Absenteen mezuak lan-idazketa garrantzitsuak dira. Baina arrazoi askorengatik, ahaztu egin daitezke. Hori idazten duten testuinguruagatik eta batzuetan izan dezaketen eragina kontuan hartu gabe azaltzen da.
Izan ere, absentziaren mezua mezu automatikoa da. Denbora tarte baten edo zehaztutako epe baten barruan jasotako edozein mezuri erantzun gisa bidaltzen da. Batzuetan, mezua eszedentzia egitearen testuinguruan prestatzen da. Garai hau, seguruenik beste nonbait buruan duzunean, agian ez da zure mezua idazteko unerik aproposena.
Zertarako balio du absentzia automatikoko mezu bat konfiguratzeak?
Laneko mezurik ez egotea modu askotan garrantzitsua da. Langile guztiei zure ausentziaren berri emateko erabiltzen da. Zure itzuleraren zain dauden bitartean beren jarduerekin jarraitzeko aukera ematen duen informazioa emateko ere balio du. Informazio hau batez ere zure berreskurapenaren data da, zurekin harremanetan jartzeko larrialdi harremanetarako datuak edo larrialdi egoeran harremanetan jartzeko lankide baten datuak. Hori guztia ikusita, ausentziaren mezua komunikazio ekintza ezinbestekoa da edozein profesionalentzat.
Zein dira saihestu beharreko akatsak?
Absentziaren mezuak duen garrantzia ikusita, beharrezkoa izango da hainbat parametro kontuan hartzea zure solaskidea ez harritzeko edo errespeturik ez izateko. Hobe errespetu handiz jotzea errespetu gutxikoa baino. Beraz, ezin dituzu OUPS, pff eta abar bezalako esapiderik erabili. Kontuan hartu beharko duzu eragile guztien profila. Horrela, saihestu idaztea lankideekin hitz egiten ariko bazina bezala, zure nagusiek edo bezeroek, hornitzaileek edo botere publikoek mezu bat bidaltzen dizutenean.
Eragozpen hau ekiditeko, Outlook-ekin posible da konpainiaren barneko mezuetarako absentzia mezu bat eta kanpoko mezuetarako beste mezu bat izatea. Nolanahi ere, profil guztiak kontuan hartu beharko dituzu ondo egituratutako absentzia mezua sortzeko.
Gainera, informazioa erabilgarria eta zehatza izan behar da. Saihestu "Bihartik kanpo egongo naiz" bezalako mezu anbiguoak jakinda informazio hori jasotzen duenak ezin duela "bihar" horren data jakin.
Azkenean, saihestu tonu ezaguna eta kasuala erabiltzea. Izan ere, bistako oporren euforiak ezagunegia den tonua erabiltzea eragin dezake. Gogoratu profesionalera jarraitu behar duzula azkenera arte. Lankideekin ahoz, gerta daiteke, baina batez ere ez lan dokumentuen testuinguruan.
Zer absentzia mezu mota aukeratu?
Akats horiek guztiak ekiditeko, aukeratu ohiko estiloa. Besteak beste, zure izen-abizenak, jasotako mezua noiz prozesatu dezakezun eta larrialdi kasuetan harremanetan jartzeko pertsona (k).
