Odredite standardni model prilagođen vašem cilju

Postoje različiti standardni predlošci izvješća e-pošte koji se koriste u poslovanju. Odabir pravog formata na temelju svrhe vašeg izvješća ključan je za jasno i učinkovito prenošenje vaše poruke.

Za redovita izvješća o praćenju kao što su tjednici ili mjesečnici, odlučite se za strukturu tablice s ključnim brojkama (prodaja, proizvodnja itd.).

Za zahtjev za proračun ili sredstva, napišite datoteku strukturiranu u dijelove s uvodom, vašim detaljnim potrebama, argumentacijom i zaključkom.

U kriznoj situaciji koja zahtijeva hitnu reakciju, kladite se na izravan i snažan stil navodeći probleme, posljedice i radnje u nekoliko šokantnih rečenica.

Bez obzira na model, vodite računa o oblikovanju s međunaslovima, grafičkim oznakama, tablicama kako biste olakšali čitanje. Konkretni primjeri u nastavku pomoći će vam da odaberete najbolji format za svaku situaciju za profesionalna i učinkovita izvješća putem e-pošte.

Izvješće o redovnom monitoringu u obliku tablica

Redovito izvješće o praćenju, na primjer mjesečno ili tjedno, zahtijeva jasnu i sintetičku strukturu koja ističe ključne podatke.

Format u tablicama omogućuje organiziran i čitljiv prikaz važnih pokazatelja (prodaje, proizvodnje, stope konverzije itd.) u nekoliko sekundi.

Precizno naslovite svoje tablice, na primjer "Evolucija online prodaje (mjesečni promet 2022.)". Ne zaboravite spomenuti jedinice.

Možete uključiti vizualne elemente poput grafike kako biste pojačali poruku. Provjerite jesu li podaci točni i izračuni točni.

Popratite svaku tablicu ili grafikon kratkim komentarom s analizom glavnih trendova i zaključcima, u 2-3 rečenice.

Format tablice olakšava primatelju brzo čitanje bitnih stvari. Idealan je za redovita izvješća o praćenju koja zahtijevaju sažeti prikaz ključnih podataka.

Utjecajna e-pošta u slučaju krize

U hitnoj situaciji koja zahtijeva brzu reakciju, odlučite se za izvješće u obliku kratkih, prodornih rečenica.

Najavite problem od samog početka: “Naš poslužitelj ne radi nakon napada, mi smo izvan mreže”. Zatim detaljno opišite učinak: izgubljeni promet, pogođeni kupci itd.

Zatim navedite radnje koje su poduzete kako bi se ograničila šteta i one koje treba odmah provesti. Završite hitnim pitanjem ili zahtjevom: "Možemo li računati na dodatne resurse za ponovno uspostavljanje usluge u roku od 48 sati?"

U krizi je ključno brzo informirati o poteškoćama, posljedicama i odgovorima u nekoliko izravnih rečenica. Vaša poruka mora biti kratka i mobilizirajuća. Udarni stil najučinkovitiji je za ovu vrstu hitnog izvješća putem e-pošte.

 

Primjer XNUMX: Detaljno mjesečno izvješće o prodaji

Poštovani,

U nastavku pogledajte detaljno izvješće o našim rasprodajama u ožujku:

  1. Prodaja u trgovini

Prodaja u trgovinama pala je 5% u odnosu na prošli mjesec na 1 €. Evo evolucije po odjelima:

  • Kućanski aparati: promet 550 €, stabilan
  • DIY odjel: promet od 350 €, pad od 000%
  • Dio vrta: promet od 300 €, pad od 000%
  • Odjel kuhinje: promet od 50 €, rast od 000%

Pad u vrtnom odjelu objašnjava se nepovoljnim vremenom ovog mjeseca. Imajte na umu ohrabrujući rast u kuhinjskom odjelu.

  1. Online prodaja

Prodaja na našoj web stranici je stabilna na 900 €. Udio mobitela porastao je na 000% online prodaje. Prodaja namještaja i dekoracija naglo je porasla zahvaljujući našoj novoj proljetnoj kolekciji.

  1. Marketinške akcije

Naša e-mail kampanja za Dan baka generirala je dodatni promet od 20 € u kuhinjskom odjelu.

Naše djelovanje na društvenim mrežama oko uređenja interijera također je pospješilo prodaju u ovom segmentu.

  1. Zaključak

Unatoč blagom padu u trgovinama, naša prodaja ostaje solidna, potaknuta e-trgovinom i ciljanim marketinškim operacijama. Moramo nastaviti s našim naporima oko uređenja i namještaja kako bismo nadoknadili sezonski pad u vrtnom odjelu.

Za sva pojašnjenja stojim Vam na raspolaganju.

S poštovanjem,

Jean Dupont Seller Istočni sektor

Drugi primjer: Zahtjev za dodatni proračun za lansiranje nove linije proizvoda

 

Gospođo glavna direktorica,

Čast mi je zatražiti od vas dodatni proračun kao dio lansiranja naše nove ponude proizvoda zakazano za lipanj 2024.

Ovaj strateški projekt ima za cilj proširiti našu ponudu na aktivni segment organskih proizvoda, gdje potražnja raste 20% godišnje, uz ponudu 15 dodatnih referenci.

