Esittelyssä Gmail for Business (Google Workspace)
Gmail Enterprise, Google Workspaceen sisältyvä sovellus on paljon enemmän kuin yksinkertainen sähköpostipalvelu. Se on täydellinen työkalu, joka tarjoaa valikoiman ominaisuuksia, jotka on suunniteltu helpottamaan viestintää, yhteistyötä ja ajanhallintaa yrityksessäsi. Mutta saadakseen täyden hyödyn näistä ominaisuuksista, työtovereiden on ymmärrettävä, miten ne toimivat ja kuinka niitä käytetään tehokkaasti. Sisäisenä valmentajana tulet sisään.
Tämä Gmail Enterprisen täydellisen oppaamme ensimmäinen osa antaa sinulle yleiskatsauksen Gmail Enterprisen pääominaisuuksista ja niiden hyödyllisyydestä ammattimaisessa kontekstissa.
Viestit : Gmail Enterprisen ydin on sen sähköpostipalvelu. Sen avulla voit lähettää ja vastaanottaa sähköposteja, mutta se tarjoaa myös monia muita ominaisuuksia, kuten mahdollisuuden luoda tunnisteita sähköpostisi järjestämiseksi, käyttää suodattimia tiettyjen toimien automatisoimiseen ja määrittää automaattiset vastaukset.
Kalenteri : Gmail Enterprisen sisäänrakennetun kalenterin avulla voit ajoittaa kokouksia, asettaa muistutuksia itsellesi ja nähdä, milloin työtoverisi ovat tavoitettavissa. Voit jopa luoda useita kalentereita työsi eri puolille.
Google Drive : Google Drive, joka on osa Google Workspacea, mahdollistaa asiakirjojen, laskentataulukoiden ja esitysten tallentamisen, jakamisen ja yhteiskäytön. Voit jakaa tiedostoja tai kokonaisia kansioita kollegojesi kanssa ja työstää asiakirjoja yhdessä reaaliajassa.
Keskustele ja tapaa : Gmail for Business sisältää myös Google Chatin ja Google Meetin, joiden avulla voit kommunikoida kollegojesi kanssa pikaviestien, äänipuhelun tai videoneuvottelun avulla.
Kaikki nämä ominaisuudet ovat käytettävissä Gmail-tililtäsi, mikä tekee Gmail for Businessista tehokkaan ja kätevän. Tämän oppaan seuraavissa osissa tarkastelemme kutakin näistä ominaisuuksista yksityiskohtaisesti ja annamme sinulle käytännön vinkkejä niiden tehokkaaseen käyttöön koulutuksessasi.
Gmail for Business -lisäominaisuudet
Kun olet käsitellyt Gmail Enterprisen perusteet, on aika siirtyä joihinkin lisäominaisuuksiin, jotka tekevät tästä työkalusta niin tehokkaan. Niiden hallitseminen voi auttaa kollegoitasi työskentelemään tehokkaammin ja säästämään aikaa joka päivä.
1. Pikanäppäimet : Gmail Enterprise tarjoaa sarjan pikanäppäimet joiden avulla voit nopeasti selata postilaatikkoa ja suorittaa erilaisia toimintoja käyttämättä hiirtä. Esimerkiksi painamalla “c” voit kirjoittaa uuden sähköpostin, kun taas paina “e” voit arkistoida valitun sähköpostin. Löydät täydellisen luettelon pikanäppäimistä Gmailin ohjeesta.
2. Ehdotetut vastaukset ja älykäs kirjoittaminen : Nämä Googlen tekoälyn tuottamat ominaisuudet voivat auttaa kirjoittamaan sähköposteja nopeammin. Ehdotetut vastaukset tarjoaa lyhyitä vastauksia sähköposteihin, kun taas Smart Compose tarjoaa lauseita täytä kirjoittamasi.
3. Delegointitoiminto : Tämän ominaisuuden avulla voit antaa toiselle henkilölle luvan hallita postilaatikkoasi. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä ihmisille, jotka saavat paljon sähköposteja ja tarvitsevat apua niiden hallinnassa.
4. Integraatiot : Gmail for Business voidaan integroida moniin muihin sovelluksiin, myös muihin kuin Googlen sovelluksiin. Voit esimerkiksi integroida Gmailin tehtävienhallintaasi tai CRM:ään seurataksesi tiettyihin projekteihin tai asiakkaisiin liittyviä sähköposteja.
Kouluttamalla kollegoitasi näistä lisäominaisuuksista autat heitä saamaan kaiken irti Gmail for Businessista ja lisäämään tuottavuuttaan. Seuraavassa osiossa käsittelemme Gmail Enterprise -koulutuksen parhaita käytäntöjä.
Strategiat tehokkaaseen Gmail Enterprise -koulutukseen
Nyt kun sinulla on vankka ymmärrys Gmail Enterprisen perus- ja lisäominaisuuksista, on aika miettiä, kuinka voit tehokkaasti välittää nämä tiedot kollegoillesi. Tässä on joitain strategioita, joita voit ottaa käyttöön:
1. Käytännön harjoittelu : Paras tapa oppia käyttämään Gmail for Businessin kaltaista työkalua on tehdä se itse. Kun koulutat kollegoitasi, muista antaa heille runsaasti aikaa tutustua Gmailin ominaisuuksiin itse ja harjoitella tiettyjä tehtäviä, joita he tarvitsevat päivittäisessä työssään.
2. Käytä ulkoisia koulutusresursseja : Verkossa on monia resursseja, jotka voivat auttaa työtovereitasi oppimaan käyttämään Gmail for Businessia. Google tarjoaa esimerkiksi a koulutuskeskus joka kattaa kaikki Gmailin ominaisuudet yksityiskohtaisesti. YouTubessa on myös ilmaisia koulutusvideoita, kuten kanavalla WINDTOOPIC.
3. Kysymys- ja vastausistunnot : Järjestä säännöllisiä Q&A-istuntoja, joissa työtoverit voivat esittää kysymyksiä Gmailin ominaisuuksista, joita he eivät ymmärrä, tai ongelmista, joita heillä on. Tämä on loistava tilaisuus tarjota sinulle henkilökohtaisia vastauksia ja käsitellä erityisiä liiketoimintaasi koskevia ongelmia.
4. Kannustaa itseopiskelua : Kannusta työtovereitasi tutkimaan Gmail Enterprisea itse ja yrittämään ratkaista omia ongelmiaan ennen kuin pyydät apua. Tämä auttaa heitä kehittämään itseluottamustaan ja tulemaan itsenäisemmiksi.
Ottamalla nämä strategiat käyttöön voit auttaa kollegoitasi hallitsemaan Gmail Enterprisen ja tehdä siitä arvokkaan työkalun työssään. Onnea harjoitteluun!
