ईमेल को अच्छी तरह से शुरू करना क्यों महत्वपूर्ण है?
व्यवसाय में, आपके लेखन को लगातार एक बड़ी चुनौती का सामना करना पड़ता है: पाठक का ध्यान आकर्षित करना। आपके प्राप्तकर्ताओं, व्यस्त प्रबंधकों को दैनिक सूचनाओं के ढेरों को छांटना होगा। परिणाम ? वे प्रत्येक नए संदेश को केवल कुछ कीमती सेकंड देते हैं।
एक कमज़ोर, नीरस, ख़राब तरीके से प्रस्तुत किया गया परिचय... और उदासीनता की गारंटी है! इससे भी बदतर, थकान की भावना जो संदेश की पूरी समझ से समझौता कर देगी। इतना कहना काफी होगा, एक कड़वी संपादकीय विफलता।
इसके विपरीत, एक सफल, प्रभावशाली परिचय आपको तुरंत अपने पदानुक्रम या अपने सहकर्मियों की रुचि जगाने की अनुमति देगा। एक सावधानीपूर्वक परिचय आपकी व्यावसायिकता और व्यावसायिक संचार कोड में आपकी महारत को दर्शाता है।
जाल से बिल्कुल बचना चाहिए
बहुत से व्यावसायिक लेखक घातक गलती करते हैं: पहले शब्दों से विवरण में जाना। यह मानते हुए कि वे सही काम कर रहे हैं, वे तुरंत मामले की तह तक पहुँच जाते हैं। एक शर्मनाक गलती!
यह "ब्लाह" दृष्टिकोण पाठक को मामले की तह तक पहुंचने से पहले ही थका देता है। पहले शब्दों से, वह इस भ्रामक और प्रेरणाहीन प्रस्तावना को उठाता है, टाल देता है।
इससे भी बुरी बात यह है कि इस प्रकार के परिचय में प्राप्तकर्ता के मुद्दों पर पूरी तरह से विचार नहीं किया जाता है। यह संदेश की सामग्री से प्राप्त होने वाले ठोस लाभों पर प्रकाश नहीं डालता है।
एक मनोरम परिचय की 3 जादुई सामग्रियां
आपके परिचय में सफल होने के लिए, पेशेवर 3-चरणीय विधि की अनुशंसा करते हैं, जो पाठक का ध्यान और सद्भावना उत्पन्न करने के लिए अजेय है:
खिलाड़ी को मारने के लिए एक शक्तिशाली "हुक"।
चाहे वह चौंकाने वाले शब्द हों, उत्तेजक प्रश्न हों या यहां तक कि चौंकाने वाले आंकड़े हों... एक मजबूत तत्व से शुरुआत करें जो आपके वार्ताकार को आकर्षित करता है और उसकी जिज्ञासा को बढ़ाता है।
स्पष्ट और सीधा संदर्भ
आरंभिक क्लिक के बाद, विषय की नींव रखने के लिए एक सरल और सीधा वाक्य लिखें। पाठक को बिना सोचे-समझे तुरंत समझ जाना चाहिए कि क्या होने वाला है।
प्राप्तकर्ता के लिए लाभ
अंतिम आवश्यक क्षण: समझाएं कि इस सामग्री में उसकी रुचि क्यों है, इससे उसे सीधे क्या हासिल होगा। आपके "लाभ" संबंधी तर्क लोगों को पढ़ने में संलग्न करने में निर्णायक हैं।
इन 3 घटकों को कैसे व्यवस्थित करें?
विशिष्ट अनुशंसित अनुक्रम इस प्रकार है:
- शुरुआत के रूप में एक चौंकाने वाला वाक्य या आकर्षक प्रश्न
- विषय के संदर्भीकरण की 2-3 पंक्तियों के साथ जारी रखें
- पाठक के लिए लाभों का विवरण देते हुए 2-3 पंक्तियों के साथ समापन करें
स्वाभाविक रूप से, आप संदेश की प्रकृति के आधार पर अनुपात को समायोजित कर सकते हैं। हुक को कम या ज्यादा समर्थित किया जा सकता है, प्रासंगिकता भाग को कम या ज्यादा प्रदान किया जा सकता है।
लेकिन इस सामान्य संरचना "हुक -> संदर्भ -> लाभ" पर कायम रहें। यह आपके संदेश के मुख्य भाग को प्रभाव से परिचित कराने के लिए एक उत्कृष्ट सामान्य सूत्र का गठन करता है।
प्रभावशाली परिचय के उदाहरण
विधि की बेहतर कल्पना करने के लिए, कुछ ठोस उदाहरणों से बढ़कर कुछ नहीं है। सफल परिचय के लिए यहां कुछ विशिष्ट मॉडल दिए गए हैं:
सहकर्मियों के बीच उदाहरण ईमेल:
"एक छोटा सा स्पष्टीकरण आपके अगले संचार बजट पर 25% बचा सकता है... पिछले कुछ हफ्तों में, हमारे विभाग ने एक नई, विशेष रूप से लाभदायक प्रायोजन रणनीति की पहचान की है। अगले वित्तीय वर्ष से इसे लागू करने से आप दृश्यता हासिल करते हुए अपने खर्चों में काफी कमी लाएंगे।'
प्रबंधन को रिपोर्ट प्रस्तुत करने का उदाहरण:
“नवीनतम परिणाम पुष्टि करते हैं कि लॉन्च वास्तविक व्यावसायिक सफलता में बदल गया है। केवल 2 महीनों में, कार्यालय स्वचालन क्षेत्र में हमारी बाजार हिस्सेदारी 7 अंक बढ़ गई है! विस्तार से, यह रिपोर्ट इस प्रदर्शन के प्रमुख कारकों का विश्लेषण करती है, लेकिन इस आशाजनक गतिशीलता को बनाए रखने के लिए योजनाबद्ध किए जाने वाले क्षेत्रों का भी विश्लेषण करती है।
इन असरदार नुस्खों को अपनाकर, आपके पेशेवर लेखन पहले शब्दों से प्रभाव प्राप्त होगा. अपने पाठक को पकड़ें, उनकी रुचि जगाएँ... और बाकी सब स्वाभाविक रूप से हो जाएगा!
