Identifica o modelo estándar adaptado ao teu obxectivo

Existen varios modelos estándar de informes de correo electrónico utilizados na empresa. Elixir o formato correcto en función do propósito do teu informe é esencial para transmitir a túa mensaxe con claridade e eficacia.

Para un informe de seguimento regular como un informe semanal ou mensual, opte por unha estrutura de táboa con cifras clave (vendas, produción, etc.).

Para un orzamento ou solicitude de recursos, escriba un ficheiro estruturado en partes cunha introdución, as súas necesidades detalladas, un argumento e unha conclusión.

Nunha situación de crise que require unha reacción urxente, aposta por un estilo directo e potente enumerando os problemas, as consecuencias e as accións nunhas poucas frases impactantes.

Sexa cal sexa o modelo, coida o formato con intertítulos, viñetas, táboas para facilitar a lectura. Os exemplos concretos que aparecen a continuación axudarano a escoller o mellor formato para cada situación para informes de correo electrónico profesionais e eficaces.

O informe de seguimento periódico en forma de táboas

O informe de seguimento regular, por exemplo mensual ou semanal, require unha estrutura clara e sintética que destaque os datos clave.

O formato en táboas permite presentar os indicadores importantes (vendas, produción, taxa de conversión, etc.) de forma organizada e lexible, en poucos segundos.

Titula as túas táboas con precisión, por exemplo "Evolución das vendas en liña (facturación mensual 2022)". Lembra mencionar as unidades.

Podes incorporar elementos visuais como gráficos para reforzar a mensaxe. Asegúrese de que os datos son correctos e os cálculos correctos.

Acompaña cada táboa ou gráfico cun pequeno comentario que analice as principais tendencias e conclusións, en 2-3 frases.

O formato de táboa fai que o destinatario poida ler rapidamente o esencial. É ideal para informes de seguimento regulares que requiren unha presentación resumida de datos clave.

O correo electrónico de impacto en caso de crise

Nunha situación de emerxencia que requira unha resposta rápida, opte por un informe en forma de frases curtas e contundentes.

Anuncia o problema desde o principio: "O noso servidor está caído despois dun ataque, estamos desconectados". Despois detalla o impacto: perda de facturación, clientes afectados, etc.

A continuación, enumere as accións levadas a cabo para limitar o dano e as que se deben implementar inmediatamente. Remata cunha pregunta ou solicitude urxente: "Podemos contar con recursos adicionais para restablecer o servizo en 48 horas?"

Nunha crise, a clave é informar rapidamente sobre as dificultades, as consecuencias e as respostas nunhas poucas frases directas. A súa mensaxe debe ser breve e mobilizadora. O estilo punchy é o máis efectivo para este tipo de informes de emerxencia por correo electrónico.

 

Exemplo XNUMX: Informe de vendas mensuais detallados

Madame,

Consulta a continuación o informe detallado das nosas vendas de marzo:

  1. Vendas en tenda

As vendas nas tendas baixaron un 5% con respecto ao mes pasado ata os 1 euros. Velaquí a evolución por departamentos:

  • Electrodomésticos: facturación de 550 €, estable
  • Departamento de bricolaxe: facturación de 350 euros, un 000% menos
  • Sección de xardíns: facturación de 300 euros, un 000% menos
  • Departamento de cociña: facturación de 50 euros, un 000% máis

O descenso do departamento de xardíns explícase polo tempo desfavorable deste mes. Teña en conta o alentador crecemento no departamento de cociña.

  1. Vendas en liña

As vendas na nosa web están estables en 900 €. A cota de móbil ascendeu ao 000% das vendas en liña. As vendas de mobles e decoración aumentan moito grazas á nosa nova colección de primavera.

  1. Accións de mercadotecnia

A nosa campaña de correo electrónico para o día das avoas xerou unha facturación adicional de 20 euros no departamento de cociña.

As nosas operacións nas redes sociais en torno ao deseño de interiores tamén impulsaron as vendas neste segmento.

  1. Conclusión

A pesar dunha lixeira caída nas tendas, as nosas vendas seguen sendo sólidas, impulsadas polo comercio electrónico e as operacións de mercadotecnia dirixidas. Debemos continuar os esforzos en decoración e mobiliario para compensar o descenso estacional do departamento de xardín.

Estou á vosa disposición para calquera aclaración.

Saúdos,

Jean Dupont Seller East sector

Segundo exemplo: solicitude de orzamento adicional para o lanzamento dunha nova liña de produtos

 

señora directora xeral,

Teño a honra de solicitarche un orzamento adicional como parte do lanzamento da nosa nova gama de produtos programado para xuño de 2024.

Este proxecto estratéxico ten como obxectivo estender a nosa oferta ao segmento boiante dos produtos ecolóxicos, onde a demanda crece un 20% ao ano, ofrecendo 15 referencias adicionais.

