respetadas. Se hará hincapié en un vocabulario inteligible y accesible deletreo impecable para mayor profesionalidad, oraciones cortas para una mejor comprensión, una estructura espaciosa de los párrafos para una buena fluidez de lectura.
Tener especial cuidado en la forma de su informe puede ofrecer al lector o destinatario una comodidad de lectura y facilidad esencial.
- Debe ser conciso y explícito en su redacción
- Para garantizar una mejor fluidez en la lectura del informe, remita al lector a un apéndice que aportará algunos complementos a sus explicaciones cuando sea necesario.
- Planifique un resumen cuando su informe abarque más de tres páginas, lo que le permite al destinatario orientarse en su lectura, si es su elección.
- Cuando sea rentable o indispensable, integre tablas y otros gráficos que reflejen su escritura para ilustrar los datos. Pueden ser esenciales en algunos casos para una buena comprensión.
- No omita los títulos y subtítulos para delimitar cada parte de su informe para ganar, allí también, con fluidez.
En conclusión: que recordar
- Interpretar y comprender correctamente la aplicación le permite responder sin estar al lado del sujeto para ganar eficiencia.
- En su informe, puede compartir sus ideas tomando una posición en contra del informe simple.
- Para ser eficaz, su informe debe dar respuesta a las preguntas planteadas por su destinatario, de ahí el interés primordial de toda su presentación; redacción, estructura, enunciado y su desarrollo; introducción, desarrollo, conclusión.
- Explica tus argumentos, observaciones y soluciones propuestas.
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