Älä unohda ammattimaisten allekirjoitusten merkitystä
Yleinen virhe käytössä Gmail yrityksille on unohtaa ammattimaisen allekirjoituksen merkitys. Hyvin suunniteltu ja täydellinen allekirjoitus voi vahvistaa uskottavuuttasi keskustelukumppaneiden keskuudessa ja parantaa yrityskuvaa.
Luodaksesi ammattimaisen allekirjoituksen, muista liittää mukaan etu- ja sukunimesi, asemasi, yrityksen nimesi, yhteystietosi (puhelin, sähköposti) ja mahdollisesti linkki LinkedIn-profiiliisi. Voit myös lisätä graafisen ilmeen, kuten logon, vahvistamaan yrityksesi visuaalista identiteettiä.
Älä myöskään unohda muokata allekirjoitustasi vastaanottajillesi sopivaksi. Jos esimerkiksi vaihdat sähköposteja kansainvälisten asiakkaiden kanssa, voit lisätä englanninkielisen version allekirjoituksestasi helpottaaksesi viestintää ja välttääksesi väärinkäsityksiä.
Vältä liian pitkiä sähköposteja ja isoja liitteitä
Toinen yleinen virhe Gmailin käytössä on liian pitkien sähköpostien tai suurten liitetiedostojen lähettäminen. Tämä ei vain voi estää keskustelukumppaneitasi lukemasta viestejäsi, vaan myös sotkeuttaa heidän postilaatikkonsa ja kuluttaa tallennustilaa.
Tämän välttämiseksi yritä säilyttää ytimekkäät ja jäsennellyt sähköpostisi käyttämällä lyhyitä kappaleita ja selkeitä otsikoita. Jos haluat jakaa suuria tiedostoja, käytä työkaluja, kuten Google Drivea tai Dropboxia, linkittääksesi asiakirjoihin sen sijaan, että liität ne suoraan sähköpostiisi.
Lopuksi muista pakata tiedostot ennen niiden lähettämistä, varsinkin jos ne sisältävät kuvia tai videoita. Tämä pienentää niiden kokoa ja helpottaa vastaanottajien lataamista.
Kiinnitä huomiota sähköpostisi yksityisyyteen ja turvallisuuteen
Turvallisuus ja luottamuksellisuus ovat tärkeitä ammattimaailmassa. Gmailin kanssa liiketoiminnassa tehdyllä virheellä voi olla vakavia seurauksia urallesi ja yrityksesi maineelle. Voit välttää nämä ongelmat noudattamalla näitä perusvinkkejä taata turvallisuus viestinnästäsi sähköpostitse:
- Käytä aina vahvoja ja ainutlaatuisia salasanoja Gmail-tililläsi. Vaihda ne säännöllisesti äläkä käytä samaa salasanaa eri verkkopalveluissa.
- Ota kaksivaiheinen todennus (2FA) käyttöön parantaaksesi tilisi turvallisuutta. Tämä lisää ylimääräistä suojausta vaatimalla vahvistuskoodin, joka lähetetään puhelimeesi kirjautumisen yhteydessä.
- Ole valppaana tietojenkalasteluviestien ja huijausyritysten varalta. Älä klikkaa epäilyttäviä linkkejä äläkä koskaan luovuta henkilökohtaisia tai yritystietojasi sähköpostitse.
- Käytä lähettämiseen Gmailin "Luottamuksellinen tila" -ominaisuutta arkaluontoiset sähköpostit. Näin voit asettaa viesteillesi vanhenemispäivän ja suojata ne salasanalla.
Noudattamalla näitä vinkkejä vältät Gmailin yleisimmät virheet liiketoiminnassa ja varmistat ammatillisen menestyksesi.