Para garantir o éxito deste lanzamento, é fundamental mobilizar recursos adicionais. Aquí están as miñas propostas numéricas:

  1. Reforzo temporal do equipo:
  • Contratación de 2 programadores a tempo completo durante 6 meses para finalizar o empaquetado e a documentación técnica (custo: 12000 €)
  • Apoio dunha axencia de marketing dixital durante 3 meses para a campaña web (8000€)
  1. Campaña de mercadotecnia:
  • Orzamento de medios para patrocinar as nosas publicacións en redes sociais (5000€)
  • Creación e envío de emailings: deseño gráfico, gastos de envío para 3 campañas (7000€)
  1. Probas de consumidores:
  • Organización de paneis de consumidores para recoller comentarios sobre produtos (4000€)

É dicir, un total de 36 euros para despregar os recursos humanos e de mercadotecnia necesarios para o éxito deste lanzamento estratéxico.

Estou á vosa disposición para comentalo na próxima reunión.

Á espera do seu regreso,

Saúdos,

John Dupont

Xerente de proxecto

 

Terceiro exemplo: informe mensual da actividade do departamento de vendas

 

Estimada señora Durand,

Consulta a continuación o informe de actividade do noso departamento de vendas do mes de marzo:

  • Visitas de prospección: os nosos representantes de vendas contactaron con 25 clientes potenciales identificados no noso ficheiro de clientes. Fixáronse 12 citas.
  • Ofertas enviadas: enviamos 10 ofertas comerciais sobre produtos clave do noso catálogo, 3 das cales xa foron convertidas.
  • Feiras: o noso stand na feira Expopharm atraeu preto de 200 contactos. Convertimos 15 deles en futuras citas.
  • Formación: a nosa nova colaboradora Lena seguiu unha semana de adestramento de campo con Marc para familiarizarse cos nosos produtos e argumentos de venda.
  • Obxectivos: cumpriuse o noso obxectivo comercial de 20 novos contratos ao longo do mes. A facturación xerada ascende a 30 euros.

Seguimos os nosos esforzos para desenvolver a nosa lista de clientes, non dubides en enviarme as túas recomendacións.

Saúdos,

Jean Dupont Gerente de vendas

 

Exemplo catro: Informe de actividade semanal detallado - Panadería do supermercado

 

Queridos colegas,

Consulta a continuación o informe detallado de actividades da nosa panadería para a semana do 1 ao 7 de marzo:

Produción:

  • Producimos unha media de 350 baguettes tradicionais ao día, para un total de 2100 durante a semana.
  • O volume global aumenta un 5% grazas ao noso novo forno, que nos permite atender a demanda crecente.
  • A diversificación da nosa gama de pans especiais (campo, integral, cereais) está a dar os seus froitos. Cociñamos 750 esta semana.

Vendas:

  • A facturación global é de 2500€, estable con respecto á semana pasada.
  • A repostaría vienesa segue sendo o noso máis vendido (680 €), seguida das fórmulas de xantar (550 €) e o pan tradicional (430 €).
  • As vendas do domingo pola mañá foron especialmente fortes (facturación de 1200 euros) grazas á oferta especial de brunch.

Abastecemento:

  • Recepción de 50 kg de fariña e 25 kg de manteiga. As existencias son adecuadas.
  • Pensando en pedir ovos e levadura para a vindeira semana.

Persoal:

  • Julie estará de vacacións a vindeira semana, reorganizarei os horarios.
  • Grazas a Bastien que ofrece horas extras á venda.

Problemas:

  • Avaría da moeda na mañá do martes, reparada durante o día polo electricista.

Saúdos,

Jean Dupont Gerente

 

Quinto exemplo: Problema urxente - Mal funcionamento do software de contabilidade

 

Hola a todos,

Esta mañá, o noso software de contabilidade presenta erros que impiden a entrada de facturas e o seguimento do libro maior.

O noso provedor de servizos de TI, co que contactei, confirma que hai unha actualización recente en cuestión. Están traballando nunha solución.

Mentres tanto, é imposible para nós rexistrar transaccións e a vixilancia do diñeiro está interrompida. Corremos o risco de quedar atrás moi rapidamente.

Para solucionar temporalmente o problema:

  • Anota as túas facturas/gastos nun ficheiro Excel de emerxencia que recuperarei
  • Para consultas dos clientes, chámame para verificar as contas en directo
  • Fago todo o posible para manterte informado do progreso.

O noso provedor de servizos está totalmente mobilizado e espera resolver este problema nun prazo máximo de 48 horas. Sei que este mal funcionamento é malo, grazas pola túa comprensión. Infórmame de calquera problema urxente.

Saúdos,

Jean Dupont Contador