अपने पाठक को परिचय से जोड़ें
आपके पाठक का ध्यान खींचने और उन्हें आपकी बाकी रिपोर्ट पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए परिचय महत्वपूर्ण है। ईमेल द्वारा.
एक शक्तिशाली वाक्य से प्रारंभ करें जो संदर्भ निर्धारित करता है या मुख्य उद्देश्य को रेखांकित करता है, उदाहरण के लिए: "हमारी नई उत्पाद श्रृंखला के असफल लॉन्च के बाद, कारणों का विश्लेषण करना और शीघ्रता से कार्य करना अत्यावश्यक है"।
इस संक्षिप्त परिचय को 2-3 प्रमुख वाक्यों में संरचित करें: वर्तमान स्थिति, प्रमुख मुद्दे, परिप्रेक्ष्य।
सीधी शैली और कड़े शब्दों पर दांव लगाएं। वाक्यों की शुरुआत में आवश्यक जानकारी रखें।
आप अपनी बात के समर्थन में आंकड़े भी शामिल कर सकते हैं.
कुछ लक्षित पंक्तियों में, आपका परिचय आपके पाठक को और अधिक जानने के लिए पढ़ने के लिए प्रेरित करेगा। पहले सेकंड से, आपके शब्दों को पकड़ में आना चाहिए।
एक अच्छी तरह से तैयार किए गए परिचय के साथ, आपकी ईमेल रिपोर्ट ध्यान आकर्षित करेगी और आपके पाठक को आपके विश्लेषण के दिल तक पहुंचने के लिए प्रेरित करेगी।
प्रासंगिक दृश्यों के साथ अपनी रिपोर्ट को बेहतर बनाएं
ईमेल रिपोर्ट में दृश्यों में निर्विवाद रूप से ध्यान खींचने वाली शक्ति होती है। वे आपके संदेश को सशक्त तरीके से पुष्ट करते हैं।
यदि आपके पास प्रस्तुत करने के लिए प्रासंगिक डेटा है तो ग्राफ़, टेबल, आरेख, फ़ोटो को एकीकृत करने में संकोच न करें। बिक्री के वितरण को दर्शाने वाला एक साधारण पाई चार्ट एक लंबे पैराग्राफ की तुलना में अधिक प्रभाव डालेगा।
हालाँकि, ऐसे स्पष्ट दृश्य चुनने में सावधानी बरतें जो तुरंत समझ में आ जाएँ। अतिभारित ग्राफ़िक्स से बचें. हमेशा स्रोत उद्धृत करें और यदि आवश्यक हो तो एक व्याख्यात्मक कैप्शन जोड़ें।
यह भी सुनिश्चित करें कि डिस्प्ले की जांच करके आपके दृश्य मोबाइल पर पढ़ने योग्य रहें। यदि आवश्यक हो, तो छोटी स्क्रीन के लिए उपयुक्त संस्करण बनाएं।
ध्यान आकर्षित करने के लिए अपनी रिपोर्ट में दृश्यों में संयमपूर्वक बदलाव करें। छवियों से अतिभारित ईमेल स्पष्टता खो देगा। गतिशील रिपोर्ट के लिए वैकल्पिक पाठ और दृश्य।
प्रासंगिक डेटा को अच्छी तरह से हाइलाइट करने से, आपके दृश्य ध्यान आकर्षित करेंगे और आपकी ईमेल रिपोर्ट को आकर्षक और पेशेवर तरीके से समझना आसान बना देंगे।
दृष्टिकोण खोलकर निष्कर्ष निकालें
आपके निष्कर्ष को आपके पाठक को आपकी रिपोर्ट पर कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करना चाहिए।
सबसे पहले, मुख्य बिंदुओं और निष्कर्षों को 2-3 संक्षिप्त वाक्यों में संक्षेप में प्रस्तुत करें।
उस जानकारी को हाइलाइट करें जिसे आप चाहते हैं कि आपका प्राप्तकर्ता पहले याद रखे। आप संरचना को याद करने के लिए शीर्षकों से कुछ कीवर्ड का उपयोग कर सकते हैं।
फिर, अपने ईमेल को यह कहकर समाप्त करें कि आगे क्या होगा: एक अनुवर्ती बैठक के लिए प्रस्ताव, एक कार्य योजना के सत्यापन के लिए अनुरोध, त्वरित प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए अनुवर्ती कार्रवाई...
आपका निष्कर्ष आपके पाठक से प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए आकर्षक होना चाहिए। क्रिया क्रियाओं के साथ एक सकारात्मक शैली इस लक्ष्य को आसान बनाएगी।
अपने निष्कर्ष पर काम करके, आप अपनी रिपोर्ट को परिप्रेक्ष्य देंगे और अपने प्राप्तकर्ता को प्रतिक्रिया देने या कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करेंगे।
तकनीकी समस्याओं को दूर करने और एक कार्य योजना प्रस्तावित करने के लिए ई-मेल द्वारा रिपोर्ट का उदाहरण
प्रिय थॉमस,
हमारे ऐप पर हाल की नकारात्मक समीक्षाओं ने मुझे चिंतित कर दिया है और कुछ त्वरित सुधार की आवश्यकता है। इससे पहले कि हम और अधिक उपयोगकर्ता खो दें, हमें प्रतिक्रिया करने की आवश्यकता है।
वर्तमान मुद्दों
- ऐप स्टोर की रेटिंग घटकर 2,5/5 हो गई
- बार-बार बग की शिकायतें
- हमारे प्रतिस्पर्धियों की तुलना में सीमित सुविधाएँ
सुधार ट्रैक
मेरा सुझाव है कि अब हम इस पर ध्यान केंद्रित करें:
- मुख्य रिपोर्ट किए गए बग का सुधार
- लोकप्रिय नई सुविधाएँ जोड़ना
- हमारी ग्राहक सेवा को बढ़ावा देने के लिए एक अभियान
आइए लागू किए जाने वाले तकनीकी और वाणिज्यिक समाधानों को सटीक रूप से परिभाषित करने के लिए इस सप्ताह एक बैठक आयोजित करें। हमारे उपयोगकर्ताओं का विश्वास फिर से हासिल करने और एप्लिकेशन की रेटिंग बढ़ाने के लिए शीघ्रता से कार्य करना महत्वपूर्ण है।
आपकी वापसी की प्रतीक्षा है, जीन
