Haake oma lugeja sissejuhatusest kinni

Sissejuhatus on ülioluline, et köita teie lugeja tähelepanu ja julgustada teda ülejäänud aruannet lugema. meili teel.

Alustage võimsa lausega, mis seab konteksti või rõhutab põhieesmärki, näiteks: "Pärast meie uue tootesarja ebaõnnestunud turuletoomist on hädavajalik põhjuseid analüüsida ja kiiresti tegutseda".

Struktureerige see lühike sissejuhatus 2–3 võtmelausesse: hetkeolukord, peamised probleemid, perspektiiv.

Panusta otsesele stiilile ja tugevatele sõnadele. Paigutage oluline teave lause algusesse.

Oma seisukoha toetamiseks võite lisada arve.

Mõne sihitud rea sissejuhatus peaks tekitama lugejas soovi edasi lugeda, et rohkem teada saada. Alates esimestest sekunditest peavad teie sõnad peale jääma.

Hästi koostatud sissejuhatusega köidab teie meiliaruanne tähelepanu ja motiveerib teie lugejat analüüsi keskmesse jõudma.

Täiustage oma aruannet asjakohaste visuaalidega

Visuaalidel on meiliaruandes vaieldamatult pilkupüüdev jõud. Need tugevdavad teie sõnumit võimsal viisil.

Ärge kartke integreerida graafikuid, tabeleid, diagramme, fotosid, kui teil on esitada asjakohaseid andmeid. Lihtne sektordiagramm, mis illustreerib müügi jaotust, avaldab suuremat mõju kui pikk lõik.

Olge siiski ettevaatlik, et valida selged visuaalid, mis on kiiresti arusaadavad. Vältige ülekoormatud graafikat. Viidake alati allikale ja vajadusel lisage selgitav pealkiri.

Samuti veenduge, et teie visuaal jääks mobiilis loetavaks, kontrollides ekraani. Vajadusel looge väikestele ekraanidele sobiv versioon.

Tähelepanu äratamiseks muutke oma aruande visuaale säästlikult. Piltidega ülekoormatud e-kiri kaotab selguse. Alternatiivne tekst ja visuaalid dünaamilise aruande jaoks.

Kui asjakohased andmed on hästi esile tõstetud, köidavad teie visuaalid pilku ja muudavad teie meiliaruande pilkupüüdval ja professionaalsel viisil hõlpsamini mõistetavaks.

Lõpetage perspektiivide avamisega

Teie järeldus peaks inspireerima lugejat teie aruandega midagi ette võtma.

Esmalt tehke põhipunktid ja järeldused kiiresti 2-3 kokkuvõtliku lausega kokku.

Tõstke esmalt esile teave, mida soovite, et adressaat mäletaks. Struktuuri meeldetuletamiseks saate kasutada pealkirjadest teatud märksõnu.

Seejärel lõpetage oma e-kiri järgmise avamisega: järelkohtumise ettepanek, tegevuskava kinnitamise taotlus, järelmeetmed kiire vastuse saamiseks...

Teie järeldus peab olema kaasahaarav, et tekitada lugejas reaktsiooni. Tegevusverbidega jaatav stiil aitab seda eesmärki saavutada.

Oma järelduse kallal töötades annate oma aruandele perspektiivi ja motiveerite vastuvõtjat reageerima või tegutsema.

 

Näide e-posti teel saadetud aruandest tehniliste probleemide eskaleerimiseks ja tegevuskava väljapakkumiseks

 

Teema: Aruanne – meie rakenduses tuleb teha parandusi

Kallis Thomas,

Hiljutised negatiivsed arvustused meie rakenduse kohta teevad mind murelikuks ja vajan kiireid muudatusi. Peame reageerima, enne kui kaotame rohkem kasutajaid.

Praegused probleemid

  • App Store'i reitingud langevad 2,5/5-ni
  • Sagedased veakaebused
  • Piiratud funktsioonid võrreldes meie konkurentidega

Paranduste rada

Soovitan keskenduda nüüd järgmisele:

  • Peamiste teatatud vigade parandamine
  • Populaarsete uute funktsioonide lisamine
  • Kampaania meie klienditeeninduse edendamiseks

Korraldame sel nädalal koosoleku, et täpselt määratleda rakendatavad tehnilised ja kommertslahendused. Meie kasutajate usalduse taastamiseks ja rakenduse reitingute tõstmiseks on ülioluline tegutseda kiiresti.

Ootan sinu tagasitulekut, Jean