Introdución poderosa, desenvolvemento claro e conclusión atractiva
A estrutura é a clave para un informe de correo electrónico exitoso e impactante. Antes de escribir, tómese o tempo para planificar o seu contido en torno a un marco de 3 partes: introdución, desenvolvemento e conclusión.
Comeza cunha introdución breve e contundente, idealmente un eslogan que describa o propósito principal do teu informe. Por exemplo: "O noso novo lanzamento de produtos o mes pasado mostra resultados mixtos que deben ser investigados".
Continuar cun desenvolvemento estruturado en 2 ou 3 partes, cun subtítulo por sección. Cada parte desenvolve un aspecto específico do seu informe: descrición dos problemas atopados, solucións correctoras, pasos seguintes, etc.
Escribe parágrafos breves e aireados, chegando ao grano. Aporta evidencias cuantificadas, exemplos concretos. Un estilo directo e sen adornos facilitará a lectura do teu informe de correo electrónico.
Aposta por unha conclusión atractiva que resuma os puntos clave e abra unha perspectiva propoñendo accións futuras ou fomentando unha resposta do teu destinatario.
Esta estrutura de 3 pasos (introdución, corpo e conclusión) é o formato máis eficaz para os informes de correo electrónico profesionais e impactantes. Ao seguir estas mellores prácticas, a túa escrita cautivará ao teu lector de principio a fin.
Use títulos descritivos para estruturar o seu informe
Os subtítulos son esenciais para desglosar visualmente as diferentes partes do teu informe de correo electrónico. Permiten ao teu lector navegar facilmente ata puntos clave.
Escribe títulos breves (menos de 60 caracteres), precisos e evocadores, como “Resultados de vendas trimestrais” ou “Recomendacións para mellorar os nosos procesos”.
Varia a lonxitude dos teus intertítulos para dinamizar a lectura. Podes usar formulacións afirmativas ou interrogativas segundo sexa necesario.
Deixa unha liña en branco antes e despois de cada título para que destaquen no teu correo electrónico. Use o formato en negra ou cursiva para distinguilos visualmente do texto do corpo.
Asegúrate de que os teus títulos reflictan con precisión o contido tratado en cada sección. O teu lector debería poder facerse unha idea do tema só lendo o intertítulo.
Ao estruturar o teu informe de correo electrónico con títulos ordenados, a túa mensaxe gañará en claridade e eficacia. O teu lector poderá ir directamente aos puntos que lle interesan sen perder tempo.
Conclúe cun resumo atractivo
A túa conclusión ten como finalidade envolver os puntos clave e inspirar ao teu lector a tomar medidas despois do teu informe.
Resume brevemente en 2-3 frases os puntos importantes e as conclusións desenvolvidas no corpo do correo electrónico. Destaca primeiro a información que queres que o teu lector lembre.
Podes usar certas palabras clave ou expresións dos teus intertítulos para lembrar a estrutura. Por exemplo: "Como se menciona no apartado de resultados trimestrais, a nosa nova gama de produtos está a atopar dificultades que deben resolverse rapidamente".
Remata cunha apertura ao seguinte: solicitude de validación, convocatoria de reunión, seguimento dunha resposta... A túa conclusión debería estimular ao teu lector a reaccionar.
O estilo asertivo e as frases inclusivas como "Agora debemos..." dan unha sensación de compromiso. A súa conclusión é estratéxica ao dar perspectiva ao seu informe.
Coidando a túa introdución e conclusión, e estruturando o teu desenvolvemento con potentes intertítulos, garantes un informe profesional e eficaz por correo electrónico, que saberá captar a atención dos teus lectores de principio a fin.
Aquí tes un exemplo ficticio dun informe por correo electrónico baseado nos consellos editoriais que se comentan no artigo:
Ola [Nome do destinatario],
Os resultados mixtos das nosas vendas do último trimestre son preocupantes e requiren accións correctoras rápidas pola nosa parte.
As nosas vendas en liña caeron un 20 % en comparación co trimestre anterior e están por debaixo dos nosos obxectivos para a tempada alta. Do mesmo xeito, as vendas nas tendas aumentaron só un 5%, mentres que tiñamos como obxectivo un crecemento de dous díxitos.
Causas do mal rendemento
Varios factores explican estes resultados decepcionantes:
- O tráfico baixou un 30% no sitio en liña
- Planificación deficiente do inventario na tenda
- Campaña de mercadotecnia de Nadal ineficaz
recomendacións
Para recuperar rapidamente, suxiro as seguintes accións:
- Redeseño do sitio web e optimización SEO
- Planificación anticipada de inventarios para 2023
- Campañas dirixidas a aumentar as vendas
Quedo á súa disposición para presentar un plan de acción detallado na nosa reunión da próxima semana. Necesitamos reaccionar rapidamente para volver a un crecemento saudable de vendas en 2023.
Saúdos,
[A túa sinatura web]