Kako bi se zajamčio uspjeh ovog pokretanja, neophodno je mobilizirati dodatne resurse. Evo mojih brojčanih prijedloga:

  1. Privremeno pojačanje ekipe:
  • Zapošljavanje 2 razvojna programera s punim radnim vremenom tijekom 6 mjeseci za finaliziranje pakiranja i tehničke dokumentacije (cijena: 12000 €)
  • Podrška agencije za digitalni marketing 3 mjeseca za web kampanju (8000€)
  1. Marketinška kampanja:
  • Medijski proračun za sponzoriranje naših publikacija na društvenim mrežama (5000€)
  • Izrada i slanje e-pošte: grafički dizajn, troškovi dostave za 3 kampanje (7000€)
  1. Potrošački testovi:
  • Organizacija panela potrošača za prikupljanje povratnih informacija o proizvodima (4000 €)

To je ukupno 36 € za raspoređivanje ljudskih i marketinških resursa potrebnih za uspjeh ovog strateškog lansiranja.

Stojim vam na raspolaganju da o tome razgovaramo tijekom našeg sljedećeg sastanka.

Čekajući svoj povratak,

S poštovanjem,

John Dupont

Voditelj projekta

 

Treći primjer: Mjesečno izvješće o aktivnostima odjela prodaje

 

Poštovana gospođo Durand,

U nastavku pogledajte izvješće o radu našeg odjela prodaje za mjesec ožujak:

  • Posjeti potencijalnim klijentima: Naši prodajni predstavnici kontaktirali su 25 potencijalnih kupaca identificiranih u našem dosjeu kupaca. Dogovoreno je 12 termina.
  • Poslane ponude: Poslali smo 10 komercijalnih ponuda za ključne proizvode iz našeg kataloga, od kojih su 3 već pretvorene.
  • Sajmovi: Naš štand na sajmu Expopharm privukao je oko 200 kontakata. Pretvorili smo njih 15 u buduće termine.
  • Obuka: naša nova suradnica Lena pratila je tjedan dana terenske obuke s Marcom kako bi se upoznala s našim proizvodima i prodajnim predstavama.
  • Ciljevi: Naš komercijalni cilj od 20 novih ugovora tijekom mjeseca je postignut. Ostvareni promet iznosi 30 €.

Nastavljamo s našim naporima da razvijemo naš popis klijenata, nemojte se ustručavati poslati mi svoje preporuke.

S poštovanjem,

Jean Dupont voditelj prodaje

 

Četvrti primjer: Detaljno tjedno izvješće o aktivnostima – supermarket pekara

 

Chers kolege,

U nastavku pogledajte detaljno izvješće o radu naše pekare za tjedan od 1. do 7. ožujka:

Proizvodnja:

  • Proizvodili smo prosječno 350 tradicionalnih bageta dnevno, ukupno 2100 u tjednu.
  • Ukupni volumen povećan je za 5% zahvaljujući našoj novoj pećnici, što nam omogućuje da zadovoljimo sve veću potražnju.
  • Diverzifikacija našeg asortimana specijalnih kruhova (seoski, integralni, žitni) daje plodove. Ispekli smo 750 ovaj tjedan.

Prodajni:

  • Ukupni promet je 2500 €, stabilan u usporedbi s prošlim tjednom.
  • Bečka peciva i dalje su naš najprodavaniji (680 €), a slijede jela za ručak (550 €) i tradicionalni kruh (430 €).
  • Prodaja u nedjelju ujutro bila je posebno jaka (promet od 1200 €) zahvaljujući posebnoj ponudi za užinu.

Opskrba :

  • Prijem 50kg brašna i 25kg maslaca. Zalihe su dovoljne.
  • Razmišljam o naručivanju jaja i kvasca za sljedeći tjedan.

osoblje:

  • Julie će sljedeći tjedan biti na odmoru, reorganizirat ću rasporede.
  • Hvala Bastienu koji daje prekovremene za prodaju.

problemi:

  • Kvar na mehanizmu za kovanice u utorak ujutro, popravljen tijekom dana od strane električara.

S poštovanjem,

Jean Dupont upravitelj

 

Peti primjer: Hitan problem – Kvar računovodstvenog softvera

 

Bonjour à tous,

Jutros naš računovodstveni softver ima bugove koji onemogućuju unos faktura i praćenje glavne knjige.

Naš pružatelj IT usluga, kojeg sam kontaktirao, potvrđuje da je u pitanju nedavno ažuriranje. Rade na popravku.

U međuvremenu nam je nemoguće bilježiti transakcije i poremećen je nadzor gotovine. Vrlo brzo riskiramo da zaostanemo.

Da biste privremeno riješili problem:

  • Zapišite svoje fakture/troškove u excel datoteku za hitne slučajeve koju ću dohvatiti
  • Za upite klijenata, nazovite me da potvrdim račune uživo
  • Dajem sve od sebe da vas obavještavam o napretku.

Naš pružatelj usluga potpuno je mobiliziran i nada se da će riješiti ovaj problem unutar najviše 48 sati. Znam da je ovaj kvar loš, hvala na razumijevanju. Obavijestite me o svim hitnim problemima.

S poštovanjem,

Jean Dupont računovođa