Si vous n’avez pas de routine claire dans la gestion du traitement de vos mails, ils peuvent devenir rapidement une source de perte de temps considérable. Par contre si vous faites le nécessaire au niveau organisation pour ne pas vous laisser envahir par des dizaines de mails non lus. Alors vous pourrez libérer votre esprit de toute possibilité d’avoir raté un mail important. Dans cet article sont répertoriées un certain nombre de pratiques, qui ont fait leurs preuves. En les adoptant, vous pourrez à coup sûr gérer votre boîte mail beaucoup plus sereinement.
Classer automatiquement ou manuellement tout mail dans un dossier ou sous dossiers dédiés.
C’est le type de méthode qui va vous permettre très rapidement de trier vos mails par ordre d’importance. Vous pouvez choisir de classer vos mails par thème, par sujet, par deadlines. L’important étant de mettre à profit toutes les fonctionnalités de votre boîte mail pour gérer vos mails d’une manière pleinement opérationnelle. Une fois que vous aurez créé un répertoire avec dossier et sous dossier selon le mode d’organisation qui vous convient. Chaque message aura sa place dans votre boîte mail comme chaque dossier papier sur votre bureau. Vous pourrez donc, une fois le moment accorder au traitement de vos mails écouler, vous concentrer à 100 % sur le reste de votre travail.
Prévoyez un moment précis pour le traitement de vos mails
Bien entendu, vous devez rester réactif et être en mesure de traiter les messages qui attendent une réponse immédiate de votre part. Pour le reste, prévoyez le ou les moments les plus pertinents, pour vous occuper de vos mails de façon cohérente. Commencer par préparer tous les éléments nécessaires pour le traitement de votre travail. Dossiers papiers, agrafeuses, imprimantes, tout doit être à porter de main pour faciliter une concentration maximum. Peu importe le moment que vous aurez choisi. Maintenant que votre boîte mail est organisée comme un centre de tri postal, vous avez la possibilité de traiter vos mails sereinement avec efficacité et rapidité.
Nettoyer votre boîte mail en supprimant toutes les newsletters superflues
Votre boîte est constamment parasitée par des newsletters ou des publicités sans intérêt ? Prenez le soin de débarrasser votre boîte mail de toutes ces lettres d’informations qui ressemblent plus à des spams qu’à autre chose. Vous devez vous désabonner systématiquement de toutes ces listes de diffusion qui ne vous apportent rien de concret et qui peuvent devenir rapidement plus qu’envahissantes. Vous pouvez à l’aide d’outils comme Cleanfox où UnrollMe faire le nécessaire en quelques clics. Sans que cela vous prenne une matinée, ce type de solutions vous aidera énormément à mettre fin à toute cette pollution numérique. Des milliers de mails peuvent être traités relativement rapidement.
Paramétrer une réponse automatique
Vous allez prochainement partir en vacances pour un long moment. Un détail a ne pas négliger, activé le répondeur automatique de votre boîte mail. C’est quelque chose d’important pour que toutes les personnes avec qui vous correspondez professionnellement par mail soient bien informées de votre absence. Beaucoup de malentendus sont possibles quand un client ou un fournisseur perd patience, parce que ces messages restent sans réponse. Cette situation peut facilement être évitée grâce à un bref message qui sera envoyé automatiquement pendant vos vacances. Il vous suffira simplement d’indiquer la date de votre retour de vacances et pourquoi pas le mail d’un collègue si nécessaire.
Tempérer le nombre de mail que vous envoyez en copie
Utiliser de manière systématique les mails envoyés en copie carbone (CC) et copie carbone invisible (CCI) peuvent rapidement générer des échanges interminables. Des personnes qui n’étaient supposées recevoir votre message qu’à titre d’information, exigent désormais des clarifications. D’autres se demandent pourquoi elles ont reçu ce message et le perçoivent à juste titre, comme une perte de temps. Veillez, lorsque vous faites le choix de mettre une personne dans la boucle à ce que votre choix soit réellement pertinent. Les messages envoyés à n’importe qui n’importe comment sont à proscrire.
N’oubliez pas qu’un mail peut avoir une valeur juridique
Dans la mesure du possible conservez tous vos mails, ils ont force de preuve, notamment au prud’homme. Un message électronique s’il est certifié à la même valeur juridique qu’une lettre que vous auriez écrite à la main. Mais attention, même un simple message envoyé sans réfléchir à un collègue où à un client peut-être lourd de conséquences. Si un client prouve, mail a l’appui, que vous n’avez pas respecté vos engagements en matière de livraison ou autre. Vous devrez en assumer les conséquences pour votre entreprise et pour vous-même. Dans les litiges commerciaux comme aux prud’hommes, la preuve est dite « libre ». C’est-à-dire que c’est le juge qui tranchera et qu’il vaut mieux avoir soigneusement classé ses mails que de les avoir mis à la corbeille.
