E-pošta je preferirani komunikacijski alat za većinu nas. E-mail je fantastičan jer ne morate biti dostupni u isto vrijeme kada i vaš sugovornik da biste komunicirali. To nam omogućuje da krenemo naprijed u rješavanju tekućih problema kada su naši kolege nedostupni ili na drugom kraju svijeta.

Međutim, većina nas se utapa u beskonačnom popisu e-mailova. Prema izvješću objavljenom 2016., prosječni poslovni korisnik dnevno prima i šalje više od 100 e-mailova.

Osim toga, e-poruke su previše lako pogrešno shvaćene. Nedavna studija Sendmail utvrdila je da je 64% osoba poslalo ili primilo e-poštu koja je uzrokovala bijes ili nenamjernu zbrku.

Zbog obima e-poruka koje šaljemo i primamo, i zbog toga što se e-poruke često pogrešno tumače, važno je da ih napišete na jasan i sažet način.

Kako ispravno napisati profesionalnu e-poštu

Pisanje kratkih i konkretnih e-poruka smanjit će vrijeme provedeno na upravljanje e-poštom i učiniti vas produktivnijim. Ako vaše e-poruke budu kratke, vjerojatno ćete potrošiti manje vremena na e-poštu, a više na druge zadatke. Ipak, pisanje je jasno vještina. Kao i sve vještine, trebat ćete raditi na njegovom razvoju.

U početku vam može trebati isto toliko vremena za pisanje kratkih e-poruka kao i za pisanje dugih e-poruka. No, čak i ako je to slučaj, pomoći ćete svojim kolegama, klijentima ili zaposlenicima da budu produktivniji, jer ćete dodati manje nereda u njihovu pristiglu poštu, što će im pomoći da vam brže odgovore.

Ako pišete jasno, bit ćete poznati kao netko tko zna što želi i ostvaruje stvari. Oboje je dobro za vaše izglede za karijeru.

Dakle, što je potrebno za pisanje jasnih, konciznih i profesionalnih e-mailova?

Prepoznajte svoj cilj

Jasna e-pošta uvijek ima jasnu svrhu.

Svaki put kada sjednete da napišete e-mail, odvojite nekoliko sekundi da se zapitate: „Zašto ovo šaljem? Što očekujem od primatelja?

Ako ne možete odgovoriti na ova pitanja, ne biste trebali slati e-poštu. Pisanje e-mailova bez da znate što vam je potrebno troši vaše vrijeme i vrijeme primatelja. Ako ne znate točno što želite, bit će vam teško izraziti se jasno i sažeto.

Koristite pravilo "Jedna stvar odjednom"

E-mailovi nisu zamjena za sastanke. Kod poslovnih sastanaka, što više točaka dnevnog reda radite, to je sastanak produktivniji.

S e-porukama je točno suprotno. Što manje u svoje poruke e-pošte uključite različite teme, to će vaši sugovornici biti razumljiviji.

Zato je dobro prakticirati pravilo „jedna po jedna stvar“. Pobrinite se da se svaka e-poruka koju pošaljete odnosi na jednu stvar. Ako trebate komunicirati o nekom drugom projektu, napišite drugu e-poštu.

Također je dobro vrijeme da se zapitate: "Je li ovaj email stvarno potreban?" Ponovno, samo apsolutno potrebne e-poruke svjedoče o poštovanju osobe kojoj šaljete e-poštu.

Praksa empatije

Empatija je sposobnost sagledavanja svijeta očima drugih. Kada to učinite, razumijete njihove misli i osjećaje.

Kada pišete e-poštu, razmislite o svojim riječima s gledišta čitatelja. Uz sve što pišete, zapitajte se:

  • Kako mogu protumačiti ovu rečenicu ako je primim?
  • Sadrži li to dvosmislene pojmove?

Ovo je jednostavna, ali učinkovita prilagodba načinu na koji biste trebali pisati. Razmišljanje o ljudima koji će vas čitati transformirat će način na koji vam odgovaraju.

Ovdje je suosjećajan način gledanja na svijet koji će vam pomoći da započnete. Većina osoba:

  • Zauzeti su. Oni nemaju vremena pogađati što želite, a željeli bi moći pročitati vašu e-poštu i brzo odgovoriti na nju.
  • Uživajte u komplimentu. Ako možete reći nešto pozitivno o njima ili njihovom radu, učinite to. Vaše riječi neće biti uzaludne.
  • Voli biti zahvalan. Ako vam je primatelj na bilo koji način pomogao, ne zaboravite mu zahvaliti. To biste trebali činiti čak i kada je njihov posao da vam pomognu.

Skraćene prezentacije

Kada nekome prvi put pošaljete e-poštu, morate reći primatelju tko ste. Obično to možete učiniti u jednoj rečenici. Na primjer: “Bilo je lijepo upoznati vas na [Događaju X]. »

Jedan od načina da skratite uvode je da ih napišete kao da se susrećete licem u lice. Ne biste željeli ulaziti u petominutni monolog kada se s nekim osobno susrećete. Dakle, nemojte to raditi putem e-pošte.

