Määritä verkkotunnuksesi ja luo ammattimaisia ​​sähköpostiosoitteita

 

Jos haluat luoda ammattisähköpostiosoitteita Google Workspacen avulla, ensimmäinen vaihe on ostaa mukautettu verkkotunnus. Verkkotunnus edustaa yrityksesi identiteettiä verkossa ja on olennainen tuotekuvasi vahvistamisessa. Voit ostaa verkkotunnuksen verkkotunnuksen rekisteröijältä, kuten Googlen verkkotunnuksissa, ionejaTai OVH. Kun ostat, muista valita verkkotunnus, joka kuvastaa yrityksesi nimeä ja on helppo muistaa.

 

Määritä verkkotunnus Google Workspacen avulla

 

Kun olet ostanut verkkotunnuksen, sinun on määritetty Google Workspacella voidakseen käyttää Googlen yrityssähköpostipalveluita. Tässä ovat vaiheet verkkotunnuksen määrittämiseksi:

  1. Rekisteröidy Google Workspaceen valitsemalla suunnitelma, joka vastaa yrityksesi kokoa ja erityistarpeita.
  2. Rekisteröinnin aikana sinua pyydetään antamaan mukautettu verkkotunnus.
  3. Google Workspace antaa sinulle ohjeet verkkotunnuksesi omistajuuden vahvistamiseen ja tarvittavien DNS-tietueiden määrittämiseen. Sinun on kirjauduttava sisään verkkotunnuksesi rekisteröintipalvelun ohjauspaneeliin ja lisättävä Googlen toimittamat MX (Mail Exchange) -tietueet. Näitä tietueita käytetään sähköpostien reitittämiseen Google Workspacen sähköpostipalvelimille.
  1. Kun DNS-tietueet on määritetty ja verkkotunnus vahvistettu, voit käyttää Google Workspacen hallintakonsolia verkkotunnuksen ja palveluiden hallintaan.

 

Luo henkilökohtaisia ​​sähköpostiosoitteita työntekijöillesi

 

Nyt kun verkkotunnuksesi on määritetty Google Workspacen kanssa, voit alkaa luoda henkilökohtaisia ​​sähköpostiosoitteita työntekijöillesi. Voit tehdä tämän seuraavasti:

  1. Kirjaudu Google Workspacen hallintakonsoliin järjestelmänvalvojan tililläsi.
  2. Napsauta vasemmanpuoleisessa valikossa "Käyttäjät" päästäksesi luetteloon organisaatiosi käyttäjistä.
  3. Napsauta "Lisää käyttäjä" -painiketta luodaksesi uuden käyttäjätilin. Sinun on annettava jokaisen työntekijän tiedot, kuten etu- ja sukunimi sekä haluamasi sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite luodaan automaattisesti mukautetulla verkkotunnuksellasi (esim. työntekijä@yrityksesi.com).
  1. Kun tilit on luotu, voit määrittää kullekin käyttäjälle rooleja ja käyttöoikeuksia heidän yrityksensä vastuun perusteella. Voit myös lähettää heille ohjeet salasanan määrittämiseen ja Gmail-tilin käyttämiseen.
  2. Jos haluat luoda yleisiä sähköpostiosoitteita, kuten contact@yourcompany.com ou tuki@yrityksesi.com, voit määrittää käyttäjäryhmiä, joilla on jaetut sähköpostiosoitteet. Näin useat työntekijät voivat vastaanottaa näihin yleisiin osoitteisiin lähetettyjä sähköposteja ja vastata niihin.

Seuraamalla näitä ohjeita voit määrittää verkkotunnuksesi ja luoda työntekijöillesi työsähköpostiosoitteita Google Workspacen avulla. Nämä henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet parantavat yrityksesi brändikuvaa ja tarjoavat asiakkaillesi ja yhteistyökumppaneillesi ammattimaisen kokemuksen, kun olet kanssasi yhteydessä sähköpostitse.

