વધુ સારી રીતે વાંચી શકાય તે માટે તમારા ઈમેલને સૉર્ટ કરો અને ગોઠવો
હજારો ઈમેલ્સને તણાવમુક્ત મેનેજ કરવા માટેનું પ્રથમ પગલું એ છે કે તમારું ઇનબોક્સ સુવ્યવસ્થિત છે તેની ખાતરી કરવી. આ કરવા માટે, વ્યવસાય માટે Gmail ઘણી સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે જે તમને આ પ્રાપ્ત કરવામાં મદદ કરશે.
પ્રથમ, ઇનબોક્સ ટેબનો લાભ લો. Gmail વૈવિધ્યપૂર્ણ ટેબ ઓફર કરે છે, જેમ કે “મુખ્ય”, “પ્રમોશન” અને “સોશિયલ નેટવર્ક્સ”. આ ટેબ્સને સક્રિય કરીને, તમે ઈ-મેઈલને તેમના સ્વભાવ પ્રમાણે અલગ કરી શકશો અને આ રીતે તેમના વાંચનને સરળ બનાવી શકશો.
આગળ, તમારા ઈમેલને વર્ગીકૃત કરવા માટે લેબલનો ઉપયોગ કરવાનું વિચારો. તમે તમારા મહત્વપૂર્ણ પ્રોજેક્ટ્સ, ક્લાયન્ટ્સ અથવા વિષયો માટે કસ્ટમ લેબલ્સ બનાવી શકો છો અને સરળ પુનઃપ્રાપ્તિ માટે તેમને તમારા ઇમેઇલ્સ પર સોંપી શકો છો. વિવિધ શ્રેણીઓ વચ્ચે ઝડપથી તફાવત કરવા માટે રંગોનો ઉપયોગ પણ કરી શકાય છે.
Gmail ફિલ્ટર્સ એ કેટલીક ક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવા અને તમારા ઇનબૉક્સને વધુ કાર્યક્ષમ રીતે સંચાલિત કરવા માટેનું બીજું શ્રેષ્ઠ લક્ષણ છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે ચોક્કસ સરનામાંથી અથવા ચોક્કસ વિષય સાથેની ઇમેઇલ્સને આપમેળે આર્કાઇવ કરવા માટે ફિલ્ટર બનાવી શકો છો, લેબલ લાગુ કરી શકો છો અથવા તેમને વાંચેલા તરીકે ચિહ્નિત કરી શકો છો.
છેલ્લે, મહત્વપૂર્ણ ઈમેઈલને ચિહ્નિત કરવા માટે ફ્લેગ્સ અને સ્ટાર્સનો ઉપયોગ કરવાનું ભૂલશો નહીં અને તેને પછીથી સરળતાથી શોધી શકશો. તમે તમારા ઇમેઇલ્સને વધુ સારી રીતે ગોઠવવા માટે Gmail સેટિંગ્સમાં ઉપલબ્ધ તારાઓ અને ફ્લેગ્સના પ્રકારોને કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો.
આ ટીપ્સને અનુસરીને, તમે તમારા Gmail ઇનબૉક્સને અસરકારક રીતે ગોઠવી શકો છો અને હજારો ઇમેઇલ્સને તણાવમુક્ત મેનેજ કરી શકો છો.
તમારા ઇનબૉક્સનું સંચાલન કરવા માટે સક્રિય અભિગમ અપનાવો
હજારો તણાવ-મુક્ત ઇમેઇલ્સનું સંચાલન કરવા માટે પણ એક સક્રિય અભિગમની જરૂર છે જેથી તમે સતત સંદેશાઓના પ્રવાહથી ભરાઈ ન જાઓ. તમારા વ્યવસાય Gmail ઇનબૉક્સ પર નિયંત્રણ મેળવવામાં તમારી સહાય કરવા માટે અહીં કેટલીક વ્યૂહરચના છે.
પ્રથમ, તમારા ઇનબોક્સને નિયમિતપણે તપાસવાની અને શક્ય તેટલી વહેલી તકે ઇમેઇલ્સ સાથે વ્યવહાર કરવાની ટેવ પાડો. આ તમને મહત્વપૂર્ણ સંદેશાઓનો ઝડપથી પ્રતિસાદ આપવા અને ન વાંચેલા ઇમેઇલ્સના બેકલોગને ટાળવા દેશે. તમે તમારા ઈ-મેઈલને ચેક કરવા અને પ્રોસેસ કરવા માટે ચોક્કસ ટાઈમ સ્લોટ પણ સેટ કરી શકો છો, જેથી તમને તમારા કામમાં સતત વિક્ષેપ ન આવે.