Ne znate je li uvod potreban. Možda ste već kontaktirali primatelja, ali ne znate hoće li vas se sjećati. Možete ostaviti svoje vjerodajnice u elektroničkom potpisu.

Time se izbjegavaju nesporazumi. Ponovno se predstaviti nekome tko vas već poznaje doima se kao nepristojan. Ako nije sigurna poznaje li vas, jednostavno joj možete dopustiti da provjeri vaš potpis.

Ograničite se na pet rečenica

U svakoj e-pošti koju pišete, morate koristiti dovoljno rečenica da kažete što vam je potrebno, ništa više. Korisna je praksa ograničiti se na pet rečenica.

Manje od pet rečenica su često brutalne i nepristojne, više od pet rečenica troši vrijeme.

Bit će trenutaka kada će biti nemoguće zadržati e-poštu koja sadrži pet rečenica. Ali u većini slučajeva dovoljno je pet rečenica.

Usvojite disciplinu od pet rečenica i naći ćete se brže pisanjem e-pošte. Dobit ćete i više odgovora.

Koristite kratke riječi

Godine 1946. George Orwell savjetovao je piscima da nikada ne koriste dugu riječ tamo gdje će kratka biti dovoljna.

Ovaj je savjet danas još relevantniji, posebno kada pišete e-poštu.

Kratke riječi pokazuju poštovanje prema vašem čitatelju. Koristeći kratke riječi, učinili ste svoju poruku lako razumljivom.

Isto vrijedi i za kratke rečenice i odlomke. Izbjegavajte pisanje velikih blokova teksta ako želite da vaša poruka bude jasna i lako razumljiva.

Koristite aktivni glas

Aktivni glas je lakši za čitanje. Također potiče djelovanje i odgovornost. Doista, u aktivnom glasu, rečenice se usredotočuju na osobu koja djeluje. U pasivu se rečenice usredotočuju na predmet na koji se djeluje. U pasivnom glasu može zvučati kao da se stvari događaju same od sebe. Aktivno, stvari se događaju samo kada ljudi djeluju.

Držite se standardne strukture

Koji je ključ za održavanje kratkih poruka e-pošte? Koristite standardnu ​​strukturu. Ovo je predložak koji možete pratiti za svaku e-poštu koju pišete.

Osim što čuvate kratke poruke e-pošte, praćenje standardne strukture također vam pomaže da brzo pišete.

Tijekom vremena razvit ćete strukturu koja će raditi za vas. Evo jednostavne strukture za početak:

  • Pozdrav
  • Kompliment
  • Razlog e-pošte
  • Poziv na akciju
  • Završna poruka (Zatvaranje)
  • potpis

Pogledajmo svaku od njih u dubinu.

  • Ovo je prvi redak e-pošte. "Zdravo, [ime]" je tipičan pozdrav.

 

  • Kad nekome prvi put šaljete e-poštu, kompliment je izvrstan početak. Dobro napisan kompliment može poslužiti i kao uvod. Na primjer :

 

“Uživao sam u vašoj prezentaciji o [temi] na [datum]. »

“Vaš blog na [tema] mi je jako pomogao. »

“Bilo mi je zadovoljstvo upoznati vas na [događaju]. »

 

  • Razlog e-pošte. U ovom odjeljku kažete: "Poslat ću e-poštu da pitam za..." ili "Pitao sam se možete li pomoći s..." Ponekad će vam trebati dvije rečenice da objasnite razloge za pisanje.

 

  • Poziv na akciju. Nakon što ste objasnili razlog e-pošte, nemojte pretpostavljati da će primatelj znati što učiniti. Navedite posebne upute. Na primjer:

"Možete li mi poslati te datoteke do četvrtka?" »

"Možete li ovo napisati u sljedeća dva tjedna?" "

“Molim vas, napišite Yann o tome i javite mi kada to učinite. »

Strukturiranjem vašeg zahtjeva u obliku pitanja primatelj se poziva da odgovori. Također možete upotrijebiti: "javi mi kad si to učinio" ili "javi mi je li ovo u redu za tebe." "

 

  • zatvaranje. Prije slanja e-pošte obavezno uključite završnu poruku. Ovo služi dvostrukoj svrsi ponavljanja vašeg poziva na akciju i da se primatelj osjeća dobro.

 

Primjeri dobrih redaka zatvaranja:

“Hvala na vašoj pomoći oko ovoga. "

“Jedva čekam čuti što mislite. »

“Javite mi ako imate pitanja. "

  • Završiti razmišljanje o dodavanju vašeg potpisa kojem prethodi poruka dobrodošlice.

Može biti "Tvoja istina", "S poštovanjem", "Imaj lijep dan" ili "Hvala".