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L'employé français moyen consacre environ le quart de la semaine à parcourir des centaines de mails qu’il envoie et reçoie tous les jours.

Cependant, malgré le fait que nous soyons collés à notre boite mail une bonne partie de notre temps, nombreux parmi nous, même les plus professionnels ne savent toujours pas utiliser le courrier électronique de manière appropriée.

En fait, étant donné le volume de messages que nous lisons et écrivons chaque jour, nous risquons davantage de commettre des erreurs embarrassantes, qui peuvent avoir de graves conséquences professionnelles.

Dans cet article, nous avons défini les règles de la « cybercourtoisie » les plus essentielles à connaître.

Incluez une ligne d'objet claire et directe

Les exemples d'une bonne ligne d'objet incluent “Date de la réunion modifiée”, “Question rapide sur votre présentation” ou “Suggestions pour la proposition”.

Les gens décident souvent d'ouvrir un email en fonction de la ligne d'objet, choisissez celui qui permet aux lecteurs de savoir que vous répondez à leurs préoccupations ou à leurs problèmes professionnels.

Utilisez une adresse email professionnelle

Si vous travaillez pour une entreprise, vous devez utiliser l'adresse de messagerie de votre entreprise. Mais si vous utilisez un compte de messagerie personnel, que vous soyez indépendant ou que vous aimez l’utiliser occasionnellement pour des correspondances professionnelles, vous devez faire attention lorsque vous choisissez cette adresse.

Vous devez toujours avoir une adresse électronique qui porte votre nom afin que le destinataire sache exactement qui envoie l'email. N'utilisez jamais d'adresse email qui ne convient pas au travail.

Réfléchissez à deux fois avant de cliquer sur « répondre à tous »

Personne ne veut lire les emails de 20 personnes qui n'ont rien à voir avec eux. Ignorer les emails peut être difficile, car de nombreuses personnes reçoivent des notifications de nouveaux messages sur leur smartphone ou des messages contextuels distrayants sur leur écran d'ordinateur. Abstenez-vous de cliquer sur « répondre à tous », à moins que vous ne pensiez que tous les membres de la liste doivent recevoir l'email.

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Inclure un bloc de signature

Fournissez à votre lecteur des informations sur vous. En règle générale, indiquait votre nom complet, le titre, le nom de la société et vos coordonnées, y compris un numéro de téléphone. Vous pouvez également ajouter un peu de publicité pour vous-même, mais n'allez pas trop loin avec les dictons ou les illustrations.

Utilisez la même police, la même taille et la même couleur que le reste de l'email.

Utilisez des salutations professionnelles

N'utilisez pas d'expression décontractée et familière telle que “Coucou”, “Salut!” ou “Ça va?”.

La nature détendue de nos écrits ne devrait pas affecter la salutation dans un courrier électronique. ” “Salut!” est une salutation très informelle et généralement, il ne devrait pas être utilisé dans une situation de travail. Utilisez “Bonjour” ou “Bonsoir” à la place.

Utilisez les points d'exclamation avec modération

Si vous choisissez d'utiliser un point d'exclamation, n'en utilisez qu'un pour exprimer votre enthousiasme.

Les gens s'emportent parfois et mettent un certain nombre de points d'exclamation à la fin de leurs phrases. Le résultat peut paraître trop émotif ou immature, les points d'exclamation doivent être utilisés avec parcimonie par écrit.

Soyez prudent avec l’humour

L'humour peut facilement se perdre dans la traduction sans le ton correct ni les expressions du visage. Dans un échange professionnel, il est préférable de laisser l'humour en dehors des emails, sauf si vous connaissez bien le destinataire. En outre, quelque chose que vous pensez drôle pourrait ne pas l'être pour quelqu'un d'autre.

Sachez que des personnes de cultures différentes parlent et écrivent différemment

Une mauvaise communication peut facilement survenir à cause de différences culturelles, en particulier dans la forme écrite lorsque nous ne pouvons pas voir le langage corporel de l'autre. Adaptez votre message à l'arrière-plan culturel du destinataire ou à votre degré de connaissance.

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Il est bon de garder à l’esprit que les cultures hautement contextuelles (japonaise, arabe ou chinoise) veulent faire votre connaissance avant de faire affaire avec vous. Par conséquent, il peut être courant que les collaborateurs de ces pays soient plus personnels dans leurs écrits. En revanche, les personnes issues de cultures à faible contexte (Allemand, Américain ou Scandinave) préfèrent aller très vite au fait.

Répondez à vos emails, même si l'email ne vous était pas destiné

Il est difficile de répondre à tous les emails qui vous ont été envoyés, mais vous devriez essayer. Cela inclut les cas où l'email vous a été accidentellement envoyé, surtout si l'expéditeur attend une réponse. Une réponse n'est pas nécessaire, mais constitue une bonne étiquette pour le courrier électronique, surtout si cette personne travaille dans la même entreprise ou le même secteur que vous.

Voici un exemple de réponse : « Je sais que vous êtes très occupé, mais je ne pense pas que vous vouliez m'envoyer cet email. Et je voulais vous en informer afin que vous puissiez l'envoyer à la bonne personne. »

Relisez chaque message

Vos erreurs ne passeront pas inaperçues aux destinataires de votre courrier électronique. Et, selon le destinataire, vous pouvez être jugé pour l'avoir fait.

Ne comptez pas sur les correcteurs orthographiques. Lisez et relisez votre courrier plusieurs fois, de préférence à voix haute, avant de l'envoyer.

Ajoutez l'adresse email en dernier

Éviter d’envoyer accidentellement un email avant d'avoir fini de le rédiger et de corriger le message. Même lorsque vous répondez à un message, il est judicieux de supprimer l'adresse du destinataire et de l'insérer uniquement lorsque vous êtes sûr que le message est prêt à être envoyé.

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Vérifiez que vous avez sélectionné le bon destinataire

Vous devez faire très attention lorsque vous tapez un nom de votre carnet d'adresses sur la ligne “À” de l'email. Il est facile de sélectionner un mauvais nom, ce qui peut être gênant pour vous et pour la personne qui reçoit le mail par erreur.

Utiliser des  polices classiques

Pour la correspondance professionnelle, gardez toujours vos polices, couleurs et tailles classiques.

La règle cardinale : Vos courriels devraient être faciles à lire pour les autres personnes.

En règle générale, il est préférable d'utiliser des caractères de 10 ou 12 points et une police de caractères facile à lire, telle que Arial, Calibri ou Times New Roman. En ce qui concerne la couleur, le noir est le choix le plus sûr.

Gardez un œil sur votre ton

Tout comme les blagues se perdent dans la traduction, votre message pourra rapidement être mal interprété. N’oubliez pas que votre interlocuteur ne dispose pas des indices vocaux et des expressions faciales qu’il obtiendrait dans une discussion en tête à tête.

Pour éviter tout malentendu, on vous recommande de lire votre message à voix haute avant de cliquer sur Envoyer. Si cela semble dur pour vous, cela va sembler dur pour le lecteur.

Pour des résultats optimaux, évitez d’utiliser des mots totalement négatifs (“échec”, “mauvais” ou “négligé”) et dites toujours “s'il vous plaît” et “merci”.