Hallinnoi sähköpostitilejä ja käyttäjäasetuksia Google Workspacessa

 

Google Workspacen hallintakonsolin avulla on helppo hallita käyttäjätilejä yrityksesi sisällä. Järjestelmänvalvojana voit lisätä uusia käyttäjiä, muokata heidän tilitietojaan ja asetuksiaan tai poistaa tilejä, kun työntekijät lähtevät yrityksestä. Suorita nämä toiminnot siirtymällä hallintakonsolin Käyttäjät-osioon ja valitsemalla haluamasi käyttäjä muuttaaksesi asetuksiaan tai poistaaksesi hänen tilinsä.

 

Hallitse käyttäjäryhmiä ja käyttöoikeuksia

 

Käyttäjäryhmät ovat tehokas tapa järjestää ja hallita Google Workspace ‑resurssien ja -palvelujen käyttöoikeuksia yrityksesi sisällä. Voit luoda ryhmiä eri osastoille, osastoille tai projekteille ja lisätä niihin jäseniä roolien ja vastuiden perusteella. Voit hallita käyttäjäryhmiä siirtymällä Google Workspacen hallintakonsolin Ryhmät-osioon.

Ryhmät auttavat myös hallitsemaan pääsyä jaettuihin asiakirjoihin ja kansioihin, mikä yksinkertaistaa käyttöoikeuksien hallintaa. Voit esimerkiksi luoda ryhmän markkinointitiimillesi ja antaa heille pääsyn tiettyihin markkinointiresursseihin Google Drivessa.

 

Käytä suojauskäytäntöjä ja viestintäsääntöjä

 

Google Workspace tarjoaa monia vaihtoehtoja sähköpostiympäristösi ja yritystietojesi suojaamiseen. Järjestelmänvalvojana voit valvoa erilaisia ​​suojauskäytäntöjä ja viestintäsääntöjä varmistaaksesi vaatimustenmukaisuuden ja suojataksesi käyttäjiäsi online-uhkilta.

Voit määrittää nämä asetukset siirtymällä Google Workspacen hallintakonsolin Suojaus-osioon. Tässä on esimerkkejä käytännöistä ja säännöistä, joita voit ottaa käyttöön:

  1. Salasanavaatimukset: Aseta säännöt käyttäjien salasanojen pituudelle, monimutkaisuudesta ja kelpoisuudesta, jotta tilit pysyvät turvallisina.
  2. Kaksivaiheinen todennus: Ota kaksivaiheinen todennus (2FA) käyttöön lisätäksesi ylimääräisen suojaustason kirjautuessasi käyttäjiä tililleen.
  3. Sähköpostien suodatus: Aseta säännöt estämään tai karanteeniin roskapostit, tietojenkalasteluyritykset ja viestit, joissa on haitallisia liitteitä tai linkkejä.
  4. Pääsyrajoitukset: Rajoita pääsyä Google Workspacen palveluihin ja tietoihin sijainnin, IP-osoitteen tai sisäänkirjautumiseen käytetyn laitteen perusteella.

Noudattamalla näitä sähköpostin suojauskäytäntöjä ja sääntöjä autat suojaamaan yritystäsi ja työntekijöitäsi online-uhkilta ja varmistamaan sovellettavien säädösten noudattamisen.

Yhteenvetona voidaan todeta, että sähköpostitilien ja käyttäjäasetusten hallinta Google Workspacessa on tärkeä osa sähköpostiympäristösi sujuvan ja turvallisen toiminnan ylläpitämistä. Järjestelmänvalvojana olet vastuussa käyttäjätilien, käyttäjäryhmien ja käyttöoikeuksien hallinnasta sekä yrityksesi tarpeisiin räätälöityjen tietoturvakäytäntöjen ja sähköpostisääntöjen soveltamisesta.

