Mullistaa yrityksesi viestintä Gmailin avulla

Nykypäivän yritysmaailmassa sähköpostiviestintä on välttämätöntä. Viestitpä sitten asiakkaiden, työtovereiden tai kumppaneiden kanssa, ammattimainen sähköpostiosoite on välttämätön työkalu. Mutta kuinka hallitset tehokkaasti tätä ammattimaista sähköpostiosoitetta? Yksi suosituimmista ratkaisuista on Gmail, Googlen sähköpostipalvelu. Tässä artikkelissa näytämme, kuinka voit määrittää yrityksesi sähköpostiosoitteen Gmailissa, jotta voit hyödyntää kaikkia Gmailin lisäominaisuuksia ja säilyttää samalla ammattimaisen kuvan.

Miksi käyttää Gmailia yrityssähköpostiin?

Gmail on yksi maailman suosituimmista sähköpostipalveluista, ja hyvästä syystä. Se tarjoaa joukon ominaisuuksia, jotka voivat helpottaa yrityssähköpostien hallintaa. Tässä on joitain syitä, miksi sinun kannattaa harkita Gmailin käyttöä yrityssähköpostissasi:

  • Lisäominaisuudet : Gmail tarjoaa joukon lisäominaisuuksia, kuten sähköpostien suodattamisen, tehokkaan haun ja sähköpostien järjestämisen tunnisteilla. Nämä ominaisuudet voivat auttaa sinua hallitsemaan postilaatikkoasi tehokkaammin.
  • Helppokäyttöisyys : Gmail tunnetaan intuitiivisesta käyttöliittymästään. Tämä tekee sähköpostien hallinnasta mahdollisimman helppoa, vaikka sinulla olisi suuri määrä viestejä.
  • Integrointi muihin Googlen työkaluihin : Jos käytät jo muita Googlen työkaluja yrityksellesi, kuten Google Drivea tai Google-kalenteria, Gmailin käyttö voi helpottaa sähköpostisi integrointia kyseisiin työkaluihin.
  • saavutettavuus : Gmailin avulla voit käyttää työsähköpostiasi mistä tahansa ja milloin tahansa, kunhan sinulla on Internet-yhteys. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos työskentelet etänä tai matkustat usein työn takia.

Gmail-tilin luominen työsähköpostia varten

Nyt kun olemme keskustelleet Gmailin käytön eduista työsähköpostissasi, siirrytään oman Gmail-tilin luomiseen. Luo tili seuraavasti:

  1. Vieraile Gmail-sivustolla : Siirry Gmail-sivustolle (www.gmail.com) ja napsauta "Luo tili". Sinut ohjataan tilin luomissivulle.
  2. Anna tietosi : Täytä lomake tiedoillasi, mukaan lukien etu- ja sukunimesi sekä puhelinnumerosi. Valitse sähköpostiosoitteeksi jokin, joka edustaa hyvin yritystäsi. Voit käyttää esimerkiksi yrityksesi nimeä tai koko nimeäsi.
  3. Turvaa tilisi : Suojaa tilisi valitsemalla vahva salasana. Muista kirjoittaa se ylös turvalliseen paikkaan, jotta et unohda sitä.
  4. Viimeistele tilisi luominen : Suorita tilin luominen loppuun noudattamalla muita ohjeita. Tämä voi sisältää puhelinnumerosi vahvistamisen ja Googlen käyttöehtojen hyväksymisen.

Onnittelut, sinulla on nyt oma Gmail-tili työsähköpostien hallintaa varten!

Työsähköpostiosoitteen määrittäminen Gmailissa

Nyt kun sinulla on oma Gmail-tili yrityksellesi, on aika määrittää työsähköpostiosoitteesi. Näin voit tehdä sen:

  1. Muuta muita tilisi asetuksia : Ennen kuin voit vastaanottaa sähköpostia toiselta Gmail-tililtäsi, sinun on ehkä muutettava joitain kyseisen tilin asetuksia. Tämä voi sisältää POP- tai IMAP-käytön sallimisen tai sovelluksen salasanan luomisen, jos toinen tili käyttää kaksivaiheista todennusta.
  2. Muuta Gmailin asetuksia : Seuraavaksi sinun on muutettava Gmail-tilisi asetuksia, jotta se voi vastaanottaa sähköpostiviestejä toiselta tililtäsi. Voit tehdä tämän avaamalla Gmailin tietokoneellasi, napsauttamalla asetuskuvaketta oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla Näytä kaikki asetukset. Napsauta "Tilit ja tuonti" -välilehden "Tarkista muut sähköpostitilit" -osiossa "Lisää sähköpostitili". Lisää sitten toinen tilisi noudattamalla näytön ohjeita.
  3. Tee yleisten virheiden vianetsintä : Jos kohtaat virheitä lisättäessäsi toista tiliäsi, ota yhteyttä Gmailin ohjekeskus neuvoja yleisten ongelmien ratkaisemiseksi.
  4. Vastaanota vain vanhoja viestejä : Jos olet äskettäin vaihtanut Gmailiin, voit lähettää vanhat sähköpostisi edelleen toiselta tililtäsi. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Tuo sähköpostit ja yhteystiedot" "Tilit ja tuonti" -välilehdellä. Tuo vanhat sähköpostisi noudattamalla näytön ohjeita.
  5. Lähetä eteenpäin vain uudet viestit : Jos haluat välittää vain uudet viestit toiselta tililtäsi, voit määrittää automaattisen edelleenlähetyksen. Tapa tehdä tämä riippuu toisesta sähköpostipalvelustasi, joten tarkista ohjeet niiden ohjekeskuksesta.

Jos haluat visuaalisen esittelyn tästä prosessista, voit katsoa tämän videon.

 

 

Käytä työsähköpostiosoitettasi Gmailissa

Nyt kun työsähköpostiosoitteesi on määritetty Gmailissa, on aika alkaa käyttää sitä. Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla saat kaiken irti uudesta kokoonpanostasi:

  1. Lähetä sähköpostiviestejä : Kun kirjoitat uutta sähköpostiviestiä, voit valita lähetettävän osoitteen. Napsauta vain sähköpostiosoitteesi vieressä olevaa nuolta Lähettäjä-kentässä ja valitse työsähköpostiosoitteesi.
  2. Vastaa sähköposteihin : Vastataksesi työosoitteeseesi saapuviin sähköposteihin Gmail käyttää automaattisesti tätä osoitetta lähettämiseen. Tämä varmistaa, että viestintäsi pysyy johdonmukaisena.
  3. Järjestä postilaatikkosi : Käytä Gmailin tunnisteita ja suodattimia työsähköpostien järjestämiseen. Voit luoda tunnisteita erityyppisille sähköposteille (esim. "Asiakkaat", "Toimittajat" jne.) ja käyttää suodattimia lisätäksesi nämä tunnisteet automaattisesti saapuviin sähköposteihin.
  4. Käytä hakua : Gmailin hakutoiminto on erittäin tehokas ja auttaa sinua löytämään minkä tahansa sähköpostin nopeasti. Voit etsiä avainsanan, päivämäärän, lähettäjän ja muiden perusteella.
  5. Turvaa tilisi : Muista suojata Gmail-tilisi työsähköpostisi suojaamiseksi. Käytä vahvaa salasanaa, ota kaksivaiheinen todennus käyttöön ja ole valppaana tietojenkalasteluyrityksiä vastaan.

Ota yrityssähköpostisi hallintaan jo tänään!

Yrityssähköpostien hallinnan ei tarvitse olla pelottava tehtävä. Gmailin avulla voit helposti järjestää, löytää ja suojata yrityksesi viestintää samalla kun nautit edistyneistä ominaisuuksista ja integraatiosta muihin Googlen työkaluihin. Noudattamalla tämän artikkelin ohjeita voit määrittää työsähköpostiosoitteesi Gmailissa ja alkaa nauttia näistä eduista.

Muista, että Google-tuki on aina käytettävissä, jos kohtaat ongelmia tai sinulla on kysyttävää. Lisäksi verkossa on paljon resursseja, kuten video-opetusohjelmia YouTubessa, joiden avulla voit navigoida Gmailin ominaisuuksissa.

Jos pidit tästä artikkelista hyödyllisenä ja haluat jakaa tämän tiedon kollegoidesi kanssa, tutustu sivuihimme opas gmailin käyttöön liiketoiminnassa. Se on täynnä vinkkejä ja tekniikoita, jotka voivat auttaa koko tiimiäsi saamaan kaiken irti Gmailista.