Tuntemattomien ominaisuuksien löytäminen
Gmail tarjoaa lukuisia ominaisuuksia, joista jotkut jäävät usein käyttäjiltä huomiotta. Tässä osassa tutkimme viittä tällaista ominaisuutta, jotka voivat auttaa sinua loistamaan liiketoiminnassa ja kasvamaan ammattimaisesti.
Yksi Gmailin tuntemattomat ominaisuudet on edistyneiden suodattimien käyttö sähköpostien automaattiseen järjestämiseen tiettyjen kriteerien perusteella. Voit esimerkiksi suodattaa pois tietystä lähettäjältä tai tiettyjä avainsanoja sisältävät sähköpostit ja luokitella ne sitten automaattisesti tiettyyn kansioon. Näin voit pitää postilaatikkosi järjestyksessä etkä menetä tärkeitä sähköpostiviestejä.
Toinen mielenkiintoinen ominaisuus on kykyperuuta sähköpostin lähetys. Jos lähetit sähköpostin vahingossa väärälle henkilölle tai unohdit liittää mukaan liitteen, sinulla on sekuntia aikaa napsauttaa Peruuta ja hakea sähköposti ennen sen lopullista lähettämistä.
Gmailin avulla voit myös käyttää aliaksia hallita työsi eri puolia. Voit luoda erityisiä sähköpostiosoitteita projektinhallintaa, asiakaspalvelua tai sisäistä viestintää varten pitäen samalla kaiken keskitetysti Gmail-päätililläsi.
Ilmoitusten mukauttaminen on toinen Gmailin hyödyllinen ominaisuus. Voit valita, haluatko vastaanottaa ilmoituksia vain tärkeistä sähköposteista lähettäjän, aiheen tai muiden kriteerien perusteella. Näin voit keskittyä työhön ilman, että tarpeettomat ilmoitukset keskeytyvät jatkuvasti.
Lopuksi Gmailin tarkennettu hakutoiminto auttaa sinua löytämään nopeasti tarvitsemasi sähköpostit. Käyttämällä tiettyjä hakuoperaattoreita voit rajata tuloksia löytääksesi juuri etsimäsi, vaikka postilaatikossasi olisi tuhansia sähköposteja.
Hanki näkyvyyttä henkilökohtaisilla allekirjoituksilla
Henkilökohtainen allekirjoitus on loistava tapa erottua yrityksestäsi. Gmailin avulla voit luoda kiinnostavia ja informatiivisia sähköpostin allekirjoituksia ammattisähköpostisis. Voit tehdä tämän siirtymällä Gmail-tilisi asetuksiin ja napsauttamalla "Näytä kaikki asetukset". Valitse seuraavaksi "Yleiset"-välilehti ja vieritä alas löytääksesi "Allekirjoitus"-osion.
Tässä osiossa voit muokata allekirjoitustasi lisäämällä tekstiä, kuvia, linkkejä ja jopa sosiaalisen median kuvakkeita. Älä unohda liittää mukaan asiaankuuluvia tietoja, kuten nimesi, työnimike, yrityksen yhteystiedot ja linkki LinkedIn-profiiliisi. Näin työtoverisi ja yrityskontaktisi tunnistavat sinut helposti ja oppivat lisää sinusta ja roolistasi yrityksessä. Hyvin suunniteltu allekirjoitus voi vahvistaa ammatillista imagoasi ja saada sinut esimiehesi huomaamaan.
Tee tehokasta yhteistyötä jaettujen tunnisteiden avulla
Gmail tarjoaa mahdollisuuden luoda jaettuja tunnisteita, mikä tekee siitä paljon helpompaa yhteistyötä kollegojesi kanssa. Jaettujen tunnisteiden avulla voit luokitella ja järjestää tiettyihin projekteihin tai aiheisiin liittyviä sähköposteja ja antaa niihin pääsyn muille tiimisi jäsenille. Tämä edistää viestintää ja tiedon jakamista tiimin sisällä, mikä parantaa työsi tehokkuutta.
Luo jaettu tunniste siirtymällä Gmailin asetusten Tunnisteet-osioon ja napsauttamalla Luo uusi tunniste. Nimeä tarrasi ja anna sille väri, jotta se on helppo tunnistaa. Kun olet luonut tunnisteen, voit jakaa sen muille tiimisi jäsenille napsauttamalla jakokuvaketta tunnisteen nimen vieressä. Kirjoita vain niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joille haluat jakaa tunnisteen, ja he pääsevät sitten käsiksi kyseiseen tunnisteeseen liittyviin sähköposteihin.
Käyttämällä yhteisiä tunnisteita työtovereiden kanssa voit työskennellä tehokkaammin yhteisissä projekteissa, välttää päällekkäistä työtä ja helpottaa päätöksentekoa. Tällä on positiivinen vaikutus tuottavuuteesi ja se voi auttaa sinua erottumaan joukosta keskeisinä jäseninä.