Hyödynnä Google Workspacen tarjoamia yhteistyö- ja viestintätyökaluja

 

Google Workspace tarjoaa integroidun sovelluspaketin, joka mahdollistaa tehokasta yhteistyötä tiimisi jäsenten välillä. Kun käytät Gmailia muiden Google Workspace -sovellusten kanssa, voit hyödyntää eri osastojen välistä synergiaa parantaaksesi tuottavuutta ja viestintää yrityksesi sisällä. Tässä on esimerkkejä hyödyllisistä integroinneista Gmailin ja muiden Google Workspace -sovellusten välillä:

  1. Google-kalenteri: Suunnittele kokouksia ja tapahtumia suoraan Gmailista lisäämällä kutsuja sinun tai kollegojesi kalentereihin.
  2. Google-yhteystiedot: Hallitse yritys- ja henkilökohtaisia ​​yhteystietojasi yhdessä paikassa ja synkronoi ne automaattisesti Gmailin kanssa.
  3. Google Drive: Lähetä suuria liitteitä Google Driven avulla ja tee yhteistyötä asiakirjojen parissa
    reaaliajassa suoraan Gmailista ilman, että sinun tarvitsee ladata tai lähettää sähköpostitse useita versioita.
  1. Google Keep: Tee muistiinpanoja ja luo tehtäväluetteloita suoraan Gmailista ja synkronoi ne kaikkien laitteidesi välillä.

 

Jaa asiakirjoja ja tiedostoja Google Driven avulla

 

Google Drive on online-tiedostojen tallennus- ja jakamistyökalu, joka helpottaa yhteistyötä yrityksesi sisällä. Google Driven avulla voit jakaa asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja muita tiedostoja kollegoidesi kanssa hallitsemalla kunkin käyttäjän käyttöoikeuksia (vain luku, kommentoida, muokata). Voit jakaa tiedostoja tiimisi jäsenten kanssa lisäämällä heidät yhteiskäyttäjiksi Google Driveen tai jakamalla linkin tiedostoon.

Google Driven avulla voit myös työskennellä reaaliajassa jaettujen asiakirjojen kanssa Google Workspace -ohjelmistopaketin sovellusten, kuten Google Docs, Google Sheets ja Google Slides, ansiosta. Tämä reaaliaikainen yhteistyö auttaa tiimiäsi työskentelemään tehokkaammin ja välttää saman tiedoston useiden versioiden aiheuttaman vaivan.

 

Järjestä verkkokokouksia Google Meetin avulla

 

Google Meet on Google Workspaceen integroitu videoneuvotteluratkaisu, joka helpottaa tiimisi jäsenten välisiä verkkokokouksia riippumatta siitä, ovatko he samassa toimistossa tai eri puolilla maailmaa. Jos haluat isännöidä verkkokokouksen Google Meetillä, ajoita tapahtuma Google-kalenteriin ja lisää Meet-kokouslinkki. Voit myös luoda ad hoc -kokouksia suoraan Gmailista tai Google Meet -sovelluksesta.

Google Meetin avulla tiimisi voi osallistua korkealaatuisiin videokokouksiin, jakaa näyttöjä ja tehdä yhteistyötä asiakirjojen parissa reaaliajassa suojatussa ympäristössä. Lisäksi Google Meet tarjoaa edistyneitä ominaisuuksia, kuten automaattisen tekstityskäännöksen, kokoushuoneen tuen ja kokoustallennuksen, jotka vastaavat yrityksesi viestintä- ja yhteistyötarpeita.

Lopuksi Google Workspace tarjoaa joukon yhteistyö- ja viestintätyökaluja, jotka voivat auttaa yritystäsi työskentelemään tehokkaammin ja pysymään yhteydessä. Käyttämällä Gmailia muiden Google Workspace -sovellusten kanssa, jakamalla tiedostoja ja asiakirjoja Google Driven kautta ja isännöimällä verkkokokouksia Google Meetin avulla voit hyödyntää näitä ratkaisuja parantaaksesi tuottavuutta ja yhteistyötä miehistösi sisällä.

Ottamalla nämä yhteistyötyökalut käyttöön annat yrityksellesi mahdollisuuden pysyä kilpailukykyisenä jatkuvasti muuttuvassa maailmassa, jossa kyky mukautua nopeasti ja työskennellä tehokkaasti tiiminä on menestymisen edellytys.