આગળ, તાત્કાલિક ઇમેઇલ્સ અને જે રાહ જોઈ શકે છે તે વચ્ચે તફાવત કરવાનું શીખો. તાત્કાલિક પગલાંની જરૂર હોય તેવા સંદેશાઓને ઝડપથી ઓળખીને, તમે તેમને પ્રાથમિકતા આપી શકો છો અને ઓછા મહત્વના ઈમેલ પર સમય બગાડવાનું ટાળી શકો છો.
વ્યવસાય માટે Gmail એ ઇમેઇલ્સ માટે રીમાઇન્ડર્સ સેટ કરવાની ક્ષમતા પણ પ્રદાન કરે છે જેની તમે તરત જ પ્રક્રિયા કરી શકતા નથી. રીમાઇન્ડર સેટ કરવા માટે "હોલ્ડ" સુવિધાનો ઉપયોગ કરો અને જ્યારે તમારી પાસે વધુ સમય ફાજલ હોય ત્યારે ઈમેલને પછીથી પ્રક્રિયા કરવા માટે શેડ્યૂલ કરો.
છેલ્લે, અપ્રચલિત ઇમેઇલ્સ કાઢી નાખીને અથવા આર્કાઇવ કરીને નિયમિતપણે તમારા ઇનબોક્સને સાફ કરવાનું યાદ રાખો. આ તમને વ્યવસ્થિત ઇનબોક્સ રાખવા અને સંદેશાઓ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની મંજૂરી આપશે જે હજુ પણ મહત્વપૂર્ણ છે.
આ સક્રિય વ્યૂહરચનાઓ અપનાવવાથી, તમે હજારો ઈમેઈલને તાણમુક્ત રીતે મેનેજ કરી શકશો અને તમને રોજિંદા ધોરણે મળતા સંદેશાઓની માત્રા વિશે શાંત રહી શકશો.
ઈમેલનું પ્રમાણ ઘટાડવા માટે તમારા સંચારને શ્રેષ્ઠ બનાવો
તણાવ વિના હજારો ઈમેઈલનું સંચાલન કરવાની બીજી રીત એ છે કે તમે પ્રાપ્ત કરો છો અને મોકલો છો તે ઈમેઈલના જથ્થાને ઘટાડવા માટે તમારા સંચારને ઑપ્ટિમાઇઝ કરો. વ્યવસાયમાં Gmail સાથે તમારા સંચારને બહેતર બનાવવા માટે અહીં કેટલીક ટીપ્સ આપી છે.
તમારા સંદેશાને સમજવામાં સરળ બનાવવા અને વધારાની વાતચીતની જરૂરિયાત ઘટાડવા માટે સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત ઇમેઇલ્સ લખીને પ્રારંભ કરો. તમારા ઇમેઇલ્સને વધુ વાંચવા યોગ્ય અને આકર્ષક બનાવવા માટે ટૂંકા ફકરા, હેડિંગ અને બુલેટેડ સૂચિઓ સાથે સંરચિત કરવાની ખાતરી કરો.
સહયોગી રીતે કામ કરવા અને બિનજરૂરી ઈમેલ એક્સચેન્જ ટાળવા માટે Gmail ના સાધનોનો ઉપયોગ કરો. ઉદાહરણ તરીકે, ઇમેઇલ દ્વારા જોડાણો મોકલવાને બદલે દસ્તાવેજો શેર કરવા અને વાસ્તવિક સમયમાં સહયોગ કરવા માટે Google ડૉક્સ, શીટ્સ અથવા સ્લાઇડ્સનો ઉપયોગ કરો.
ઉપરાંત, અનૌપચારિક ચર્ચાઓ અથવા ઝડપી પ્રશ્નો માટે, અન્ય સંચાર સાધનોનો ઉપયોગ કરવાનું વિચારો, જેમ કે ગૂગલ ચેટ અથવા Google મીટ, ઇમેઇલ મોકલવાને બદલે. આ તમારો સમય બચાવશે અને તમારા ઇનબૉક્સમાં ઇમેઇલ્સની સંખ્યા ઘટાડશે.
છેલ્લે, આવનારા ઈમેઈલના જથ્થાને ઘટાડવા માટે અપ્રસ્તુત ન્યૂઝલેટર્સ અથવા સૂચનાઓમાંથી અનસબ્સ્ક્રાઇબ કરવા માટે નિઃસંકોચ. વ્યવસાય માટે Gmail દરેક પ્રમોશનલ ઇમેઇલની ટોચ પર અનસબ્સ્ક્રાઇબ લિંક પ્રદાન કરીને સબ્સ્ક્રિપ્શન્સનું સંચાલન કરવાનું સરળ બનાવે છે.
તમારા સંદેશાવ્યવહારને ઑપ્ટિમાઇઝ કરીને અને ઇમેઇલ વોલ્યુમ ઘટાડીને, તમે તમારા વ્યવસાયના Gmail ઇનબૉક્સને વધુ સારી રીતે સંચાલિત કરી શકશો અને હજારો ઇમેઇલ્સનું સંચાલન કરવાના તણાવને ટાળી શકશો.
