कॉर्पोरेट ईमेल
आज के कारोबारी माहौल में जहां ईमेल पसंदीदा संचार उपकरण बन गया है। अपने संदेशों को संप्रेषित करने के लिए आवश्यक कौशल में महारत हासिल करना आवश्यक है। किसी ऐसे सहकर्मी से अपनी नाराजगी व्यक्त करने के कई तरीके हैं जिनसे आप किसी तरह से संघर्ष कर रहे हैं। हम आमने-सामने चर्चा, फोन कॉल या किसी प्रकार की मध्यस्थता की कल्पना कर सकते हैं। हालाँकि, ईमेल काम की दुनिया में सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले साधनों में से एक है।
ईमेल एक बहुत शक्तिशाली उपकरण है जो व्यापक रूप से कई कारणों से उपयोग किया जाता है।
जब आप कोई ईमेल भेजते हैं, तो संचार की एक स्वचालित रिकॉर्डिंग होती है। इसलिए, आपके विभिन्न एक्सचेंजों को सुरक्षित रूप से संग्रहीत फ़ोल्डर में व्यवस्थित किया जा सकता है। इस प्रकार भविष्य में संदर्भ या कानूनी कारणों के लिए उनका उपयोग किया जा सकता है। संचार के आधिकारिक साधन के रूप में ईमेल का उपयोग करने से व्यवसायों के पैसे भी बचते हैं। यह समझने के लिए इन बिंदुओं को नोट करना महत्वपूर्ण है कि इस प्रकार के संचार के तरीके में महारत हासिल करना आपके लिए कितना महत्वपूर्ण है।
आपके दैनिक कार्य में, ऐसा हो सकता है कि किसी सहकर्मी को अच्छे व्यवहार के कुछ नियमों की याद दिलाने की आवश्यकता हो। यह याद रखने योग्य है कि किसी सहकर्मी को ईमेल के माध्यम से सूचित करना अपनी बात को दृढ़ता से व्यक्त करने का एक औपचारिक और प्रभावी तरीका है। यदि ऐसा कोई सहकर्मी बार-बार चेतावनियों के बाद अपना रवैया नहीं बदलने का फैसला करता है, तो आपके द्वारा भेजे गए ईमेल आपकी ओर से आगे की कार्रवाई को सही ठहराने के लिए प्रस्तुत किए जा सकते हैं। याद रखें कि उन्हें सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया गया है और उन्हें पुनः प्राप्त किया जा सकता है और प्रश्न में व्यक्ति के कदाचार के इतिहास को दिखाने के लिए उपयोग किया जा सकता है।
किसी सहकर्मी को ई-मेल द्वारा सूचित करने से पहले
जैसा कि पहले कहा गया है, संचार के लिए ईमेल का उपयोग औपचारिक है। इसका तात्पर्य यह है कि इसका वजन मौखिक चेतावनी से अधिक होता है और इसके अधिक परिणाम होते हैं। इसलिए, किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल के माध्यम से सूचित करने से पहले, जिसके साथ आप काम करते हैं, मौखिक चेतावनियों पर विचार करें। जब आप ऐसा करेंगे तो कुछ अपने व्यवहार को अपना लेंगे। नतीजतन, यह आवश्यक नहीं है, बिना पहले समस्या को सुलझाने की कोशिश किए, इसे अनावश्यक परिमाण देने के लिए। साथ ही, किसी सहकर्मी को ईमेल द्वारा सूचित करना हमेशा उन्हें बदलने के लिए मनाने का आदर्श तरीका नहीं हो सकता है। स्थिति के अनुसार प्रत्येक मामले और प्रत्येक का इलाज करें। ईमेल द्वारा अपना गुस्सा व्यक्त करने से पहले, आपको यह जानना होगा कि इसके बारे में कैसे जाना है। आपको अपने विचारों को इकट्ठा करने और यह पता लगाने की आवश्यकता है कि आप क्या लिखना चाहते हैं और वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए आपको किस स्तर के प्रभाव की आवश्यकता है।
समस्या की पहचान करें
अपना ईमेल भेजने से पहले सबसे पहली बात यह है कि अपनी जलन के विषय की पहचान करें। यह उतना सरल नहीं है जितना लगता है। एक कार्यालय में जहां प्रतिस्पर्धा और प्रतिद्वंद्विता शासन करती है, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके आरोपों का एक गंभीर आधार है। यह गपशप के साथ आपकी टीम के किसी सदस्य को पीड़ा देने के बारे में नहीं है। हालांकि, यदि आप किसी दुराचार के शिकार या गवाह हैं और तथ्य निश्चित हैं, तो कार्रवाई करें। हालांकि, सामान्य राजनीति के नियमों का सम्मान करने के लिए अपने ट्रैक में मत भूलना।
वह कौन व्यक्ति है जिसके साथ आपकी कोई समस्या है?
उदाहरण के लिए, आपके और प्रबंधक के बीच अनावश्यक रूप से टकराव पैदा करने से आपका या आपकी टीम का कोई भला नहीं होगा। यह निश्चित रूप से आपकी उत्पादकता को प्रभावित करेगा और आपको एक मुश्किल स्थिति में डाल सकता है। एक ईमेल के बजाय, आमने-सामने की चर्चा पर विचार करना उस मुद्दे को हल करने में पहले कदम के रूप में सहायक हो सकता है जिसके बारे में आप चिंतित हैं। हालाँकि, यदि आपकी कई आमने-सामने की चर्चाएँ और मौखिक चेतावनियाँ विफल हो जाती हैं, तो आधिकारिक ईमेल भेजने में संकोच न करें जो निश्चित रूप से आपको बाद में लाभान्वित करेगा।
अपने ईमेल के बाद देखो
आपका ईमेल पेशेवर रूप से लिखा जाना चाहिए। जब आप ईमेल द्वारा किसी विशेष व्यक्ति के व्यवहार या कार्य की आलोचना करने की पहल करते हैं, तो याद रखें कि यह एक आधिकारिक दस्तावेज है। इसका मतलब है कि यह एक ऐसा दस्तावेज है जो आपके खिलाफ हो सकता है। इस सन्दर्भ में पत्र लिखने के लिए अपेक्षित सभी नियमों का सम्मान करें।
