Engancha o teu lector desde a introdución
A introdución é fundamental para captar a atención do teu lector e animalo a ler o resto do teu informe. por correo electrónico.
Comeza cunha frase poderosa que establece o contexto ou subliña o obxectivo principal, por exemplo: "Tras o lanzamento fallido da nosa nova liña de produtos, é imperativo analizar as causas e actuar con rapidez".
Estrutura esta pequena introdución en 2-3 frases clave: situación actual, cuestións principais, perspectiva.
Aposta por un estilo directo e palabras fortes. Coloca a información esencial ao comezo das frases.
Podes incluír cifras para apoiar o teu punto.
Nunhas liñas específicas, a túa introdución debería facer que o teu lector queira seguir lendo para saber máis. Desde os primeiros segundos, as túas palabras deben coller.
Cunha introdución ben elaborada, o teu informe por correo electrónico captará a atención e motivará ao teu lector a chegar ao corazón da túa análise.
Potencia o teu informe con elementos visuais relevantes
Os elementos visuais teñen un poder atractivo innegable nun informe por correo electrónico. Reforzan a túa mensaxe dun xeito poderoso.
Non dubides en integrar gráficos, táboas, diagramas, fotos se tes datos relevantes que presentar. Un simple gráfico circular que ilustra a distribución das vendas terá máis impacto que un parágrafo longo.
Non obstante, teña coidado de escoller imaxes claras que se comprendan rapidamente. Evite os gráficos sobrecargados. Cita sempre a fonte e engade unha lenda explicativa se é necesario.
Asegúrate tamén de que as túas imaxes sexan lexibles no móbil, comprobando a pantalla. Se é necesario, cree unha versión adecuada para pantallas pequenas.
Varia os elementos visuais do teu informe para estimular a atención, con moderación. Un correo electrónico sobrecargado de imaxes perderá claridade. Texto e elementos visuais alternativos para un informe dinámico.
Con datos relevantes ben destacados, as túas imaxes captarán a atención e facilitarán a comprensión do teu informe de correo electrónico dun xeito atractivo e profesional.
Concluír abrindo perspectivas
A túa conclusión debería inspirar ao teu lector a tomar medidas sobre o teu informe.
En primeiro lugar, resume rapidamente os puntos clave e as conclusións en 2-3 frases concisas.
Resalte a información que quere que o destinatario lembre primeiro. Podes usar certas palabras clave dos títulos para recordar a estrutura.
Despois, remata o teu correo electrónico cunha apertura ao seguinte: proposta de reunión de seguimento, solicitude de validación dun plan de acción, seguimento para obter unha resposta rápida...
A túa conclusión pretende ser atractiva para provocar unha reacción do teu lector. Un estilo afirmativo con verbos de acción facilitará este obxectivo.
Ao traballar na túa conclusión, darás perspectiva ao teu informe e motivarás ao teu destinatario para que responda ou tome medidas.
Exemplo de informe por correo electrónico para escalar problemas técnicos e propoñer un plan de acción
Querido Thomas,
As recentes críticas negativas sobre a nosa aplicación preocúpanme e necesitan algúns axustes rápidos. Temos que reaccionar antes de perder máis usuarios.
Temas actuais
- Valoración da App Store ata 2,5/5
- Queixas de erros frecuentes
- Funcións limitadas en comparación cos nosos competidores
Pista de melloras
Propoño que nos centremos agora en:
- A corrección dos principais erros informados
- Engadindo novas funcións populares
- Unha campaña de promoción da nosa atención ao cliente
Imos organizar unha reunión esta semana para definir con precisión as solucións técnicas e comerciais a implantar. É fundamental actuar con rapidez para recuperar a confianza dos nosos usuarios e aumentar as valoracións da aplicación.
Agardando o teu regreso, Jean
